Adempimenti antiriciclaggio per i professionisti dell'area contabile-fiscale

Riepilogo degli obblighi Antiriciclaggio per i professionisti dell’area contabile/fiscale

 

Indice

1. I PROFESSIONISTI DESTINATARI DEGLI OBBLIGHI 

2. OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA 

3. OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DATI 

4. OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE OPERAZIONI SOSPETTE 

5. OBBLIGHI DI COMUNICAZIONE

6. LA FORMAZIONE DEL PERSONALE 

7. Aggiornamenti

 

 

1) I professionisti destinatari degli obblighi

I soggetti che il Decreto Legislativo 231/2007 identifica quali destinatari degli obblighi della normativa antiriciclaggio sono innumerevoli e vengono divisi in cinque gruppi (artt. da 10 a 14) di cui il terzo e il quarto sono intestati ai “Professionisti” (art. 12) e ai “Revisori legali” (già Revisori Contabili) (art. 13).

 

Sono considerati “Professionisti”, per la normativa antiriciclaggio:

• I soggetti iscritti nell’Albo Unico dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e nell’Albo dei Consulenti del Lavoro;
• ogni altro soggetto che rende i servizi forniti da periti, consulenti e altri soggetti che svolgono in maniera professionale, anche nei confronti dei propri associati e iscritti, attività in materia di contabilità e tributi, ivi compresi associazioni di categoria di imprenditori e commercianti, CAF e patronati;
• i notai e gli avvocati, ma solo per specifiche e ben individuate attività.
• i prestatori di servizi relativi a società e trust con esclusione dei professionisti precedentemente

 

Sono considerati “Revisori legali”, per la normativa antiriciclaggio¹:

1. I revisori legali e le società di revisione iscritti nel nuovo registro dei revisori legali ex D.M. 144/2012 e 145/2012 con incarichi di revisione su enti di interesse pubblico;
2. I revisori legali e le società di revisione iscritti nel nuovo registro dei revisori legali ex D.M. 144/2012 e 145/2012 senza incarichi di revisione su enti di interesse pubblico.

 

I componenti degli organi di controllo² comunque denominati, con esclusione del collegio sindacale quando esercita anche funzioni di controllo contabile, sono esonerati dagli obblighi di cui ai successivi paragrafi 2), 3) e 4) e sono soggetti agli obblighi di vigilanza e controllo, ciascuno nell’ambito delle proprie attribuzioni e competenze, ma solo se svolgono funzioni di controllo presso i soggetti che sono destinatari delle disposizioni in materia di antiriciclaggio.

Nel caso in cui il soggetto incaricato della revisione contabile sia un organo collegiale (quale ad esempio il collegio sindacale) l’obbligo di adeguata verifica di cui al successivo paragrafo 2, grava su ciascun sindaco/revisore e non sull’organo collegiale.

 

 

2) Obblighi di adeguata verifica della clientela

I professionisti e anche i revisori legali, ma questi ultimi solo per le ultime tre ipotesi, devono procedere ad un’adeguata verifica della clientela in ogni caso quando:

• la prestazione professionale ha per oggetto mezzi di pagamento, beni od utilità di valore pari o superiore a 000 euro;
• eseguono prestazioni professionali occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un’operazione frazionata;
• l’operazione sia di valore indeterminato o non determinabile (la costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi integra in ogni caso un’operazione di valore non determinabile, così come gli incarichi di revisione e di tenuta della contabilità );
• quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;
• quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione di un cliente.

 

 

Fasi dell’Adeguata Verifica

Gli obblighi di adeguata verifica si devono applicare ai nuovi clienti successivi al 29.12.2007 e, fatta salva la valutazione del rischio presente, anche alla clientela precedente fin dal primo contatto utile; esse si concretizzano, in sostanza, nella realizzazione di 3 distinte fasi:

 

a) Prima fase: identificazione del cliente.

E’ estremamente importante sapere chi e perché va identificato nell’ambito dell’operazione che ci viene sottoposta; identificare il soggetto sbagliato comporta, come conseguenza, la mancata registrazione del cliente o del titolare effettivo3 nell’Archivio Unico Informatico (AUI) o negli archivi e/o registri alternativi, fatto che è sanzionato penalmente, come delitto, con una multa.

La verifica dell’identità, che può essere diretta, indiretta o a distanza, deve essere compiuta, al momento in cui è conferito l’incarico di svolgere una prestazione professionale.

 

Leggi anche: Identificazione del titolare effettivo nella procedura antiriciclaggio (2020)

 

b) Seconda fase: ottenere (e fornire) informazioni.

Dopo aver identificato il cliente e l’eventuale diverso titolare effettivo, i professionisti dovranno ottemperare all’obbligo di ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale.

E’ stato previsto nel decreto legislativo 231/2007 uno specifico obbligo a carico del cliente di fornire, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire ai professionisti di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela e consentire l’identificazione del titolare effettivo.

E’ stata all’uopo introdotta anche una specifica sanzione di natura penale contravvenzionale (arresto e ammenda) per il cliente, che non fornisca le informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale, o le fornisca false. Il cliente ha il preciso obbligo di fornire “per iscritto e sotto la sua responsabilità” (anche penale) tutte le informazioni necessarie.

 

c) Terza fase: il monitoraggio e il controllo.

Durante tutto il periodo di svolgimento della prestazione professionale deve essere eseguito quello che il legislatore dell’antiriciclaggio definisce un “controllo costante” da eseguirsi analizzando, a mano a mano che vengono compiute, le transazioni concluse durante tutta la durata della prestazione professionale, in modo da verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che il professionista tenuto all’identificazione ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all’origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute.

