La gestione dei documenti: un esempio di RPA in azienda, automatizzazione, robotica

di Federico Loffredo

Pubblicato il 12 giugno 2021



Cos'è la Robotic Process Automation (RPA)? Come può essere utilizzata per risparmiare tempo e denaro nonchè per minimizzare gli errori?
Esaminiamo il caso di un'azienda commerciale che se ne serve per l'inserimento dei documenti di trasporto nel suo gestionale.

Nell’articolo precedente "Cos'è la Robotic Process Automation (RPA)?" è stata illustrata la differenza tra le web automation apps e la Robotic Process Automation (RPA).

Niente meglio di un esempio permette di comprendere appieno cosa sia la RPA e come possa aiutare a risparmiare tempo, e quindi denaro, svolgendo operazioni in modo automatico, eliminando il margine di errore umano.

 

La gestione dei documenti di trasporto

gestione documenti rpa robotic process automationUn’azienda commerciale sprecava una gran quantità di tempo a gestire il processo di inserimento dei documenti di trasporto (bolle) nel suo gestionale.

Data la rigidità del processo, un dipendente doveva dedicare circa tre ore e mezza al giorno per inserire le bolle manualmente.

Il costo di quest’attività per l’azienda è intuitivo.

Questo tipo di processo, però, ha le caratteristiche ideali per essere automatizzato:

  • il processo è semplice, cioè viene svolto in un numero limitato di azioni, senza troppi casi particolari ed eccezioni;
     
  • l’automazione può imparare nel tempo, apprendendo ogni eventuale eccezione fino ad arrivare a svolgere ogni azione come farebbe un operatore umano.

In questo caso, la RPA è riuscita ad automatizzare l’80% del processo.

Grazie anche a strumenti di OCR e intelligenza artificiale, il robot creato è in grado di leggere la bolla (DDT) cartacea, ricavarne i dati fondamentali e caricarli in completa autonomia nel gestionale dell’azienda.

Come è immaginabile, una procedura del genere ha avuto un impatto enorme in termini di risparmio per l’azienda, a fronte anche di una riduzione negli errori di caricamento.

 

Il ritorno dell’investimento

Il ritorno previsto per l’azienda a fronte dell’investimento per l’implementazione del robot è pari al 300% in meno di un anno.

A questo risparmio va poi aggiunto il tempo dell’operatore, che prima impiegava almeno 35 ore lavorative al mese per l’inserimento dei dati dei documenti di trasporto, e che ora potrà dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.

Occorre tenere a mente che l’automazione non sia sempre garanzia di convenienza, ma che, poste le giuste condizioni, può portare a risultati ben più che soddisfacenti.

Il confronto analitico dei costi e dei benefici, soprattutto in termini economici, è fondamentale ed imprescindibile.

Nel prossimo articolo un primo esempio di come la RPA possa essere introdotta nello studio di un dottore commercialista.

 

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A cura di Federico Loffredo

Sabato 12 giugno 2021