Fattura elettronica: data del documento e data di trasmissione al sistema di interscambio

Dal 1° gennaio 2019 entrerà in vigore quasi per tutti i soggetti passivi, fatte salve possibili proroghe, l’obbligo di emissione della fattura elettronica. Dal 1° luglio 2018 lo stesso obbligo sarà anticipato per le cessioni di carburanti per autotrazione.  Anche in questo caso si sta affacciando all’orizzonte la possibilità di un rinvio del nuovo adempimento al 1° gennaio dell’anno successivo. Tuttavia il passaggio da un sistema di tipo analogico, cioè fondato sulla “carta,” ad un sistema esclusivamente di tipo elettronico, non sarà indolore. Saranno necessari alcuni “adattamenti” normativi oltre a modificare tutte le procedure aziendali e degli studi professionali.

Una delle fonti fondamentali dalle quali è necessario partire per l’esame degli adempimenti che gli operatori dovranno porre in essere nei prossimi mesi è costituita dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate Prot. n. 89757/2018 del 30 aprile 2018. Il decreto direttoriale detta le “regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio”.

Un problema che gli operatori dovranno affrontare nel passaggio dal sistema analogico a quello digitale è rappresentato dal momento di effettuazione dell’operazione, cioè l’esigibilità del tributo, e la data dell’emissione della fattura.

In linea di principio, l’obbligo di emissione della fattura deve essere assolto, secondo le indicazioni di cui all’art. 21 del D.P.R n. 633/1972, in corrispondenza del momento di effettuazione dell’operazione (ex art. 6 del D.P.R. n. 633/1972).  Sono però previste alcune eccezioni ed una di queste è rappresentata dalla possibilità di emettere la fattura differita. Si tratta, ad esempio, delle cessioni di beni effettuate nel corso del mese solare precedente (nei confronti dello stesso soggetto) risultanti da apposito documento di trasporto.

Secondo le indicazioni fornite dal citato provvedimento direttoriale (cfr il punto 4.1) “La data di emissione della fattura elettronica è la data riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica, che rappresenta una delle informazioni obbligatorie ai sensi degli articoli 21 e 21 – bis” del D.P.R. n. 633/1972.  “La fattura elettronica scartata dal SdI … si considera non emessa”.

A tal proposito deve essere osservato come il sistema consenta l’emissione del documento (del file) anche in una data successiva rispetto a quella riportata nel predetto campo.   Ad esempio il cedente potrà “formare” (predisporre il file nel formato XML oggetto di trasmissione) il documento in data 30 gennaio 2019 ed effettuare la trasmissione al Sdi in data 2 febbraio 2019. L’operazione descritta è tecnicamente possibile.

Ai fini fiscali, fin quando non avviene materialmente la trasmissione, il documento non si considera ancora emesso (è semplicemente formato). L’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 dispone che “La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente …”. Al soggetto che ha emesso ed inviato la fattura elettronica verrà inviata una ricevuta di consegna, all’interno della quale sarà contenuta anche la data di ricezione della stessa da parte del destinatario.

La data della fattura deve coincidere con quella dell’effettuazione dell’operazione secondo la disciplina del citato art. 6 del Decreto Iva. Tornando all’esempio precedente se il professionista ha incassato il compenso il 30 gennaio 2019 o il cedente ha consegnato la merce entro la medesima data, la stessa indicazione deve essere contenuta nella fattura emessa.  Tuttavia non assumerà alcuna rilevanza la circostanza che l’effettiva trasmissione al Sdi possa non essere contestuale (cfr Confindustria, “Fatturazione elettronica tra privati”, Prime indicazioni operative dell’8 giugno 2018).

A tal proposito Confindustria ha evidenziato che, “al fine di individuare il momento di emissione della fattura, e quindi di esigibilità dell’imposta, non rileva il momento in cui la fattura viene trasmessa né quella in cui il Sdi invia la ricevuta di consegna o l’avviso di messa a disposizione”. A tal proposito la Circolare n. 1 del Dipartimento delle Finanze del 31 marzo 2014 (cfr la nota 7) ha affermato espressamente che “per data di emissione deve intendersi la data indicata nella fattura, …”.  Secondo Confindustria “Non bisogna confondere, pertanto, i momenti rilevanti ai fini Iva dagli altri momenti che sanciscono esclusivamente la finalizzazione delle procedure informatiche”.

Tornando all’esempio precedente, la fattura trasmessa al Sdi in data 2 febbraio 2019, si considererà emessa il 30 gennaio dello stesso anno (data indicata nel file in formato XML). L’emissione si considererà tempestiva in quanto la data del documento risulta perfettamente coincidente con la data di effettuazione dell’operazione. Il tributo risulterà esigibile nel corso della liquidazione del mese di gennaio.

Il punto 4.2 del provvedimento direttoriale prevede che il Sdi consegna al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” della fattura elettronica che contiene anche l’informazione della data di ricezione da parte del destinatario.  Tale ricevuta costituisce la prova dell’avvenuta emissione della fattura. Tuttavia se la data della ricevuta è, ad esempio, quella del 4 febbraio 2019, l’emissione della fattura dovrà considerarsi effettuata tempestivamente il 30 gennaio 2019 (data indicata nel file XML).

A seguito dell’avvenuta trasmissione il Sdi effettua i necessari controlli formali sul file in formato XML In caso di anomalie/errori il Sistema trasmette una notifica di scarto.  In tal caso la fattura si considera non emessa e l’emittente risulta obbligato ad effettuare un nuovo invio. In occasione del forum sulla fatturazione elettronica l’Agenzia delle entrate ha confermato, sia pure informalmente, che l’emittente ha 5 giorni lavorativi di tempo, dal ricevimento della notifica di scarto, per provvedere ad un nuovo invio senza incorrere in una violazione sanzionabile.

Tornando all’esempio precedente (documento datata 30 gennaio 2019 ed inviato il 3 febbraio del medesimo anno) il contribuente potrebbe ricevere la notifica di scarto il 6 febbraio. Da questo momento inizieranno a decorrere i 5 giorni lavorativi per effettuare il nuovo invio tramite il Sdi. Il documento (il file in formato XML) continuerà ad indicare la data del 30 gennaio e, qualora non intervenga un’ulteriore notifica di scarto, il documento si considererà tempestivamente emesso in data 30 gennaio.  Il tributo risulterà in ogni caso esigibile alla medesima data ed entrerà nel periodo di liquidazione del mese di gennaio.  E’ unque essenziale che non decorra un numero eccessivo di giorni tra la data indicata nella fattura e la trasmissione al Sdi. Infatti, qualora la notifica di scarto intervenga successivamente alla data di liquidazione del 15 febbraio (periodo di gennaio), il contribuente dovrà avvalersi del ravvedimento operoso.  Infatti, la data di emissione della fattura è pur sempre quella indicata nel documento o più correttamente file in formato XML.

Nicola Forte

19 giugno 2018

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