Nota spese dipendenti e amministratori (con utili fac-simili)

di Claudio Sabbatini

Pubblicato il 16 marzo 2019

E’ frequente, nell’ambito dei rapporti di lavoro, che sia previsto – in favore dei lavoratori (dipendenti o collaboratori, anche a progetto, inclusi gli amministratori) – il rimborso delle spese sostenute da essi nell’espletamento delle mansioni di lavoro. Tale rimborso può essere effettuato anche in aggiunta all’eventuale indennità di trasferta. Di seguito vengono analizzati gli aspetti formali dei rimborsi, in quanto una non corretta gestione documentale potrebbe ingenerare riflessi negativi in ordine alla deducibilità, per il datore di lavoro, delle spese sostenute per le missioni svolte dai lavoratori e ad essi rimborsati

Nota spese dipendenti e amministratoriE’ frequente, nell’ambito dei rapporti di lavoro, che sia previsto – in favore dei lavoratori (dipendenti o collaboratori, anche a progetto, inclusi gli amministratori) – il rimborso delle spese sostenute da essi nell’espletamento delle mansioni di lavoro.

Tale rimborso può essere effettuato anche in aggiunta all’eventuale indennità di trasferta.

Di seguito vengono analizzati gli aspetti formali dei rimborsi, in quanto una non corretta gestione documentale potrebbe ingenerare riflessi negativi in ordine alla deducibilità, per il datore di lavoro, delle spese sostenute per le missioni svolte dai lavoratori e ad essi rimborsati.

I criteri generali per la determinazione del reddito d’impresa sono contenuti nell’art. 109, D.P.R. 917/1986 che richiede la certezza della riferibilità della spesa all’impresa che intende dedurli, la quale poi ne dovrà dimostrare l’inerenza all’attività nel suo complesso.

In linea generale, la certezza è data dall’intestazione dei documenti (fatture, ricevute, ecc.) all’impresa stessa.

Laddove il documento sia intestato al datore di lavoro (es. impresa) non sussistono problemi di deducibilità (salvo il rispetto del principio di inerenza del costo all’attività – imprenditoriale o professionale – esercitata). Infatti, l’art. 3, D.P.R. 696/1996 recita: “Ai fini della deducibilità delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi agli effetti dell'applicazione delle imposte sui redditi, può essere utilizzato lo scontrino fiscale, a condizione che questo contenga la specificazione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell'operazione e l'indicazione del numero di codice fiscale dell'acquirente o committente, ovvero la ricevuta fiscale integrata a cura del soggetto emittente con i dati identificativi de