Antiriciclaggio: la conservazione dei dati

Una delle principali novità in materia di antiriciclaggio riguarda l’eliminazione dell’obbligo di registrazione nell’archivio unico informatico dei dati del cliente e la descrizione dell’operazione posta in essere. I vantaggi saranno notevoli e soprattutto l’applicazione del principio del favor rei consentirà ai soggetti che non hanno mai osservato il predetto adempimento di evitare l’irrogazione delle relative sanzioni. Il chiarimento è stato fornito dalla Guardia di Finanza la cui circolare ha recepito le linee guida del Tesoro a proposito dell’irrogazione delle sanzioni.

Tuttavia l’applicazione del favor rei riguarda solo i casi in cui gli illeciti siano anteriori all’entrata in vigore del decreto legislativo n. 90/2017, cioè del provvedimento con il quale l’Italia ha recepito la IV Direttiva UE sul contrasto al riciclaggio e al finanziamento al terrorismo.

I professionisti devono però considerare che gli obblighi previsti dal D.Lgs n. 231/2007 sono dinamici. Non è sufficiente acquisire tutti i dati necessari in occasione del conferimento dell’incarico. Questo momento è solo quello iniziale durante il quale il cliente, l’esecutore e il titolare effettivo vengono identificati. Inoltre vengono altresì acquisite le informazioni relative all’operazione, allo scopo e alle finalità.

La valutazione del cliente deve essere costante anche perché nel corso del rapporto il rischio si può trasformare da basso, a medio o anche elevato. Il professionista potrebbe essere tenuto a fornire la dimostrazione, nel corso della verifica avviata dalla Guardia di Finanza, che il presidio sul cliente è stato costante avendo posto in essere una serie di attività di controllo, di monitoraggio e verifica costanti nel tempo.

Il problema è però rappresentato dal fornire ai verificatori la prova di aver espletato tali attività. Il professionista potrebbe ad esempio compilare periodicamente dei report relativi alle attività svolte e alle informazioni richieste nel tempo al cliente controfirmati dallo stesso. Queste modalità sono sicuramente idonee, ma il problema sembra essere rappresentato dalla data certa.

La norma di riferimento è rappresentata dall’art. 34 del D.Lgs n. 231/2007 che disciplina gli obblighi di conservazione dei dati e delle informazioni acquisite. In particolare il comma 2 così dispone: “Per le finalità di cui al comma 1, i soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell'adeguata verifica della clientela e l'originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:

1. a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell'incarico;
2. b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell'esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
3. c) la data, l'importo e la causale dell'operazione;
4. d) i mezzi di pagamento utilizzati”.

I dubbi interpretativi trovano origine dell’utilizzo dell’espressione “univocamente”. In buona sostanza sembra essere il professionista il soggetto obbligato a rendere possibile la ricostruzione, con data certa, dei dati sopra indicati. Potrebbe non essere quindi sufficiente la conservazione in formato cartaceo del fascicolo contenente copia di tutte le informazioni previste dalla legge. Tale modalità di conservazione sembra non essere idonea – mancando la certezza della data - rispetto ai requisiti previsti dall’art 34 in rassegna. La data certa potrebbe ad esempio essere ottenuta convertendo in formato PDF i dati e la documentazione da conservare apponendo la firma elettronica del professionista. In questo caso si otterrà la matematica certezza che le informazioni necessarie saranno state ottenute non oltre il momento di apposizione della firma elettronica. Il medesimo procedimento potrà essere seguito nell’effettuazione dell’attività di monitoraggio costante del rischio del cliente. In questo caso i report periodici potranno essere convertiti in formato PDF e sottoscritti digitalmente.

La soluzione definitiva deve essere però rinviata essendo necessario attendere l’approvazione delle regole tecniche che consentiranno la concreta attuazione del decreto legislativo che ha recepito le regole comunitarie.

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21 dicembre 2017

Nicola Forte