Automazione dei processi: liberare risorse e creare valore

L’automazione dei processi attraverso i robot è la fase più recente del processo di digitalizzazione in atto ormai da decenni e iniziata, per quanto riguarda gli studi professionali, con la dematerializzazione dei documenti.

La digitalizzazione è poi proseguita con la progettazione in digitale dei processi con l’analisi degli stessi per identificare le aree candidate all’automazione.

Oggi un numero sempre crescente di imprese potenzia i propri livelli di efficienza interna investendo nell’automazione dei processi.

I vantaggi della Robotic Process Automation

La RPA è un elemento cardine della digital transformation.

È così determinante che il 50% delle aziende nel 2021 ha investito per accelerare questo passaggio e renderla diffusa all’interno della propria organizzazione (World Economic Forum).

Un’altra statistica, elaborata da McKinsey, mette in luce come il 60% dei settori economici potrebbe automatizzare il 30% delle proprie attività, approfittando di un notevole impulso per la crescita.

I benefici più evidenti sono riassumibili in:

• Riduzione dei tempi nei flussi di lavoro;
• Diminuzione dei costi;
• Abbattimento degli errori;
• Standardizzazione dei processi;
• Aumento della trasparenza;
• Miglioramento dell’employee engagement grazie al recupero di mansioni a valore aggiunto.

Il ruolo della tecnologia nella RPA

L’automazione dei processi non è certamente un tema nuovo ma il contesto attuale mette a disposizione nuovi strumenti.

Fino ad alcuni anni fa, l’automazione consisteva nello sviluppo di software specifici per funzioni univoche, oppure nell’integrazione tra nuove piattaforme e sistemi core già in uso.

Oggi, la Robotic Process Automation permette di automatizzare i flussi di lavoro nella loro interezza.

Diventa centrale, quindi, individuare le procedure che possono essere svolte dai robot, eliminare le inefficienze interne e tarare i software sulle specifiche esigenze dell’attività.

Per questo motivo, la scelta del partner a cui affidarsi deve ricadere su un esperto competente tanto sulle tecnologie da implementare quanto sulla componente di processo.

Lo sviluppo tecnologico è infatti in continua evoluzione, perciò esige personale qualificato e costantemente aggiornato.

La Robotic Process Automation è una tecnologia compiuta, convalidata, per questo ormai d’uso quotidiano per imprese strutturate e di grandi dimensioni e sempre più pervasiva nelle PMI.

Trattandosi di una tecnologia matura, si prefigurano già i suoi sviluppi successivi: la IPA (Intelligent Process Automation) che introduce elementi di intelligenza artificiale nell’automazione dei workflow ripetitivi.

Questo implica l’assunzione di decisioni autonome, in processi più elaborati, da parte dei robot, sulla base di regole standard e analisi di modalità di gestione.

Queste innovazioni appartengono al più ampio tema dell’Hyperautomation, con cui si indica l’insieme di tecnologie, come RPA, IPA, Process Mining, che collaborano in modo complementare per automatizzare e velocizzare i processi, poggiando su piattaforme Low code o No code.

RPA anche per commercialisti?

Come per numerosi altri business, anche per gli studi dei dottori commercialisti è possibile beneficiare dei vantaggi derivanti dall’automazione dei processi.

La RPA interagisce con le applicazioni e i sistemi replicando il comportamento di un essere umano, senza però commettere alcun errore.

Questo permette l’acquisizione di dati da un’applicazione e l’inserimento in un’altra, oppure consente di eseguire data entry, ricerche, modifiche di file, estrazione di dati e copia di informazioni.

Ciò che è basato su regole e procedure ripetitive può essere automatizzato ed eseguito dai robot.

Automatizzando è possibile svincolare il personale da attività routinarie, solitamente attività legate ad adempimenti poco redditizi, e riassegnarlo su mansioni core a maggior valore aggiunto.

La ricaduta per lo Studio si traduce non solo in risparmio di tempo, ma in qualità del lavoro svolto dallo staff, del servizio offerto ai propri clienti e dall’ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Sarà quindi possibile per lo Studio evitare sovraccarichi di lavoro, stress nei periodi di scadenze e assunzioni temporanee di collaboratori.

Conclusione: Robotic Process Automation e automazione dei processi

La RPA è ormai parte dei processi digitali a cui le imprese non possono sottrarsi se vogliono innovarsi, rimanere competitive e avere certezza nei ritorni dei propri investimenti.

Farsi accompagnare da consulenti competenti nella riprogettazione e ottimizzazione dei processi aziendali è la decisione più delicata, che richiede maggior tempo e documentazione.

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A cura di Federico Loffredo 

Venerdì 30 dicembre 2022