Qualora il professionista o il revisore non sia in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica, (se, ad esempio, impossibilitato a raccogliere le dovute informazioni per ostruzionismo, riluttanza o voluta imprecisione del cliente nel fornire i dati richiesti) non può instaurare il rapporto continuativo né eseguire operazioni o prestazioni professionali oppure deve porre fine al rapporto o prestazione già in essere, valutando l’opportunità di effettuare una segnalazione di operazione sospetta alla UIF.

 

ATTENZIONE!! Dallo scorso 17 ottobre 2012, inoltre, con l’inserimento del comma 1-bis nell’art. 23 del D.Lgs. 231/2007 ad opera del D.Lgs. 169/2012, viene stabilito che laddove non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela relativamente a rapporti continuativi già in essere, operazioni o prestazioni professionali in corso di realizzazione, il professionista dovrà restituire i fondi e le altre disponibilità al cliente mediante bonifico su un c/c bancario (indicato dallo stesso cliente) accompagnato da un messaggio (si presume da indicare nella causale del bonifico) in cui si precisa l’impossibilità di rispettare tali obblighi.

 

Relativamente al previsto obbligo di astensione, viene stabilito che prima di effettuare la segnalazione di operazione sospetta all’UIF al fine di consentire l’eventuale potere di sospensione dello stesso, è necessario astenersi dall’eseguire le operazioni per le quali si sospetta vi sia una relazione con il riciclaggio o con il finanziamento del terrorismo. (Per la segnalazioni delle operazioni sospette vedi il paragrafo n. 4)

 Nel caso non sia possibile l’astensione permane l’obbligo di immediata segnalazione di operazione sospetta (da effettuarsi, quindi, subito e non solo “dopo aver eseguito l’operazione” come previsto prima del D.Lgs. 151/2009).

Relativamente agli obblighi imposti ai professionisti, è opportuno evidenziare, tra le atre⁴, due esclusioni che il legislatore ha previsto per quanto riguarda i soli obblighi di adeguata verifica (di cui al presente paragrafo 2) e di registrazione (di cui al successivo paragrafo 3).

Riguardano:

1. lo svolgimento della mera attività di redazione e/o di trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali.

2. lo svolgimento degli adempimenti in materia di amministrazione del personale di cui alla legge 11 gennaio 1979, n. 12.

 

La commissione antiriciclaggio del Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC), nelle linee guida di cui all’Informativa n. 27/2010 del 13.04.2010, afferma che rientrerebbero tra le prestazioni escluse anche l’esecuzione di ogni attività di attestazione prevista da leggi fiscali, tra le quali il visto di conformità, la certificazione tributaria e l’asseverazione ai fini degli studi di settore.

Con le risposte fornite dal Ministero dell’Economia e delle Finanze in occasione della teleconferenza “Il dottore commercialista e la normativa antiriciclaggio” del 20 maggio 2010, l’esenzione di cui al punto 1. si intende estesa con riguardo alle attività inerenti il pagamento delle imposte derivanti dalle dichiarazioni fiscali.

La commissione antiriciclaggio del Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC), nelle linee guida di cui all’Informativa n. 27/2010 del 13.04.2010 aggiunge alle prestazioni da assoggettare ad adeguata verifica, anche le consulenze prestate a favore di cooperative, Onlus ed enti assimilabili, le relazioni dei professionisti in tema di accordi di ristrutturazione, le attestazioni dei piani di risanamento e le relazioni giurate in tema di concordato preventivo.

 

Da segnalare che relativamente alla semplificazione degli obblighi⁵, alla possibilità, cioè, di non applicare gli obblighi di adeguata verifica a certa tipologia di clientela, questa è stata estesa dal D.Lgs. 151/2009 anche alla fattispecie nella quale il cliente è una società o altro organismo ammesso alla quotazione in un mercato regolamentato in uno o più stati comunitari, ovvero situato in uno stato estero con obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria. Fattispecie che si aggiunge agli intermediari finanziari, agli enti creditizi e agli uffici della Pubblica amministrazione.

Con il medesimo decreto legislativo, però, la semplificazione degli obblighi non è più applicabile quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile, nel qual caso il professionista è sempre soggetto agli obblighi di adeguata verifica.

 

Ciò significa che l’obbligo di adeguata verifica scatta ogni qual volta sussista il sospetto di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, indipendentemente dal fatto che l’operazione ne risulti normalmente esclusa, come nel caso di redazione o trasmissione di dichiarazioni fiscali o anche di pratiche di amministrazione del personale.

La conferma ci viene dalla Circolare n. 83607 del 19/03/2012 del Comando Generale della Guardia di Finanza dove, al § 3.1.2 della modulistica di supporto al Volume primo, allegato 6, si legge che:

“…il professionista che, ad esempio, si limita alla sola trasmissione telematica della dichiarazione è comunque tenuto all’obbligo di segnalazione sospetta”.

 

Nel caso, quindi, assai improbabile, che si possa anche solo sospettare un’operazione di riciclaggio dal semplice impegno all’invio telematico di una dichiarazione fiscale senza esercitare il controllo documentale, il sospetto comporta l’inevitabile obbligo di segnalazione che, a sua volta, trascina l’obbligo di adeguata verifica della clientela da cui sarebbe normalmente esonerata l’attività di mero invio telematico.

 

 

3) Obbligo di registrazione e conservazione dei dati 

Gli obblighi di registrazione previsti dal Decreto Legislativo 231/2007 sono assolti riportando nel relativo Archivio Unico Informatico (AUI) o nel registro della clientela⁶ le informazioni acquisite per assolvere gli obblighi di adeguata verifica.

