La gestione dei documenti: un esempio di RPA in azienda, automatizzazione, robotica

Nell’articolo precedente "Cos'è la Robotic Process Automation (RPA)?" è stata illustrata la differenza tra le web automation apps e la Robotic Process Automation (RPA).

Niente meglio di un esempio permette di comprendere appieno cosa sia la RPA e come possa aiutare a risparmiare tempo, e quindi denaro, svolgendo operazioni in modo automatico, eliminando il margine di errore umano.

La gestione dei documenti di trasporto

Un’azienda commerciale sprecava una gran quantità di tempo a gestire il processo di inserimento dei documenti di trasporto (bolle) nel suo gestionale.

Data la rigidità del processo, un dipendente doveva dedicare circa tre ore e mezza al giorno per inserire le bolle manualmente.

Il costo di quest’attività per l’azienda è intuitivo.

Questo tipo di processo, però, ha le caratteristiche ideali per essere automatizzato:

• il processo è semplice, cioè viene svolto in un numero limitato di azioni, senza troppi casi particolari ed eccezioni;
   
• l’automazione può imparare nel tempo, apprendendo ogni eventuale eccezione fino ad arrivare a svolgere ogni azione come farebbe un operatore umano.

In questo caso, la RPA è riuscita ad automatizzare l’80% del processo.

Grazie anche a strumenti di OCR e intelligenza artificiale, il robot creato è in grado di leggere la bolla (DDT) cartacea, ricavarne i dati fondamentali e caricarli in completa autonomia nel gestionale dell’azienda.

Come è immaginabile, una procedura del genere ha avuto un impatto enorme in termini di risparmio per l’azienda, a fronte anche di una riduzione negli errori di caricamento.

Il ritorno dell’investimento

Il ritorno previsto per l’azienda a fronte dell’investimento per l’implementazione del robot è pari al 300% in meno di un anno.

A questo risparmio va poi aggiunto il tempo dell’operatore, che prima impiegava almeno 35 ore lavorative al mese per l’inserimento dei dati dei documenti di trasporto, e che ora potrà dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto.

Occorre tenere a mente che l’automazione non sia sempre garanzia di convenienza, ma che, poste le giuste condizioni, può portare a risultati ben più che soddisfacenti.

Il confronto analitico dei costi e dei benefici, soprattutto in termini economici, è fondamentale ed imprescindibile.

Nel prossimo articolo un primo esempio di come la RPA possa essere introdotta nello studio di un dottore commercialista.

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A cura di Federico Loffredo

Sabato 12 giugno 2021