Il collegio sindacale pianifica il proprio lavoro incominciando a calendarizzare gli incontri dei sindaci , che tra di loro ( gli incontri ), non possono succedersi oltre il termine “massimo “ di novanta giorni. Il legislatore indicando un termine tanto breve ha inteso imprimere alla funzione di vigilanza un rigore e una disciplina anche temporale.
Nel codice civile non vi è alcuna indicazioni circa le modalità di svolgimento delle riunioni trimestrali del collegio sindacale. Di esse e dell’attività dei sindaci si occupano compiutamente le
“ Norme di Comportamento del Collegio Sindacale” curate dai Consigli Nazionali dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri e Periti Commerciali.
L’attività del collegio sindacale è così descritta nel paragro 3 delle predette Norme :
1) RELATIVAMENTE ALLA VIGILANZA:
A) vigilanza circa l’osservanza della legge e dello statuto;
B) vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;
C) vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo;
D) vigilanza sull’adeguatezza e sul finanziamento del sistema amministrativo contabile;
2) RELATIVAMENTE ALLA FUNZIONE DI CONTROLLO CONTABILE:
A) esercizio della funzione di controllo contabile;
B) vigilanza in ordine al bilancio consolidato e alla relazione consolidata sulla gestione.
I sindaci sintetizzano l’’attività di controllo da essi svolti in verbali a schema libero che
vengono siglati da ogni sindaco presente al controllo,per poi essere trascritti nel “libro delle
adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale”, a cura in genere del presidente.
Esempio di:
VERBALE DI VERIFICA PERIODICA DEL COLLEGIO SINDACALE
( in una società in cui il c.s. esercita anche funzioni di controllo contabile)
Il giorno_______ del mese di ________ dell’ anno duemila___, alle ore _____, presso la sede
(legale /amministrativa /operativa) sita in _________, via _________n°.___________, si è riunito, a
seguito di convocazione del Presidente, il collegio sindacale della società ____________, nelle
persone dei signori:
-________________, Presidente
-________________, membro effettivo
-________________, membro effettivo
I predetti sindaci si sono riuniti per procedere alle verifiche disposte dall’art.2404 del codice civile.
Assiste alla verifica il/la Sig._______________, nella sua qualità di addetto/a alla contabilità della
società e il Signor______________________ nella sua qualità di amministratore Unico ovvero
nella sua qualità di membro del c.d.a.
Le operazioni di verifica compiute vengono analiticamente descritte di seguito. Esse si distinguono
in operazioni di vigilanza e operazioni di controllo contabile.
OPERAZIONI DI VIGILANZA:
1) OSSERVANZA DELLA LEGGE E DELLO STATUTO
La verifica circa la conformità delle deliberazioni degli organi societari alla legge e allo statuto ha
dato esito positivo. .Lo stesso risultato è stato rilevato nella verifica,a campione,degli atti di
gestione. La società possiede tutte le autorizzazioni necessarie allo svolgimento dell’attività di cui si occupa.
Il rinnovo delle predette autorizzazioni, come la presentazione delle dichiarazioni periodiche ed
annuali, sia di natura fiscale che previdenziale sono state correttamente adempiute.
2) RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE
Sulla base delle dichiarazioni assunte dagli /dal amministratori / amministratore , si rileva che i
Lo/ gli stessi/o nell’esercizio degli atti di gestione ordinaria della società hanno osservato i
principi di corretta amministrazione. In particolare l’amministratore/i dichiara/no di svolgere la
loro attività ispirandosi ai principi di prudenza e relativamente alla contabilizzazione degli
accadimenti di gestione dichiarano di fare riferimento ai principi di redazione del bilancio di cui
all’art. 2423 bis del codice civile.
3) ADEGUATEZZA DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO
Il collegio ha verificato la conformità dell’organigramma aziendale alla natura e modalità di
raggiungimento dell’oggetto sociale che è ………………(riportare l’oggetto sociale).
Ad oggi l’azienda occupa complessivamente n. _______dipendenti, di essi n. _____, sono occupati
nell’area amministrativa contabile mentre n.____________ dipendenti sono occupati nell’area
operativa. L’attività manageriale è svolta dall’amministratore signor …………, ovvero dagli
amministratori ………………………….., ovvero dall’amministratore unico signor ………….
4) VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA AMMI –
NISTRATIVO - CONTABILE
Il collegio conferma l’adeguatezza del sistema amministrativo contabile della società , così come
rilevato all’ inizio del mandato. Le funzioni di monitoraggio svolte non hanno messo in evidenza
punti di criticità . Invero l’azienda si è dotata di un sistema di controllo interno particolarmente
efficace e di cui è responsabile il dr…………………………….. che provvede periodicamente ha
trasmettere agli amministratori le proprie considerazioni sullo stato dell’arte del sistema
amministrativo interno e del caso delle proposte di miglioramento.
5) NOTIZIE SULL’ ANDAMENDO DELLE OPERAZIONI SOCIALE O SU DETERMINATI AFFARI (art. 2403-bis c.c.)
Questo collegio ha chiesto al/agli amministratore/i notizie circa l’acquisto di una quantità notevole
di materie prime nel mese di ……………………… . Il discostamento è apparso evidente rispetto
agli acquisti delle stesse materie prime dello stesso mese dell’anno precedente.
CONTROLLO CONTABILE
1) CONTI CORRENTI BANCARI
La società risulta titolare di n. 4 conti correnti , intrattenuti con altrettante Banche:
a) Banca……..………………c/c……………...affidato come segue …………………………………………………………………...
b) Banca ……………………c/c n. …………..affidato come segue
………………………………………………………………….
c) Banca …………………….c/c n. ………… affidato come segue
……………………………………………………………………
d) Banca ……………………c/c n…………… affidato come segue
…………………………………………………………………..
Tra i conti correnti bancari intestati alla società viene scelto per la verifica il seguente conto
corrente: Banca …………….. filiale di ___________________c/c n. : ____________________.
I sindaci rilevano , dall’estratto delle movimentazioni contabili chiuse al 30/XX/200X un saldo
negativo di euro ………………… .
Viene quindi effettuata la riconciliazione tra il saldo contabile e il saldo risultante dal predetto
estratto conto . Viene riscontrato quanto segue:
- Saldo contabile Banca _______________c/c n._______ al 30 /XX/200X € ____________
- Saldo Estratto conto Banca ____________c/c n. _______al 30/XX/200X €. ___________
DIFFERENZA €____________
Riconciliazione :
Ass. n. __________ € ____________
Ass. n. __________ € ____________ TOTALE € __________
2) CASSA
Viene accertata la consistenza di cassa di euro__________________________.
Dal conto cassa è dato leggere che il predetto valore rinviene dai seguenti movimenti contabili :
Valore di apertura al 01 gennaio 200_ .…………………………………………….€………..
Versamenti ad oggi __________200_ ………………………………………………€………..
Prelevamenti ad oggi ________ 200_ ………………………………………………€ ……..
Saldo ad oggi , equivalente alla somma accertata …………………………………..€ ………
3) EFFETTI E VALORI ATTIVI IN PORTAFOGLIO
Viene rilevata l’esistenza dei seguenti effetti attivi in portafoglio:
A) Società XYZ – Via ……………………… Torino ……………..euro 12.500,00 sc. 12/07/05
B) Signor Rossi Alfio Via …………………….... Genova …………… euro 6.000,00 sc. 16/09/05
C) Ditta Alboru Via ……………………… Firenze ……………..euro 27.000,00 sc. 12/09/05
D) Alfa s.pa Via ……………………… Gallarate …………..euro 95.000,00 sc. 12/11/08
E) BTP sc. 10-2016 euro 100.000,00
dei quali euro_45. 500,00 con scadenza entro 12 mesi.
VALORE DELLA PRODUZIONE – VOLUME DI AFFARI
Viene comparato il valore della produzione del periodo oggetto di verifica con quello dell’anno
precedente:
a) Valore della produzione al 30/XX/200X _____________ al 30/XX/200Y variazione %
b) Costo della produzione al 30/XX/200X______________ al 30/XX/200Y variazione %
c) Volume di affari al 30/XX/200X ____________ al 30/XX/200Y variazione %
ACCERTAMENTI SUI LIBRI SOCIALI E SUI REGISTRI OBBLIGATORI AI FINI
FISCALI E LAVORISTICI
Viene accertata l’esistenza dei libri e registri contabili obbligatori, quindi si procede ad annotare per ognuno di essi, se obbligatoria, la data di vidimazione , e si annota la data dell’ultima registrazione effettuata.