La normativa obbliga il professionista ed il revisore legale ad effettuare queste registrazioni affinché:

• possano essere utilizzate per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, o per corrispondenti analisi, effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente ;
• possano essere utilizzate ai fini fiscali secondo le disposizioni vigenti (e quindi al ricorrere dei presupposti previsti dal DPR 600/73 per le imposte dirette e dal DPR 633/72 per l’Imposta sul Valore Aggiunto)

 

Le informazioni che debbono essere oggetto di registrazione sono:

• con riferimento alla prestazione professionale: la data di instaurazione (conferimento dell’incarico) e i dati identificativi del cliente, del suo rappresentante e del titolare effettivo, una sintetica descrizione della tipologia della prestazione professionale fornita, oltre allo scopo e alla natura prevista della prestazione professionale;
  
  
• con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un’operazione unica o di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un’operazione frazionata: la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione e di quello per conto del quale eventualmente

 

Le informazioni di natura obbligatoria, devono essere registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo all’accettazione dell’incarico professionale o all’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o al termine della prestazione professionale (quest’ultima possibilità riguarda le sole prestazioni di durata istantanea o comunque molto breve) e devono essere conservate per un periodo di dieci anni.

E’ stato precisato che il rinnovo dei documenti d’identità scaduti non costituisce variazione da registrare.

E’ importante porre l’accento sul fatto che per gli incarichi professionali di carattere continuativo è da ritenere sempre obbligatorio l’ulteriore adempimento di registrazione della cessazione della prestazione professionale, data questa da cui non può che farsi decorrere il termine di conservazione decennale dell’archivio stesso.

Per quanto riguarda le attività in materia di contabilità, il Provvedimento UIC del 24.02.2006 relativo alle attività professionali, ha previsto che per le prestazioni professionali relative alla tenuta della contabilità e alla revisione contabile è oggetto della registrazione il solo conferimento dell’incarico.

 

Gli obblighi di registrazione non si applicano nelle ipotesi di obblighi semplificati⁷ di adeguata verifica della clientela.

Gli obblighi di conservazione sono, come abbiamo visto, di durata decennale a decorrere dall’ultimazione della prestazione e riguardano:

1. L’archivio informatizzato (AUI) o il registro della clientela, con tutti i dati ivi inseriti relativi alla prestazione professionale, compresa la data di cessazione della stessa;
2. la copia o i riferimenti (non è obbligatorio, ma consigliabile, conservare fotocopia del documento d’identità) dei documenti acquisiti per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela, oltre a tutti i dati relativi alla prestazione professionale se si è optato per la tenuta del registro della clientela dove, si ribadisce, vanno indicati solo i dati identificativi del cliente;
3. le scritture e le registrazioni (e ogni altro atto o documento dai quali si possano ricavare informazioni), consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari;

 

I professionisti dovranno conservare nel Fascicolo del cliente quanto indicato ai numeri 2 e 3 che, assieme all’AUI o al registro della clientela, costituiranno la cosiddetta “pratica” da archiviare sotto il nome del cliente, in un archivio (faldone, fascicolo, cartella, ecc…) da conservare se possibile separatamente da altre forme di archiviazione relative alla clientela, allo scopo di poterlo consegnare, a chi, avendone titolo ne facesse legittimamente richiesta (AGO, forze di polizia, G. di F., Agenzia delle Entrate, Dia, ecc…).

Gli ordini professionali possono istituire sistemi di conservazione informatica di atti pubblici e di atti autenticati, loro copie autentiche e informazioni da essi derivanti o ad essi relative allo scopo di essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. (Allo scopo è però necessaria la pubblicazione di un Decreto del Ministero dell’Economia di concerto con il Ministero di Giustizia).

La commissione antiriciclaggio del Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC), nelle linee guida di cui all’Informativa n. 27/2010 del 13.04.2010 afferma che il fascicolo del cliente potrà essere tenuto anche con modalità informatiche, purché nell’assoluto rispetto degli adempimenti previsti in materia, con particolare riguardo a CNIPA, MEF e Tesoro, soprattutto per quanto concerne software, hardware e smart card.

Potranno, quindi, essere generate cartelle informatiche intestate a ciascun cliente nelle quali dovranno essere archiviati tutti i documenti. Se il documento è già informatizzato non sarà necessaria alcuna ulteriore operazione, mentre se è in forma cartacea allora bisognerà procedere alla sua scannerizzazione.

Naturalmente affinché il documento conservato mediante modalità informatiche abbia validità probatoria ai fini dei procedimenti giudiziari, il professionista dovrà procedere all’apposizione della firma digitale e, ove sia necessaria la data certa, anche della marca temporale.

La copia scannerizzata del documento d’identità o del codice fiscale può essere archiviata anche senza l’apposizione della firma digitale, mentre un contratto, un mandato o qualsiasi altro documento al quale si voglia conferire validità probatoria ai fini giudiziari dovranno essere archiviati solo dopo l’apposizione della firma digitale.

 

Leggi anche:

Antiriciclaggio senza registro: come comportarsi? (2017)

 Antiriciclaggio: la conservazione dei dati (2017)

 

 

4) Obblighi di segnalazione operazioni sospette

L’obbligo di segnalazione a carico dei professionisti sorge se i medesimi sanno, sospettano, hanno motivi ragionevoli per sospettare, che siano in corso, che siano state compiute, che siano state tentate, operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

E’ quindi da considerarsi sospetta, per il professionista, qualsivoglia attività, anche solo apparentemente finalizzata al compimento degli illeciti previsti dalla norma e indipendentemente dal fatto che il riciclaggio o il finanziamento del terrorismo si sia o meno effettivamente concretizzato.

Il contenuto delle segnalazioni è definito dalla UIF con proprie istruzioni.

 La segnalazione rappresenta un momento molto delicato per il professionista, obbligato, alla presenza del verificarsi delle condizioni di legge, ad esporre a potenziali indagini ed inchieste il proprio cliente.

