Nota spese dipendenti e amministratori (con utili fac-simili)

Nota spese dipendenti e amministratoriE’ frequente, nell’ambito dei rapporti di lavoro, che sia previsto – in favore dei lavoratori (dipendenti o collaboratori, anche a progetto, inclusi gli amministratori) – il rimborso delle spese sostenute da essi nell’espletamento delle mansioni di lavoro.

Tale rimborso può essere effettuato anche in aggiunta all’eventuale indennità di trasferta.

Di seguito vengono analizzati gli aspetti formali dei rimborsi, in quanto una non corretta gestione documentale potrebbe ingenerare riflessi negativi in ordine alla deducibilità, per il datore di lavoro, delle spese sostenute per le missioni svolte dai lavoratori e ad essi rimborsati.

I criteri generali per la determinazione del reddito d’impresa sono contenuti nell’art. 109, D.P.R. 917/1986 che richiede la certezza della riferibilità della spesa all’impresa che intende dedurli, la quale poi ne dovrà dimostrare l’inerenza all’attività nel suo complesso.

In linea generale, la certezza è data dall’intestazione dei documenti (fatture, ricevute, ecc.) all’impresa stessa.

Laddove il documento sia intestato al datore di lavoro (es. impresa) non sussistono problemi di deducibilità (salvo il rispetto del principio di inerenza del costo all’attività – imprenditoriale o professionale – esercitata). Infatti, l’art. 3, D.P.R. 696/1996 recita: “Ai fini della deducibilità delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi agli effetti dell’applicazione delle imposte sui redditi, può essere utilizzato lo scontrino fiscale, a condizione che questo contenga la specificazione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell’operazione e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente o committente, ovvero la ricevuta fiscale integrata a cura del soggetto emittente con i dati identificativi del cliente” (vedi anche circolare Min.Fin. 4 aprile 1997, n. 97/E, premessa e punto 4.2).

Il problema, dunque, si pone solo per la documentazione anonima (si pensi ai documenti di spesa derivanti da trasferte effettuate all’estero): la mancanza di intestazione dei documenti con i dati del datore di lavoro potrebbe rendere difficile associare la spesa con l’impresa stessa.

Innanzitutto è bene ricordare che, affinché possano costituire un onere deducibile dal reddito del datore di lavoro, le spese devono essere comprovate nell’esistenza (come pure nell’inerenza) da una documentazione di supporto (Cassazione, Sezione Tributaria, 20 novembre 2001, n. 14570; Cassazione, 24 marzo 2006, n. 6650; Cassazione n. 6300/1998).

Quando il documento non è intestato all’impresa (è il caso delle piccole spese certificate dallo scontrino fiscale “non parlante”[1]) è necessario che l’impresa produca documentazione alternativa, come la nota spese dei dipendenti o altre ricevute (si pensi alle spese per commissioni bancarie certificate dall’estratto conto bancario).

Quanto alla nota spese dei dipendenti, in questa si indicano – e si allegano – i documenti non intestati alla società  onde consentire all’azienda di dedurre dal reddito i costi sostenuti altrimenti privi del requisito della certezza: a tal fine fa fede la dichiarazione resa dal dipendente sulla nota spese stessa (C.M. 16 luglio 1998, n. 188/E; C.M. 326/E/1997).

Diversamente, è possibile non riportare nella nota spese i documenti già  intestati al datore di lavoro, inclusi quelli giustificati dall’estratto conto delle carte di credito (art. 3, D.P.R. 696/1996; Circolare 4 aprile 1997, n. 97/E, premessa e punto 4.2; R.M. 5 ottobre 1985, n. 8/727).

Dunque:

– i documenti già intestati all’impresa non necessitano dell’inserimento nella nota spese (in cui comparirà la dichiarazione del dipendente che le spese dettagliate sono riferibili al datore di lavoro) e la deduzione del costo – già documentato in quanto riferibile all’impresa stessa – è ammessa se inerente;

– i documenti non intestati vanno inseriti in nota spese per rispettare la…

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