Stampa dei registri contabili: ripasso delle ultime novità

Il D.L. n. 73/2022, cosiddetto Decreto Semplificazioni Fiscali, convertito con Legge n. 122/2022, ha introdotto alcune novità in materia di stampa o conservazione sostitutiva digitale di libri e registri contabili.

Stampa dei registri contabili: cosa è cambiato col Decreto Semplificazioni?

In particolare, in base a quanto previsto dall’art. 1, comma 2-bis, che ha modificato l’art. 7, comma 4-quater, D.L. 10 giugno 1994, n. 357, l’aggiornamento con sistemi elettronici dei dati contabili determina la regolarità della tenuta e della conservazione di qualsiasi registro contabile anche in difetto di stampa cartacea o di conservazione digitale degli stessi.

In pratica questa regolarità è rispettata anche qualora non vengano osservati i termini previsti dal comma 4-ter (tre mesi) qualora di fronte ad eventuali richieste da parte degli organi accertatori i registri vengano prontamente stampati in loro presenza.

L’art. 7, comma 4-quater, D.L. 10 giugno 1994, n. 357 è stato oggetto nel corso del tempo di numerose modifiche.

La versione originaria di tale comma, introdotto dal Decreto Legge 16 ottobre 2017, n. 148 con l’art. 19-octies, comma 6, disponeva:

“4 quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4 ter, la tenuta dei registri di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, con sistemi elettronici è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

Con questa aggiunta all’art. 7, il legislatore stabiliva, di fatto, la regolarità della tenuta dei registri IVA acquisti e vendite, tenuti con sistemi elettronici, in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi fossero:

• risultati aggiornati sui medesimi sistemi elettronici;
   
• stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

Successivamente, l’art. 12-octies Decreto Legge 30 aprile 2019, n. 34 ha nuovamente modificato il comma 4-quater:

“4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4 ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

In tal modo quanto precedentemente previsto per i registri IVA è stato ampliato a qualsiasi registro contabile.

Alcune note dal Fisco in tema di tenuta e conservazione dei documenti contabili

Sul punto, l’Agenzia delle Entrate con Risoluzione 28 marzo 2022, n. 16 ha ritenuto utile ribadire che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (Interpello n. 236/2021).

Pertanto, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti e registri fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico:

1. ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da arte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
    
2. entro tale momento (terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del D.M. 17 giugno 2014 qualora il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.

Quest’anno l’art. 1, Decreto Legge 21 giugno 2022, n. 73 con il comma 2-bis ha così modificato il comma 4-quater: 4-quater.

In deroga a quanto previsto dal comma 4 ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.

Con questa ultima modifica il legislatore supera l’interpretazione fornita dall’Agenzia con le sopracitate risoluzioni parificando tenuta e conservazione ai fini semplificativi.

Tuttavia, quanto disposto pone problematiche di coordinamento normativo e oltretutto presenta, in certi casi, difficoltà di natura applicativa; inoltre, non risponde all’esigenza sempre più marcata di digitalizzare i sistemi amministrativi, contabili e fiscali.

I benefici della conservazione digitale

È necessario soffermarsi e valutare i benefici e le garanzie che la conservazione digitale a norma offre a coloro che adottano tale sistema di conservazione.

Conservazione digitale a norma vuol dire:

• garantire nel tempo l’immodificabilità, l’integrità e l’autenticità dei dati contabili con evidenti benefici di opponibilità ai terzi;
   
• garantire nel tempo la leggibilità, sicurezza e reperibilità in un sistema organizzato che segue precise regole dettate da Agid garantendo inoltre intercambiabilità fra i diversi conservatori; il fattore tempo ricopre un ruolo non di poco conto in un mondo in cui tecnologia e regole cambiano di frequente e spesso diventano uno dei maggior ostacoli alla gestione dei dati pregressi.

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