Per farsi “nascere” il sospetto (e ritenere quindi di aver individuato un’operazione sospetta), secondo la norma occorre considerare e valutare le caratteristiche, l’entità e la natura dell’operazione o qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate; non si può che confermare, quindi, che gli elementi di valutazione devono essere acquisiti nell’ambito dell’attività professionale ovvero a seguito del conferimento di un incarico, con esclusione di indagini esterne o, comunque, estranee all’adempimento dell’incarico conferito, non potendo, questo tipo di valutazione, implicare attività di tipo investigativo.

Un aiuto viene dai principi generali e dagli indici di anomalia forniti dall’UIF (ex UIC), dai quali, come l’organismo stesso ha avuto modo di precisare, si evince come il professionista dovrà avere cura di avvalersi innanzitutto delle informazioni fornite nel corso dell’identificazione per individuare eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte o da svolgere e al profilo di rischio del cliente, basandosi sia sugli aspetti oggettivi delle attività, sia sugli aspetti soggettivi del cliente.

E’ il caso di segnalare che l’UIF, con la Comunicazione del 15/02/2010 (emessa nell’ambito delle sue specifiche competenze antiriciclaggio), richiama l’attenzione dei soggetti obbligati, tra cui anche i professionisti, sull’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette relative alle cosiddette “frodi carosello”, trattandosi indubbiamente di un tipico fenomeno di riciclaggio che

“è considerato tale anche se le attività che hanno generato i beni da riciclare si sono svolte nel territorio di un altro Stato comunitario o di un Paese terzo”.

 

L’UIF con la suddetta Comunicazione offre un valido strumento di orientamento per professionisti e intermediari, elaborando in uno “schema operativo” gli elementi sintomatici finalizzati ad individuare possibili anomalie tipiche del fenomeno.

Per quanto riguarda eventuali responsabilità connesse alle segnalazioni, è espressamente previsto che le segnalazioni effettuate per le finalità legali ed in buona fede non comportano responsabilità di alcun tipo per i professionisti ovvero per i loro dipendenti e collaboratori ed in ogni caso non costituiscono violazione degli obblighi di segretezza, del segreto professionale o di eventuali restrizioni alla comunicazione di informazioni imposte in sede contrattuale o da disposizioni legislative, regolamentari o amministrative.

Non vi è alcun obbligo di segnalazione delle operazioni sospette per le informazioni ricevute da un cliente o ottenute riguardo allo stesso, nel corso dell’esame della posizione giuridica del cliente o dell’espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo lo stesso.

L’esclusione dall’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette è applicabile per estensione ai giudizi arbitrali o di risoluzione delle controversie (ADR) avanti gli organismi di conciliazione ed anche alle consulenze tecniche di parte (CTP), anche se queste ultime, al contrario di arbitrati, conciliazioni e CTU devono essere registrate e assoggettate ad adeguata verifica della clientela.(Nota MEF n. 65633 del 12.06.2008)

Da segnalare che, a differenza di avvocati e notai per i quali l’esclusione è normativamente prevista, non vi è una esplicita esenzione dalla registrazione e dall’assoggettamento ad adeguata verifica della clientela per le pratiche di contenzioso espletate dal professionista di area contabile/fiscale, ancorché, come abbiamo visto, viga per tutti l’esonero dall’obbligo di segnalazione.

Una esclusione implicita la si può ritrovare, però, nella nota del MEF n. 65633 del 12/06/2008, laddove, estendendo alle ADR e alle CTP l’esonero dall’obbligo della segnalazione di operazione sospetta previsto per il contenzioso, specifica che solo le CTP, e non anche le ADR e le CTU, rimangono assoggettate all’obbligo di registrazione e di adeguata verifica; questa affermazione, peraltro, non può che riferirsi ai professionisti diversi da avvocati e notai che, come sappiamo, sono soggetti alla normativa antiriciclaggio solo per le operazioni specificatamente individuate dalla norma, tra le quali non rientrano le ADR e le CTU e nemmeno la CTP.

In data 04/05/2011 con provvedimento del Direttore dell’UIF, sono stati finalmente rese note le modalità e predisposti gli strumenti necessari alla prevista trasmissione telematica per tutti i soggetti coinvolti (precedentemente operativa solo per intermediari creditizi e finanziari).

Dal successivo giorno 16 maggio 2011 vengono meno le modalità di trasmissione cartacea delle segnalazioni, previste utilizzando la modulistica compilabile ex UIC – “Allegato D” – sul sito della Banca d’Italia al link: http://www.bancaditalia.it/UIF/moduli-sw/moduli-uif/modulo-sos-prof e di invio postale all’Unità d’Informazione Finanziaria presso la Banca d’Italia (UIF) in Largo Bastia, 35 a Roma con l’indicazione, accanto all’indirizzo, del codice PR AR94.

La revisione del sistema di raccolta e gestione delle segnalazioni di operazioni sospette di riciclaggio, finanziamento del terrorismo o di programmi di proliferazione di armi di distruzione di massa, ha comportato l’introduzione di un nuovo modello segnaletico.

La nuova procedura di segnalazione è entrata in vigore il 16/05/2011 e a partire da detta data, pertanto, le segnalazioni andranno trasmesse per via telematica mediante l’utilizzo del data entry disponibile sul portale INFOSTAT-UIF (https://infostat-uif.bancaditalia.it) ovvero mediante upload, da effettuarsi sempre dal predetto portale, di files predisposti con applicativi proprietari, rispettando gli standard prescritti negli allegati 3a e 3b del provvedimento.

Per accedere ai servizi disponibili sul portale, i segnalanti dovranno provvedere a registrarsi preventivamente nell’ANAGRAFE DEI SEGNALANTI UIF mediante l’invio del “Modulo di adesione”.

