Esaminiamo il caso di un'azienda commerciale che se ne serve per l'inserimento dei documenti di trasporto nel suo gestionale.
Nell’articolo precedente "Cos'è la Robotic Process Automation (RPA)?" è stata illustrata la differenza tra le web automation apps e la Robotic Process Automation (RPA).
Niente meglio di un esempio permette di comprendere appieno cosa sia la RPA e come possa aiutare a risparmiare tempo, e quindi denaro, svolgendo operazioni in modo automatico, eliminando il margine di errore umano.
La gestione dei documenti di trasporto
Un’azienda commerciale sprecava una gran quantità di tempo a gestire il processo di inserimento dei documenti di trasporto (bolle) nel suo gestionale.
Data la rigidità del processo, un dipendente doveva dedicare circa tre ore e mezza al giorno per inserire le bolle manualmente.
Il costo di quest’attività per l’azienda è intuitivo.
Questo tipo di processo, però, ha le caratteristiche ideali per essere automatizzato:
- il processo è semplice, cioè viene svolto in un numero limitato di azioni, senza troppi casi particolari ed eccezioni;
- l’automazione può imparare nel tempo, apprendendo ogni eventuale eccezione fino ad arrivare a svolgere ogni azione come farebbe un operatore umano.
In questo caso, la RPA è riuscita ad automatizzare l’80% del processo.
Grazie anche a strumenti di OCR e intelligenza artificiale, il robot creato è in grado di leggere la bolla (DDT) cartacea, ricavarne i dati fondamentali e caricarli in completa autonomia nel gestionale dell’azienda.
Come è immaginabile, una procedura del genere ha avuto un impatto enorme in termini di risparmio per l’azienda, a fronte anche di una riduzione negli errori di caricamento.
Il ritorno dell’investimento
Il ritorno previsto per l’azienda a fronte dell’investimento per l’implementazione del robot è pari al 300% in meno di un anno.
A questo risparmio va poi aggiunto il tempo dell’operatore, che prima impiegava almeno 35 ore lavorative al mese per l’inserimento dei dati dei documenti di trasporto, e che ora potrà dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.
Occorre tenere a mente che l’automazione non sia sempre garanzia di convenienza, ma che, poste le giuste condizioni, può portare a risultati ben più che soddisfacenti.
Il confronto analitico dei costi e dei benefici, soprattutto in termini economici, è fondamentale ed imprescindibile.
Nel prossimo articolo un primo esempio di come la RPA possa essere introdotta nello studio di un dottore commercialista.
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A cura di Federico Loffredo
Sabato 12 giugno 2021