Libri contabili: conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica

a cura dell’ing. Pasquale Vairo e della dott.sa Maria Vittoria Pegoli


 


 


     Dopo dieci anni di sviluppo tecnologico da una parte e di forte crescita istituzionale dall’altra il Ministero dell’Economia e delle Finanze, in attuazione della delega contenuta nel D.P.R. n.445 del 28 Dicembre 2000, ha emanato in data 23 Gennaio 2004 l’atteso decreto attuativo, che reca le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.


     Il Decreto si innesta, allo stato dell’attuale corpus normativo, in un quadro di norme in tema di elaborazione, archiviazione e conservazione della documentazione in conseguenza all’evoluzione delle tecnologie e dei nuovi metodi di fatturazione e di commercio elettronico. I provvedimenti adottati nel corso del 2004 registrano un rilevante passo avanti nella definizione delle problematiche legate all’attuazione delle precedenti disposizioni normative proprio in merito alla conservazione sostitutiva dei documenti.


 


Il contesto normativo


     Tale Decreto richiamando il D.P.R. n. 445/2000 secondo cui “Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento e prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” (comma 1), disciplina le modalità da seguire per la formazione e la conservazione dei documenti informatici rilevanti a fini tributari e demanda al Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA, ex AIPA) le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti.


     Il CNIPA, il 19 febbraio 2004, ha emanato la deliberazione n.11 aggiornando le precedenti regole tecniche del dicembre 2001, a conferma dell’impegno e della spinta nel promuovere soluzioni tecnologicamente avanzate nella gestione documentale.


 


     Da ultimo, va citato il D. lgs 20 febbraio 2004 n. 52, con il quale è stata introdotta nel nostro ordinamento la figura giuridica della fattura elettronica. Il decreto delegato recepisce, infatti, il contenuto della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA, sostituendo integralmente l’art. 21 e modificando gli artt. 39 e 52 del D.P.R. n. 633 del 26 ottobre 1972.


     Il quadro normativo esposto e una serie di altre disposizioni collegate (D.Lgs n.137/2003 sulle firme elettroniche, D.M. del 30 Ottobre 2002 riguardante le regole per la tenuta e la conservazione dei libri paga e matricola, ecc.), chiudono definitivamente il cerchio sui sistemi di elaborazione, archiviazione e conservazione della documentazione anche ai fini fiscali.


 


La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali


     Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze ha colmato un vuoto esistente nella previgente normativa, che consentiva “la conservazione di scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti” (comma 3, art. 2220 C.C.) solo in ambito civilistico. Tale facoltà, difatti, era praticamente inapplicabile in ambito tributario poiché subordinata all’emanazione di un apposito decreto attuativo del Ministero delle Finanze.


     Il provvedimento in esame riprendendo per buona parte quanto già deliberato, dall’AIPA prima e dal CNIPA dopo, si applica alla formazione ed alla conservazione di tutti i documenti rilevanti a fini tributari, escludendo dalla disciplina le scritture ed i documenti relativi al settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane (art. 2). In pratica, si applica alle scritture contabili, come il libro giornale ed il libro degli inventari, nonché le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, le lettere, le fatture e i telegrammi ricevuti e le copie delle lettere, fatture e telegrammi inviati in tema di archiviazione ottica. Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata (art.1, c.1) soddisfa l’obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa e regolamentare.


I documenti analogici (tipicamente quelli cartacei) possono essere conservati nel formato originale oppure memorizzati su altro  supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità agli originali  nel tempo. I documenti informatici nativi devono essere conservati nel formato originale. I supporti di memorizzazione contenti gli archivi informatici devono consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al cognome, nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi.


     Nel decreto sono anche disciplinate (art. 4) le modalità di conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari. In particolare è previsto che il processo di conservazione dei documenti informatici e il processo di conservazione digitale dei documenti analogici è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti, secondo le modalità di memorizzazione previste dal CNIPA e termina con la sottoscrizione elettronica e con l’apposizione della marca temporale del responsabile del procedimento (per i documenti analogici originali è prevista l’ulteriore apposizione della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.


     Ulteriori adempimenti sono posti a carico dei contribuenti dall’art. 5 nel quale è stabilito che entro il mese successivo alla scadenza dei termini per le presentazioni delle dichiarazioni fiscali relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, il responsabile del procedimento comunica alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. Con appositi provvedimenti da emanarsi, le Agenzie stesse potrebbero chiedere ulteriori dati ed elementi identificativi.


     L’art. 6 stabilisce che in caso di controlli, verifiche e ispezioni, i documenti informatici sono resi leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture. Con appositi provvedimenti da emanarsi, le Agenzie stesse comunicheranno le modalità con cui poter esibire i documenti informatici per via telematica


     A chiusura del decreto (art. 7) è disciplinata la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici. In particolare il responsabile del procedimento comunica all’Ufficio delle entrate competente l’indicazione presunta degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta. Entro il mese di gennaio dell’anno successivo, il responsabile del procedimento comunica il numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, effettivamente formati nell’anno precedente