Il suddetto modulo dovrà essere compilato e inoltrato secondo le modalità indicate nelle “Istruzioni per la compilazione del modulo di adesione”, contenuto nella richiamata documentazione di supporto. A ciascun segnalante sarà assegnato un “codice segnalante” che lo identificherà in maniera univoca negli archivi della UIF e che dovrà essere usato in tutti gli scambi informativi con l’Unità di Informazione Finanziaria stessa.

Le abilitazioni per l’accesso al portale (cfr. “Istruzioni per l’accesso e le autorizzazioni” pure contenute nella ripetuta documentazione) saranno rilasciate, di regola, nelle 48 ore successive alla ricezione della richiesta.

Per eventuali delucidazioni sulla procedura (in particolare per quanto attiene alla abilitazione e alla nuova modalità di segnalazione) potrà essere contattato il servizio di help-desk all’uopo predisposto, mediante l’invio di e-mail all’indirizzo: uif.helpsos@bancaditalia.it

In ambito professionale la norma prevede la possibilità (solo per notai, avvocati, dottori commercialisti ed esperti contabili e consulenti del lavoro) che le segnalazioni possano essere indirizzate, di volta in volta, agli Ordini professionali che poi le inoltreranno senza ritardo e integralmente all’UIF eliminando il nome del professionista segnalante e quindi in forma totalmente anonima.

Anonima sarà anche la segnalazione inoltrata dalla società di revisione, alla quale l’operazione sospetta deve essere preventivamente segnalata dal responsabile dell’incarico all’interno della società stessa, soggetto che non verrà nominato.

Una simile possibilità non è stata al momento ancora riconosciuta ai revisori persone fisiche non iscritte ad un ordine e ai professionisti iscritti ad associazioni di natura privatistica di stampo sindacale (quali i tributaristi) e che ora potrà forse essere prevista, almeno per questi ultimi, essendo ormai norma di legge il riconoscimento delle associazioni in cui si riconoscono, appunto, le professioni non regolamentate (Legge 4 del 14.01.2013).

Per i professionisti non ordinisti, quindi, non rimane che osservare le regole generali e quanto la norma già stabilisce per le altre categorie, quali gli intermediari finanziari, in attesa di ulteriori sviluppi normativi.

A parte l’anonimato ottenibile inoltrando previamente la segnalazione ai rispettivi Ordini di appartenenza ovvero alla società di revisione, il legislatore ha avuto una particolare attenzione relativamente alla riservatezza e alla protezione dei dati del segnalante; per raggiungere lo scopo è espressamente previsto che in caso di denuncia o di rapporto, ai sensi degli articoli 331 e 347 del c.p.p., l’identità delle persone fisiche che hanno effettuato le segnalazioni e dei soggetti comunque destinatari degli obblighi antiriciclaggio, anche qualora sia conosciuta, non è menzionata e viene rivelata solo qualora sia indispensabile e su decisione dell’autorità giudiziaria (con decreto motivato), ai fini dell’accertamento dei reati per i quali si procede.

Tutte le informazioni relative sia al contenuto sia all’effettuazione delle segnalazioni di operazioni sospette, sono soggette ad un regime di rigorosa riservatezza previsto dalla norma e i professionisti obbligati alla segnalazione, sono tenuti ad adottare adeguate misure per assicurare la massima riservatezza dell’identità delle persone che effettuano la segnalazione.

Tutti gli atti e i documenti dai quali risultino le generalità dei segnalanti sono custoditi sotto la diretta responsabilità del titolare dell’attività, del legale rappresentante o del presidente dell’ordine professionale ovvero dai soggetti rispettivamente delegati.

E’, inoltre, assolutamente vietato dare comunicazione delle avvenute segnalazioni al di fuori dei casi espressamente previsti dalla normativa antiriciclaggio⁸; il divieto comprende qualsivoglia comunicazione al soggetto segnalato e a terzi e si estende anche alle informazioni in possesso del professionista sul fatto che sia in corso o possa essere svolta un’indagine in materia di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

L’inosservanza del divieto di comunicazione è un reato contravvenzionale assistito dalla sanzione penale dell’arresto o dell’ammenda (Vedi anche la separata dispensa sulle sanzioni)

E’ doveroso segnalare che il tentativo di un professionista di dissuadere il cliente dal porre in atto un’attività illegale non concretizza la violazione del divieto di comunicazione.

 

 

5) Obblighi di comunicazione

Le comunicazioni d’infrazione riguardano tutte le regole previste in materia (con i nuovi limiti entrati in vigore il 6 dicembre 2011) e di seguito elencate, e tutti i soggetti destinatari della normativa antiriciclaggio:

1. trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, senza il tramite di un intermediario abilitato⁹, quando il valore oggetto del trasferimento, è complessivamente pari o superiore a 1.000 euro¹⁰. Il trasferimento è vietato anche quando è effettuato con più pagamenti inferiori alla soglia che appaiono artificiosamente frazionati;
2. assegni bancari e postali emessi, trasferiti o presentati all’incasso per importi pari o superiori a 1.000 euro senza recare l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità;
3. assegni bancari e postali emessi all’ordine del traente (non girati unicamente) trasferiti o presentati per l’incasso a una banca o a Poste Italiane Spa, da soggetto diverso dall’emittente;
4. assegni circolari, vaglia postali e cambiari emessi, trasferiti o presentati all’incasso per importi pari o superiori a 1.000 euro senza l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità;
5. libretti di deposito bancari o postali al portatore con saldo pari o superiore a 1.000 euro;
6. libretti di deposito bancari o postali al portatore con saldo pari o superiore a 1.000 euro esistenti alla data del 6 dicembre 2011, non estinti dal portatore ovvero con il loro saldo non ridotto a una somma non eccedente il predetto importo entro il 31 marzo 2012;
7. trasferimento di libretti di deposito bancari o postali al portatore, con omissione della comunicazione da parte del cedente, entro 30 giorni, alla banca o a Poste Italiane
8. S.p.A. dei dati identificativi del cessionario, dell’accettazione di questi, e della data del trasferimento
9. Trasferimento in uscita dal territorio nazionale, di denaro contante effettuato per il tramite dei cosiddetti “money transfer”, pari o superiore a 1.000 euro. (E’ stata abrogata la precedente normativa derogatoria per questi trasferimenti)
10. L’apertura in qualunque forma di conti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia
11. L’utilizzo in qualunque forma di conti o libretti di risaprmio in forma anonima o con intestazione fittizia aperti presso Stati  esteri.

