Fatture elettroniche: proroga per l’adesione al servizio di consultazione

Proroga del termine per accedere al servizio di consultazione e conservazione delle fatture elettroniche

L’Agenzia Entrate proroga ulteriormente il termine per accedere al servizio di consultazione e di acquisizione delle fatture elettroniche.

Il precedente termine era fissato al 28 febbraio 2021 (provvedimento del 23 settembre 2020, n. 311557); con la proroga in esame il termine è fissato al 30 giugno 2021.

Ma, come vedremo, prima di tale data è prevista la scadenza del 10 marzo 2021 per la conservazione delle fatture del 2019.

Il rinvio al mese di giugno trova origine nel fatto che non è ancora conclusa l’interlocuzione con il Garante per la privacy, necessaria per definire le misure di garanzia a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

La specifica funzionalità, introdotta con il provvedimento dell’agenzia delle Entrate 21 dicembre 2018, n. 524526, è resa disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia e consente agli operatori Iva, o agli intermediari dagli stessi delegati, o al consumatore finale di aderire espressamente al servizio di «Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici».

Nel periodo transitorio, oggi ancora esteso, gli operatori Iva possono consultare tutte le fatture emesse e ricevute dalla data di entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Al termine del periodo transitorio troverà piena attuazione la disposizione dell’articolo 14, Dl 124/2019 (collegato fiscale alla legge di bilancio 2020) che, modificando l’articolo 1, Dlgs 127/2015, ha previsto la memorizzazione per 8 anni dei file xml delle fatture elettroniche e dei relativi dati contenuti, trasmessi tramite Sdi, per essere utilizzati dalla Guardia di finanza, nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria, e dall’agenzia delle Entrate e dalla Guardia di finanza per le attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali, previa definizione delle misure di garanzia e di sicurezza, anche di carattere organizzativo, idonee per la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, in conformità alle disposizioni del Regolamento Ue n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e del Dlgs n. 196/2013.

In pratica, sulla base dell’articolo 14, Dl 124/2019, l’Amministrazione finanziaria avrebbe titolo alla memorizzazione dell’intero file fattura per consentire a Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate di assolvere i rispettivi compiti di controllo.

Occorre, per la piena attuazione della disposizione, trovare un “accordo” con il Garante della privacy.

Di seguito, in attesa delle scelte che gli operatori dovranno effettuare entro la cennata data del 30 giugno 2021, ricordiamo in una tabella le regole di conservazione delle fatture elettroniche.

 

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Tipologie di fatture

Esistono fatture cartacee (analogiche), fatture create in formato elettronico e fatture elettroniche.

L’elemento determinante per la distinzione delle fatture elettroniche da quelle cartacee “non è, di per sé, il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo utilizzato per la sua crea­zione – bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario”.

Pertanto, non possono essere consi­derate elettroniche le “fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di con­tabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo” (C.M. 24 giugno 2014, n. 18/E).

 

Conservazione delle fatture

Le fatture cartacee e quelle create in formato elettroniche possono essere conservate elettronicamente ovvero in forma tradizionale (cartacea).

Le fatture elettroniche vanno obbligatoriamente conservate in modalità elettronica (articolo 39, Dpr 633/1972).

Data l’ampia diffusione delle fatture elettroniche, scambiate (emesse e ricevute) dall’1 gennaio 2019 tra soggetti passivi d’imposta residenti o stabiliti in Italia, un gran numero di fatture andranno conservate in modalità elettronica.

L’obbligo di conservazione elettronica è posto in capo sia al cedente/prestatore (emittente la fattura) sia al cessionario/committente (che si qualifichi come soggetto passivo Iva, destinatario del­la fattura elettronica).

Restano esclusi dall’ob­bli­go di conservazione dei documenti elettronici ricevuti i soggetti aderenti al regime for­fettario (FAQ agenzia delle Entrate 19 luglio 2019, n. 110).

 

Modalità di conservazione delle fatture elettroniche

Le disposizioni sono contenute nel D.lgs 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale, in sigla CAD), norma espressamente richiamata dall’articolo 39, Dpr 633/1972, e dal Dm 17 giugno 2014) che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici).

