Riunioni e deliberazioni del collegio sindacale

Il collegio sindacale  pianifica il proprio lavoro incominciando a calendarizzare  gli incontri dei  sindaci , che tra di loro ( gli incontri ), non possono succedersi  oltre il termine “massimo “ di  novanta giorni. Il legislatore  indicando  un termine tanto breve ha inteso imprimere alla funzione di  vigilanza  un  rigore e una disciplina anche temporale.   

 

Nel codice civile non vi è alcuna indicazioni circa le modalità di svolgimento delle riunioni trimestrali del collegio sindacale. Di esse e dell’attività dei sindaci si occupano compiutamente le

“ Norme di Comportamento del Collegio Sindacale” curate dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e Periti Commerciali.

 

 

L’attività del collegio sindacale  è  così descritta nel paragro 3 delle predette  Norme :

 

 

      1)  RELATIVAMENTE ALLA VIGILANZA:

 

A)     vigilanza circa l’osservanza della legge e dello statuto;

 

B)     vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;

 

C)     vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo;

 

D)     vigilanza sull’adeguatezza e sul finanziamento del sistema amministrativo contabile;

 

 

 

2)      RELATIVAMENTE ALLA FUNZIONE DI CONTROLLO CONTABILE:

 

A)     esercizio della funzione di controllo contabile;

 

B)     vigilanza in ordine al bilancio consolidato e alla relazione consolidata sulla gestione.

 

 

I sindaci sintetizzano l’’attività di controllo da  essi svolti  in verbali a schema libero che

 

vengono siglati da ogni sindaco presente al controllo,per   poi essere trascritti  nel “libro delle

 

adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale”, a cura in genere del  presidente.

 

 

 

 

 

Esempio di:

 

VERBALE DI VERIFICA PERIODICA   DEL COLLEGIO SINDACALE

 

( in una società in cui il c.s. esercita anche funzioni di controllo contabile)

 

 

Il giorno_______ del mese di ________ dell’ anno duemila___, alle ore _____, presso la sede

 

(legale /amministrativa /operativa) sita in _________, via _________n°.___________, si è riunito, a

 

seguito di convocazione del Presidente, il collegio sindacale della società ____________, nelle

 

persone dei signori:

 

-________________, Presidente

 

-________________, membro effettivo

 

-________________, membro effettivo

 

I predetti sindaci si sono  riuniti per procedere alle verifiche disposte dall’art.2404 del codice civile. 

 

Assiste alla verifica il/la Sig._______________, nella sua qualità di addetto/a alla contabilità della

 

società e il Signor______________________ nella sua qualità di amministratore Unico ovvero

 

nella sua qualità di membro del c.d.a.

 

Le operazioni di verifica compiute vengono analiticamente descritte di seguito. Esse si distinguono

 

in operazioni  di vigilanza e operazioni di controllo contabile.

                                                   

 

OPERAZIONI DI VIGILANZA:

                                              

1) OSSERVANZA  DELLA LEGGE E DELLO STATUTO

 

La verifica circa la  conformità delle deliberazioni degli organi societari alla legge e allo statuto ha

 

dato esito positivo. .Lo stesso risultato è stato rilevato nella verifica,a campione,degli atti di

 

gestione. La società  possiede tutte le autorizzazioni necessarie allo svolgimento dell’attività di cui si occupa.

 

Il rinnovo delle predette autorizzazioni, come la presentazione delle dichiarazioni periodiche ed

 

annuali, sia di natura fiscale che previdenziale sono state correttamente adempiute.

 

 

 

2) RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

 

Sulla base delle  dichiarazioni assunte  dagli /dal  amministratori / amministratore , si rileva che i

 

Lo/ gli stessi/o nell’esercizio degli atti di gestione ordinaria della società  hanno  osservato i

 

principi di corretta amministrazione. In particolare l’amministratore/i dichiara/no di svolgere la

 

loro attività ispirandosi ai principi di prudenza e relativamente alla contabilizzazione degli

 

accadimenti di gestione dichiarano di  fare riferimento ai principi di redazione del bilancio di cui

 

all’art. 2423  bis del codice civile.

 

 

3) ADEGUATEZZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO

 

Il collegio ha verificato  la conformità dell’organigramma aziendale  alla natura e modalità di

 

raggiungimento dell’oggetto sociale che è ………………(riportare l’oggetto sociale).

 

Ad  oggi  l’azienda occupa complessivamente n. _______dipendenti, di essi n. _____, sono occupati

 

nell’area amministrativa contabile  mentre n.____________ dipendenti sono occupati nell’area

 

operativa.  L’attività manageriale è svolta dall’amministratore signor …………, ovvero dagli

 

amministratori ………………………….., ovvero dall’amministratore unico signor ………….