 

Una rilevante novità introdotta nel 2009 dal D.lgs. 151 è il concetto di “valore oggetto di trasferimento” in sostituzione di quello di “valore dell’operazione”.

 

La previgente formulazione aveva creato problemi interpretativi soprattutto per i professionisti per i quali, e solo per loro (revisori legali esclusi), la definizione di “operazione” consiste in

“un’attività determinata o determinabile, finalizzata a un obiettivo di natura finanziaria o patrimoniale modificativo della situazione giuridica esistente, da realizzare tramite una prestazione professionale”;

per tutti gli altri soggetti obbligati (inclusi i revisori), è definita “operazione”, semplicemente “la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento”.

Decisamente più chiaro è anche il concetto di “pagamenti (…) frazionati” perché, nella nuova formulazione, è ora evidente che il limite soglia di 1.000 euro è riferito solo al “valore oggetto del trasferimento”, a nulla rilevando l’eventuale frazionamento in importi inferiori.

Pertanto, anche se il trasferimento di denaro, a fronte di un valore complessivo superiore al limite (ad esempio l’acquisto di un bene per 3.500 euro), è frazionato in più pagamenti non giustificati da usuali pratiche commerciali, nessuno di questi potrà essere eseguito in contanti.

La comunicazione non deve essere inviata quando l’oggetto dell’infrazione è una operazione segnalata come operazione sospetta di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, quale, ad esempio, il ricorso frequente o ingiustificato alle operazioni con contanti (ancorché non violino i limiti imposti) e il prelievo o il versamento in contanti con intermediari finanziari di importo pari o superiore a 15.000 euro.

La comunicazione deve essere inviata a mezzo raccomandata entro 30 giorni da quando si è venuti a conoscenza dell’operazione, (si consiglia la modalità a/r con plico senza busta, con il sistema utilizzato per le notifiche giudiziarie) in forma libera, in quanto non esistono moduli prestampati, contenente:

• le generalità del segnalante;
• i dati dell’autore o degli autori della violazione;
• l’indicazione che è stata violata la disposizione di cui all’art. 49, 1, 5, 6, 7, 12, 13 e 14, e all’art. 50 del D.lgs. 231/2007;
• gli elementi che comprovano la commissione della violazione;
• le circostanze in cui il segnalante ha preso atto dell’infrazione.

 

Destinatarie delle comunicazioni sono le Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS), che hanno sostituito dal 01.03.2011 le soppresse Direzioni territoriali dell’economia e delle finanze, di cui però soltanto sei sono competenti alla trattazione delle contestazioni per singoli rilievi superiori a

250.000 euro (non oblabili) come precisato dal MEF con Circolare n. 2/2012; violazioni, queste ultime, per le quali era precedentemente competente la Direzione generale antiriciclaggio – Direzione V del Dipartimento del Tesoro al Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Le ventidue Ragionerie Territoriali dello Stato, individuate dal M.E.F. con il Decreto Interdipartimentale del 17/11/2011, a seconda della regione o della provincia nella quale la violazione è stata commessa e, qualora il professionista non fosse in grado di determinarne il luogo, dovrà fare riferimento a quello in cui la violazione è stata accertata, sono le seguenti:

• TORINO: per il Piemonte e la Valle d’Aosta;
• GENOVA: per la Liguria **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• MILANO: per la Lombardia; **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• BOLZANO: per il Trentino Alto Adige;
• VERONA: per il Veneto zona sud/ovest (Verona, Vicenza, Padova, Rovigo);
• VENEZIA: per il Veneto zona nord/est (Venezia, Treviso, Belluno);
• UDINE: per il Friuli Venezia Giulia;
• BOLOGNA: per l’Emilia Romagna e le Marche; **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• FIRENZE: per la Toscana;
• PERUGIA: per l’Umbria;
• ROMA: per il Lazio zona centro/nord (Roma, Rieti, Viterbo); **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• LATINA: per il Lazio zona sud (Latina, Frosinone);
• L’AQUILA: per l’Abruzzo;
• NAPOLI: per la   Campania   zona   centro/nord   (Napoli,   Avellino,   Benevento,   Caserta); **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• SALERNO: per la provincia di Salerno e la Basilicata;
• BARI: per la Puglia e il Molise; **competenza per importi oltre 250.000 euro**
• COSENZA: per la Calabria zona nord (Cosenza, Crotone, Catanzaro)
• REGGIO CALABRIA: per la Calabria zona sud (Reggio Calabria, Vivo Valentia);
• MESSINA: per la Sicilia zona centro/nord (Messina, Caltanissetta, Enna, Palermo, Trapani);
• CATANIA: per la Sicilia zona sud/est (Catania, Agrigento, Siracusa, Ragusa);
• CAGLIARI: per la Sardegna zona sud/ovest (Cagliari, Oristano);
• SASSARI: per la Sardegna zona nord/est (Sassari, Nuoro).