Per la conservazione occorre utilizzare uno dei formati previsti dal CAD o di quelli scelti dal responsabile della conservazione (ed indicati nel manuale di conservazione), che siano atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

In particolare, è possibile sceglier tra uno qualsiasi dei formati contemplati dal Dpcm 3 dicembre 2013 (es. in formato “pdf”, “jpg” o “txt”).

Quanto alle possibilità di accesso e di leggibilità e di ricerca, l’articolo 3, comma 1, Dm 17 giugno 2014 richiede che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle infor­ma­zioni dagli archivi informatici in base a:

• cognome e nome;
• denominazione;
• codice fiscale;
• partita IVA;
• data;
• o associazioni logiche tra i suddetti elementi.

Il procedimento si conclude apponendo il riferimento temporale (che rende i dati conservati opponibili a terzi) sul pac­chetto di archiviazione (articolo 3, comma 2, Dm 17 giugno 2014).

 

Termine di conservazione

Il processo di conservazione dei documenti elettronici deve concludersi entro tre mesi dal ter­mi­ne di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo d’imposta cui i documenti si riferiscono.

In un’ottica di sem­plificazione e uniformità del sistema, con la locuzione “dichiarazione annuale” si intende la dichiarazione dei redditi, an­che per i documenti rilevanti ai fini Iva, come le fatture (articolo 3, comma 3, Dm 17 giugno 2014 e Rm Agenzia delle Entrate 10 aprile 2017, n. 46/E).

Poiché le dichiarazioni dei redditi relative al periodo d’imposta 2019 dovevano essere presentate entro il 10 dicembre 2020, il processo di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute mediante il Sistema di Interscambio (SdI) nel 2019 deve concludersi entro il 10 marzo 2021.

 

Servizio di conservazione gratuita offerta dall’Agenzia delle Entrate

I soggetti passivi Iva (emittenti o destinatari delle fatture) possono accedere al servizio gratuito offerto dall’agenzia delle Entrate.

Per aderire occorre accedere alla propria area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” e scegliere la sezione “Fatturazione elettronica e Conservazione”.

Qui, scegliendo l’opzione “Accedi alla se­zione conservazione”, si apre una pagina che permetterà la lettura del “Manuale del servizio di Conservazione” e del cd. “Accordo di servizio”.

Dopo l’esercizio dell’opzione, tutte le fatture elettroniche (così come le note di varia­zione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automa­tica­mente in con­ser­vazione elettronica.

La convenzione con l’Agenzia delle Entrate ha durata triennale e decorre dalla data di adesione al servizio.

Nel periodo di vigenza della convenzione, l’agenzia delle Entrate si impegna a con­ser­vare le fatture elettroniche transitate mediante il Sistema di Interscambio e quelle inviate volon­taria­men­te dall’operatore, per la durata di 15 anni.

Decorso tale termine, i documenti saranno eliminati, sal­vo che il soggetto passivo chieda di prorogare la conservazione per fatture di proprio interesse.

Saranno oggetto di conservazione tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il SdI a partire dal giorno successivo alla data di adesione al servizio.

 

Esempio

Se l’adesione al servizio avviene in data 27 febbraio 2021, verranno conservate automaticamente le fatture transitate al SdI a partire dal 28 febbraio 2021.

Quelle che non entrano automaticamente nella conservazione (es. quelle emesse e ricevute prima dell’adesione al servizio di conservazione) possono essere vo­lontariamente por­­tate in conservazione dal contribuente, mediante upload dei singoli file nell’apposita sezione dell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

 

Sanzioni

È punito con la sanzione amministrativa da 1.000,00 a 8.000,00 euro chi non tiene o non conserva secondo le pre­scrizioni, fra l’altro, i documenti previsti dalle leggi in materia di Iva, la tenuta e la conser­va­zione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria (articolo 9, Dlgs 471/1997).

 

Fonte: Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 28 febbraio 2021, n. 56618

 

Se desideri approfondire ancora, puoi leggere:

Consultazione delle fatture elettroniche per l’intermediario: nuovi termini

 

A cura di Claudio Sabbatini

Giovedì 4 marzo 2021