Consultazione delle fatture elettroniche per l’intermediario: nuovi termini

Premessa: l’introduzione della Fattura elettronica

L’art. 1, comma 909, della L. 27 dicembre 2017, n. 205, ha modificato l’art. 1, del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, inserendo anche l’obbligo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche riferite alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia.

Al fine di perseguire l’obiettivo di sostituire la documentazione cartacea, di azzerare la consegna della fattura cartacea (attualmente, resiste la fattura chiamata di cortesia, che forse sarebbe stato meglio definirla “di informativa”, perché tramite la stessa, quando è assente il D.D.T., l’impresa acquirente è in grado di controllare la quantità degli articoli di merce ricevuti e di non rinviare il controllo dei relativi costi di acquisto alla ricezione della fattura elettronica¹), l’Agenzia delle Entrate si è fatta carico, tra l’altro, di mettere a disposizione gratuitamente:

• il S.d.I (Servizio di interscambio) che consente la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche. Queste ultime sono emesse e ricevute attraverso un file in formato XML (eXtensible Markup Language);

• una procedura web, un’applicazione utilizzabile da dispositivi mobile e un software da installare su PC, per approntare il file della fattura da trasmettere al SdI, anche con software privati.

Si deve evidenziare che, già con D.M. 3 aprile 2013, n. 55 e con decorrenza 2014, erano stati messi a disposizione opportuni programmi per la generazione e la trasmissione delle fatture elettroniche nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, le cui regole, rispetto a quelle ora adottate nella fatturazione tra privati, presentano meno semplificazioni.

Si ricorda, ad esempio, che, nella fatturazione alle P.A., è necessaria la firma digitale che, invece, è facoltativa, ovvero non è richiesta nella fatturazione tra privati.

1 Come precisato nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018, “Il momento di invio della ricevuta di scarto ovvero di superamento dei controlli e recapito o messa a disposizione della fattura elettronica da parte del SdI non è sincrono rispetto al momento di trasmissione della fattura stessa al SdI.

I tempi di elaborazione da parte di SdI possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, anche in conseguenza dei momenti di elevata concentrazione degli invii delle fatture elettroniche (es. fine mese o fine anno)

Alcuni servizi disponibili per le fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate, per facilitare, rendere efficiente e soprattutto poco onerosa la procedura di predisposizione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche, ha messo a disposizione dei soggetti passivi IVA, dal 1° luglio 2018, una serie di servizi:

• un servizio web per consentire la registrazione del canale attraverso il quale i predetti soggetti intendono ricevere tutte le proprie fatture di acquisto;
• un servizio di consultazione dei file fattura recepiti, controllati positivamente e archiviati dal SdI (ovviamente, le fatture oggetto di scarto, per qualsiasi motivazione, essendo state respinte dal SdI, non sono reperibili), che consente, a richiesta, di effettuare il relativo download.

La conservazione delle fatture elettroniche

Premesso che l’art. 3, del D.M. 17 giugno 2014, ha stabilito che i documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, devono essere conservati in maniera che siano:

• osservate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le norme tributarie relative alla corretta tenuta della contabilità;
• autorizzate le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici con riferimento ad alcune informazioni pretese (ad esempio, con riferimento:  
  • al cognome,
  • al nome,
  • alla denominazione,
  • al codice fiscale,
  • alla partita IVA,
  • alla data
  • o a relative associazioni logiche degli stessi dati).

In ordine alle fatture elettroniche, qualora l’operatore voglia aderire ad uno specifico accordo di servizio, l’Agenzia delle Entrate può mettere a disposizione tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute, sul proprio codice univoco, tramite il SdI, attraverso un apposito servizio di conservazione, regolato dal D.M. 17 giugno 2014, secondo i termini e le condizioni riportati nel predetto accordo di servizio.

Questo servizio, che è gratuito, è conforme alle disposizioni del D.P.C.M. del 3 dicembre 2013.

Come funziona la delega alla consultazione delle fatture elettroniche

Come anticipato, l’Agenzia delle Entrate consente agli operatori di utilizzare massimamente tutti i vantaggi offerti dalla fatturazione elettronica, nell’ambito dei propri processi contabili e amministrativi, tra l’altro, attraverso un servizio di consultazione dei file fattura transitati dal SdI, mediante il quale è ammesso di effettuare il download degli stessi.

Oltre che al titolare dei dati (cedente/prestatore e cessionario/committente indicati in fattura), questo servizio è messo a disposizione di un delegato (in realtà sino a 4 delegati, tranne che per il “Cassetto fiscale delegato” per il quale il numero massimo di delegati è 2) ovvero ad un intermediario, appositamente delegato dal titolare di cui all’art. 3, comma 3, del D.P.R. 22 luglio 1998, n. 3