 

Ai fini della determinazione della competenza per valore, in presenza di più violazioni segnalate o contestate con un unico atto non si deve effettuare il cumulo degli importi delle violazioni, per cui qualora tutte le infrazioni siano di importo inferiore o uguale ad 250.000 euro, la competenza è comunque attribuita alla specifica (delle 22) Ragioneria Territoriale dello Stato competente per territorio, anche se la somma totale degli importi delle violazioni fosse maggiore di 250.000 euro.

Con il D. L. n. 201 del 06/12/2011, è stata modificata la norma che prevede la comunicazione di accertato superamento, in un trasferimento, della soglia minima di € 999,99, da effettuarsi a cura dei soggetti preposti (tra cui rientrano anche i professionisti), prevedendo che anche l’Agenzia delle Entrate, oltre al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF), sia destinataria della comunicazione stessa.

Obbligata dell’inoltro all’Agenzia doveva essere la Ragioneria Territoriale dello Stato, anche se alcuni esponenti del Dicastero avevano affermato che fosse un obbligo ricadente in capo al segnalante.

Successivamente con il D.L. n. 16/2012 è stato stabilito che il “secondo” soggetto destinatario non è più l’Agenzia delle Entrate, ma la Guardia di Finanza, che ne darà tempestiva comunicazione all’Agenzia delle Entrate, senza però dirimere la questione sul soggetto che deve inviare la “seconda” segnalazione alla Guardia di Finanza.

E’ quindi dovuto intervenire il MEF con la nota DT 77009 del 03/10/2012 per chiarire che il segnalante deve effettuare una sola comunicazione alla Ragioneria Territoriale dello Stato competente per territorio, la quale provvederà a trasmettere la comunicazione alla Guardia di Finanza, che a sua volta la “girerà” all’Agenzia delle Entrate.

Possiamo ora tentare di definire le operazioni che il professionista è costretto a monitorare per adempiere agli obblighi di controllo dell’operato del cliente, allo scopo di comunicare eventuali violazioni riscontrate.

Dopo aver precisato che i professionisti sono obbligati a comunicare le sole infrazioni di cui siano venuti a conoscenza in relazione ai loro compiti di servizio e nei limiti delle loro attribuzioni ed attività, e non anche quelle acquisite nel corso di attività svolte a titolo personale o, comunque, non professionale, è facile ipotizzare che, per i professionisti dell’area contabile, la maggior parte delle violazioni possa emergere dalle scritture contabili obbligatorie, che, per prevalente giurisprudenza, fanno prova contro l’imprenditore.

Il professionista, quindi, che, incaricato di tenere la contabilità, si trovi a registrare scritture di entrate o uscite di cassa superiori al limite di soglia, o anche di importo inferiore, ma frazionate e, in base alla nuova normativa, riconducibili ad un unico valore oggetto di trasferimento superiore al limite previsto, sarà tenuto alla comunicazione dell’irregolarità riscontrata; alla stessa stregua anche il professionista che, pur non tenendo la contabilità del cliente, rilevi la violazione dalle scritture o dai documenti che sta controllando per la predisposizione del bilancio o in seguito ad incarico peritale di parte o in qualità di revisore legale o di sindaco con incarico del controllo contabile.

Il coinvolgimento del professionista è così incisivo che occorre probabilmente un’attenta attività di persuasione nei confronti di certa clientela per far comprendere la nuova procedura.

Il comportamento della clientela, infatti, deve essere il più possibile aderente ai nuovi obblighi per evitare che i professionisti alla luce delle incombenze loro imposte circa l’effettuazione delle infrazioni rilevate nel trasferimento di contanti e titoli, ma anche sulla adeguata verifica della clientela, nonché sulle segnalazioni delle operazioni sospette, si trovino costretti ad intervenire.

Occorre porre particolare attenzione alla corretta tenuta della contabilità e monitorare attentamente il conto “cassa contanti” in entrata e in uscita, soprattutto nelle transazioni con fornitori e clienti, nei prelevamenti e versamenti del titolare e/o dei soci, nella distribuzione degli utili, indipendentemente dal fatto che l’operazione sia lecita o no.

Di estrema importanza anche la separata rilevazione di contanti e assegni istituendo per tutte le contabilità ordinarie la “cassa assegni”, ancorché specificatamente obbligatorio solo per le società di capitali.

La Commissione antiriciclaggio, infatti, ha già avuto modo di classificare l’illecito relativo all’uso del denaro contante e dei titoli al portatore, come di natura oggettiva, che comporta sempre l’irrogazione della sanzione pecuniaria; la liceità dell’operazione sarà considerata ai fini della sola quantificazione della sanzione, quale circostanza attenuante.

 

 

6) La formazione del personale

Particolare attenzione è data dal legislatore dell’antiriciclaggio alla formazione del personale. Rientra tra gli obblighi di quella che abbiamo definito collaborazione “passiva” e, nello specifico, è stabilito che i professionisti e gli ordini professionali (così come tutti gli altri soggetti obbligati) adottano misure di adeguata formazione del personale e dei collaboratori al fine di una corretta applicazione delle disposizioni del decreto. I programmi di formazione devono essere finalizzati a riconoscere attività potenzialmente connesse al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo.

E’ la stessa Direttiva Comunitaria a disporre che il personale interessato debba essere messo a conoscenza della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo, anche attraverso la partecipazione a specifici programmi di formazione, finalizzati:

• ad aiutare il personale a riconoscere le attività che potrebbero essere connesse al riciclaggio, o al finanziamento del terrorismo
• ad istruire il personale sulle formalità da seguire, per ottemperare alla normativa in esame, con particolare riferimento al modo di procedere in presenza di operazioni che potrebbero essere connesse al riciclaggio, o al finanziamento del terrorismo.

La formazione deve essere continua e sistematica e deve tenere conto dell’evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio e di lotta al finanziamento del terrorismo.