 

 

4) VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA AMMI –

NISTRATIVO - CONTABILE

 

Il collegio conferma l’adeguatezza del sistema amministrativo contabile della società , così come

 

rilevato all’ inizio del mandato. Le funzioni di monitoraggio svolte non hanno messo in evidenza

 

punti di criticità . Invero l’azienda si è dotata di un sistema di controllo interno particolarmente

 

efficace  e di cui è responsabile il dr…………………………….. che provvede periodicamente ha

 

trasmettere agli amministratori le proprie considerazioni sullo stato dell’arte del sistema

 

amministrativo interno e del caso delle proposte di miglioramento.

 

 

 

5) NOTIZIE SULL’ ANDAMENDO DELLE OPERAZIONI SOCIALE O SU DETERMINATI                      AFFARI (art. 2403-bis c.c.)

 

Questo collegio ha chiesto al/agli amministratore/i notizie circa l’acquisto di una quantità notevole

 

di materie prime nel mese di ……………………… . Il discostamento è apparso evidente rispetto

 

agli acquisti delle stesse materie prime dello stesso  mese dell’anno precedente.

 

 

CONTROLLO CONTABILE

 

 

1)  CONTI CORRENTI BANCARI

 

La società risulta titolare di n. 4 conti correnti , intrattenuti con altrettante Banche:

 

a)      Banca……..………………c/c……………...affidato come segue …………………………………………………………………...

b)      Banca ……………………c/c n. …………..affidato come segue

      ………………………………………………………………….

c)      Banca …………………….c/c n. ………… affidato come segue

……………………………………………………………………

d)      Banca ……………………c/c n…………… affidato come segue

      …………………………………………………………………..

 

Tra i conti correnti bancari intestati alla società viene scelto per la verifica il seguente conto

 

corrente:  Banca …………….. filiale di ___________________c/c n.  :  ____________________.

 

I sindaci rilevano , dall’estratto delle movimentazioni contabili chiuse al 30/XX/200X un saldo

 

negativo di euro ………………… .

 

Viene quindi effettuata la riconciliazione tra il saldo contabile e il saldo risultante dal predetto

 

estratto conto . Viene riscontrato quanto segue:

 

-  Saldo contabile  Banca _______________c/c n._______ al   30 /XX/200X  € ____________

 

-  Saldo Estratto conto Banca ____________c/c n. _______al   30/XX/200X  €. ___________

 

                                                                      DIFFERENZA                            €____________

Riconciliazione :

 

Ass. n. __________ € ____________

 

Ass. n. __________ € ____________            TOTALE                                       € __________                                                                                                                                                 

2)  CASSA

 

Viene accertata la consistenza di cassa di euro__________________________.

 

Dal  conto cassa è dato leggere che il predetto valore rinviene dai seguenti movimenti contabili :

 

Valore di apertura al 01 gennaio 200_  .…………………………………………….€………..

 

Versamenti ad oggi __________200_ ………………………………………………€………..

 

Prelevamenti ad oggi ________ 200_ ………………………………………………€ ……..

 

Saldo ad oggi , equivalente alla somma accertata …………………………………..€ ………

 

 

3)  EFFETTI E VALORI  ATTIVI IN PORTAFOGLIO

 

 

Viene rilevata l’esistenza dei seguenti effetti attivi in portafoglio:

 

A) Società XYZ –       Via ……………………… Torino ……………..euro 12.500,00  sc. 12/07/05

 

B) Signor Rossi Alfio Via …………………….... Genova …………… euro   6.000,00 sc. 16/09/05

 

C) Ditta Alboru          Via ……………………… Firenze ……………..euro 27.000,00  sc. 12/09/05

 

D) Alfa s.pa                Via ……………………… Gallarate …………..euro 95.000,00 sc. 12/11/08

 

E)  BTP sc. 10-2016                                                                                 euro 100.000,00

 

dei quali euro_45. 500,00 con scadenza entro 12 mesi.

 

 

VALORE DELLA PRODUZIONE – VOLUME DI AFFARI

 

 

Viene comparato il valore della produzione del periodo oggetto di verifica  con quello dell’anno

 

precedente:

 

 

a) Valore della produzione       al 30/XX/200X _____________   al 30/XX/200Y     variazione  %

 

b) Costo  della produzione       al 30/XX/200X______________  al 30/XX/200Y     variazione  %

 

c) Volume di affari               al 30/XX/200X ____________ al 30/XX/200Y     variazione   %

 

 

 

ACCERTAMENTI SUI LIBRI  SOCIALI E  SUI REGISTRI OBBLIGATORI AI FINI

FISCALI  E LAVORISTICI

 

 

Viene accertata  l’esistenza dei libri e registri contabili obbligatori, quindi si procede ad annotare per ognuno di essi, se obbligatoria,  la data di vidimazione ,  e si annota la data dell’ultima registrazione effettuata.