L’atteso Decreto lascia però alcuni aspetti ancora oscuri. In primis, la definizione di documento analogico originale non riporta la distinzione già evidenziata dall’AIPA su originale unico e originale non unico, lasciando intendere che ogni qualvolta si proceda alla conservazione sostitutiva di un documento analogico originale, si rende necessaria l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale (il notaio per i privati) per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d’origine. Questo ulteriore passaggio renderebbe praticamente inapplicabile il processo di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali in seguito alla sua onerosità. Sembra, però, trattarsi di una semplice “dimenticanza”, visto quanto emerso dall’incontro del 10 febbraio 2004 presso il Ministero dell’Economia tra Paolo Puglisi, direttore dell’Ufficio Studi e Politiche Sociali del Ministero dell’Economia, Antonio Tamborrino e William Santorelli, rispettivamente Presidente del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e del Consiglio Nazionale dei Ragionieri Commercialisti, e una delegazione del Consiglio Nazionale del Notariato. D’altro canto è in via di emanazione il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale che riporta, nello schema già pubblicato, la definizione di originale non unico: “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. In secondo luogo, non è ancora possibile comunicare alle Agenzie fiscali l’impronta, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale dell’archivio informatico. La prossima scadenza coincide con la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto. Infatti entro i trenta giorni successivi alla scadenza del 31 ottobre, termine ultimo per la presentazione dei modelli Unico, dovrà essere fatta comunicazione alle Agenzie fiscali. Per quella data la Direzione Centrale delle Agenzie delle Entrate dovrebbe essersi già pronunciata. Resta però il dubbio per quei soggetti che non presentano la dichiarazione unificata (con periodo d’esercizio a cavallo di due anni solari). Infatti non si capisce bene se in questi casi si dovrà far riferimento al termine di presentazione delle dichiarazioni IVA ovvero a quello delle dichiarazioni redditi e IRAP.


 


La Fattura elettronica


Fondamentale all’applicazione delle modalità di conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali è stata anche l’emanazione del D.Lgs n.52 del 20 febbraio 2004 in termini di fatturazione elettronica. Come già anticipato, il Decreto ha recepito nel nostro ordinamento la direttiva comunitaria 2001/115/Ce, arrecante modifiche alla 77/388/Ce, al fine di “semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto”.


L’art.21 del D.P.R. n.633/1972 viene integralmente riscritto e prevede l’emissione:


§         di fatture in formato cartaceo (in duplice esemplare), come già avveniva in precedenza


§         di fatture elettroniche.


L’emissione di quest’ultima è subordinata al rispetto di alcune condizioni:


§         la fattura deve presentarsi come documento statico non modificabile, secondo le definizioni contenute nel D.M. 23 gennaio 2004


§         deve sussistere un previo accordo con il destinatario, meglio se con valore probatorio. Infatti il destinatario deve disporre di strumenti informatici che gli consentano di ricevere la fattura elettronica e deve manifestare la propria volontà al fine di garantire la corretta ricezione di quanto trasmesso. Di sicuro impatto sono i sistemi di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange) e l’e-mail certificata


§         deve essere garantita la data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto del documento mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata


§         la fattura può essere emessa da un terzo per conto del committente (es. il cessionario-cliente stesso o una società di outsourcing).


 


Conclusioni


     L’applicazione di quanto previsto in questi due decreti necessita di un’attenta valutazione che tenga conto di molteplici fattori, quali:



  1. le soluzioni tecnologiche (hardware e software);

  2. l’analisi dei processi aziendali e l’implementazione dei nuovi processi di tenuta della contabilità e fatturazione da un lato, e di archiviazione e conservazione dall’altro;

  3. le consulenze in materia legale, tributaria e fiscale.

     Per quanto riguarda il primo aspetto, il mercato offre una varietà di prodotti per tutte le esigenze. Software modulari che si integrano perfettamente ai database e ai gestionali aziendali, agli innovativi sistemi ERP, SAP, ecc. Scanner professionali per elaborazioni di tipo massivo e scanner semi-professionali per il piccolo ufficio; sistemi di storage dati scalabili e capaci di memorizzare volumi di dati nell’ordine di terabyte, Smart Card che generano firme digitali più “forti” della firma elettronica qualificata prevista dalla normativa comunitaria. La scelta va fatta sul campo in funzione del livello di informatizzazione dell’azienda, delle esigenze e delle politiche aziendali, del budget disponibile.


     Il secondo e il terzo aspetto vanno di pari passo, in quanto sviscerano i processi aziendali legati alla gestione degli ordini di acquisto e di vendita, alla tenuta di contabilità e alla fatturazione, agli incassi e ai pagamenti, all’archiviazione e alla conservazione dei documenti contabili. Di sicuro non si può pensare di avviare un progetto di Gestione Elettronica dei Documenti, di Fatturazione elettronica e di Conservazione sostitutiva, cimentandosi nella scelta di questo piuttosto che di quel prodotto o addirittura di improvvisarsi Responsabile della conservazione senza conoscere gli aspetti tecnici e normativi che si sono susseguiti  nel corso degli anni in tema di archiviazione ottica prima e conservazione sostitutiva ora. Un valido progetto deve necessariamente coinvolgere più figure qualificate, quali Fornitori specializzati nel settore, Consulenti aziendali e Professionisti esperti della materia fiscale e tributaria.


     Da ultimo, mancano ancora gli auspicati chiarimenti e provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate che dovrebbero confermare l’intento di snellire e rendere trasparente il processo di conservazione digitale delle scritture contabili, nell’obiettivo di promuovere l’evoluzione tecnologica a cui l’Amministrazione Finanziaria aspira.


ing. Pasquale Vairo


dott.sa Maria Vittoria Pegoli


 


 


 

marzo 2005 

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