La Direttiva prevede inoltre che il personale interessato sia messo in condizione di accedere a informazioni aggiornate sulle prassi seguite dai riciclatori e sugli indizi che consentono di riconoscere operazioni sospette: questo punto è stato esplicitamente sottolineato dal Decreto Legislativo dove dispone che la autorità competenti, in particolare la UIF, la Guardia di finanza e la DIA, forniscono indicazioni aggiornate circa le pressi seguite dai riciclatori e dai finanziatori del terrorismo.

Nel caso in cui l’attività venga svolta in forma associata o societaria, è obbligo della società o dell’associazione farsi carico della formazione del personale.

La formazione del personale costituisce, oltre che un obbligo, un investimento per i soggetti interessati, proprio al fine di evitare molti dei problemi sino ad ora esaminati.

La formazione è obbligatoria:

• con cadenza annuale
• deve essere erogata organicamente (non suppliscono all’obbligo in parola, secondo la prassi interpretativa dell’UIC, l’autoformazione o la partecipazione episodica di qualche elemento della struttura a convegni ed iniziative esterne di portata generale).
• deve essere concordata tra il “dominus” ed i suoi collaboratori
• deve essere relazionata

 

Devono essere inoltre assicurati i controlli sull’operato di dipendenti e collaboratori, in modo discreto ed ovviamente non “contra legem”; bisognerà predisporre strutture di controllo che prevengano eventuali infedeltà di tutti i dipendenti e dei collaboratori.

Per i professionisti persone fisiche l’obbligo di formare il personale nella particolare materia dell’antiriciclaggio, non è assistito da una sanzione specifica che è, invece, prevista solo per le società di revisione, oltre che per gli intermediari finanziari.

 

 

Segnaliamo degli articoli di aggiornamento sull’argomento

Antiriciclaggio e professionisti parte 1: norme e sanzioni (2017)

Antiriciclaggio: nuovi indicatori di anomalia da parte dell’UIF (2020)

Dal 2021 segnalate le operazioni bancarie superiori a 5000 euro (2020)

 

 

 

A cura del Dott. Giuseppe Zambon

16 maggio 2013

 

 

 

NOTE

¹ Così variato dall’art. 27, comma 1, lett. g), D.Lgs. 13 agosto 2010, n. 141, come modificato dall’art. 18, comma 1, D.Lgs. 19 settembre 2012, n. 169, che ha introdotto all’art. 13 del D.Lgs. 231/2007 il comma 2-bis di interpretazione autentica del comma 1 del medesimo art. 13. In precedenza la lettera a) si riferiva alle “società di revisione iscritte nell’albo speciale previsto dall’art. 161 del TUF” e la lettera b) “ai soggetti iscritti nel registro dei revisori contabili”.

² Sia esso formato da: Collegio sindacale, Comitato di controllo di gestione, Consiglio di sorveglianza, Organismo di vigilanza (ex art. 6, comma 1, lettera b), D.Lgs. 231/2001).

³ Si considera titolare effettivo: “La persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano il cliente nonché la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività, individuate sulla base dei criteri di cui all’allegato tecnico del D.Lgs. 231/2007”. Nel caso di società, fondazioni, trust, ecc. si intende titolare effettivo: “La persona fisica o le persone fisiche che esercitano un controllo sul 25 per cento o più del patrimonio di un’entità giuridica”.

⁴ Revisione negli Enti locali, mediazione, incarichi dall’autorità giudiziaria, docenza, vendita di beni immobili e di beni mobili registrati, pareri giuridici pro-veritate, difesa e rappresentanza in procedimenti giudiziari (solo per avvocati), compiti e funzioni degli organi di controllo societario senza funzioni di revisione contabile.

⁵ Gli obblighi semplificati di adeguata verifica, consistono nell’espletamento della sola fase di identificazione del cliente e dei relativi poteri di rappresentanza di cui alla lettera a) nella pagina 4.

⁶ Nel registro cartaceo della clientela devono essere registrati solo i dati identificativi (rectius anagrafici) del cliente, mentre scopo, natura e motivazioni della prestazione professionale, assieme a tutta la documentazione relativa, andranno conservati in un apposito “Fascicolo del cliente” di cui si dirà più avanti.

⁷ Gli obblighi semplificati di adeguata verifica, consistono nell’espletamento della sola fase di identificazione del cliente e dei relativi poteri di rappresentanza di cui alla lettera a) nella pagina 4.

⁸ Il divieto di comunicazione non vige tra i professionisti sia iscritti in albi che non iscritti, che svolgono la professione in forma associata (si ritiene anche societaria dopo la regolamentazione delle nuove STP), nei confronti di dipendenti e collaboratori di studio; non vige anche con altri professionisti coinvolti nella medesima operazione o anche in operazioni diverse, ma nei confronti di un cliente comune, ma solo se le informazioni vengono utilizzate ai fini di prevenzione del riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

⁹ Sono considerati intermediari abilitati: Banche, Poste Italiane Spa, IMEL, SIM, SGR, SICAV, Compagnie di assicurazione, Agenti di cambio, Agenti per la riscossione, Società Fiduciarie.

¹⁰ Limite stabilito a far tempo dal 06.12.2011 per le comunicazioni antiriciclaggio sull’uso del contante e degli assegni trasferibili (l’importo era stato fissato in € 2.500 dal 13.08.2011, precedentemente stabilito in € 5.000 dal 31.05.2010 e in € 12.500 fino a quella data, con un breve periodo tra il 30.04.2008 e il 25.06.2008 in cui il limite fu abbassato a 5.000 euro dal Governo Prodi e poi ripristinato ad euro 12.500 dal successivo IV Governo Berlusconi. Il limite era invece fissato in 20.000.000 di lire fino al 17.10.2002).