Si è già visto in un precedente articolo come l’automazione negli uffici possa essere introdotta, sostanzialmente, secondo due modalità diverse: web automation apps e robotic process automation.
Vediamo un po’ più nel dettaglio di cosa stiamo parlando.
Le web automation apps
La forma più semplice di automazione è quella consentita dalle web automation apps, la cui più famosa è, forse, Zapier.
Queste applicazioni permettono di connettere tra loro vari software e, al verificarsi di determinati eventi predefiniti (c.d. trigger), compiono in automatico azioni predeterminate dall’utente.
Un esempio potrebbe essere quello di uno zap (così si chiamano le automazioni in Zapier) che, al ricevimento di una mail da uno specifico mittente, ne salva il contenuto in una posizione predefinita, invia al referente di studio un di avviso di ricezione della mail e, contemporaneamente, risponde al mittente che il referente gli risponderà al più presto.
Tutto questo, ovviamente, in automatico, quindi senza intervento manuale dell’utente!
Interessante, vero?
E questo è solo un esempio delle possibili applicazioni di questo strumento, caratterizzato da un costo relativamente esiguo e da limitate competenze informatiche richieste.
C’è, però, un limite.
Questi zap funzionano collegando tra loro vari software a cui mandano delle istruzioni, ma se un software non è compreso nella loro lista (di solito, comunque, ben corposa) il collegamento non è possibile.
La Robotic Process Automation (RPA)
E se volessimo fare qualcosa di più complesso, come collegarci a un sito web per scaricare in automatico dei dati?
Proprio per i processi più articolati, non automatizzabili tramite le web automation apps, è stata creata la Robotic Process Automation (RPA).
La RPA, infatti, a differenza delle web automation apps, permette di emulare il comportamento di un essere umano che interagisce con vari processi di business.
Ecco che, in questo caso, il robot creato può, in totale autonomia, collegarsi a un sito web, inserire le eventuali credenziali di accesso e procedere a scaricare i dati, salvandoli nel nostro pc nella directory da noi indicata.
E tutto questo, vale la pena ripeterlo, sempre in autonomia e senza intervento dell’operatore, se non in sede di settaggio iniziale.
A differenza degli zaps, il robot potrà interagire con qualsiasi software da noi indicato, facendo venir meno il limite imposto dalle liste dei software compatibili.
Ovviamente, questo richiede competenze informatiche specialistiche e, quindi, il costo dello strumento è rilevante e va confrontato analiticamente con i risparmi che consente.
Nel prossimo articolo vedremo un esempio di RPA per poi, negli articoli successivi, vedere più in concreto come la RPA possa aiutare il Dottore Commercialista nella sua attività quotidiana.
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A cura di Federico Loffredo
Sabato 29 maggio 2021
