La tenuta e la conservazione dei libri e dei documenti informatici (con fac-simili)

di Salvatore Dammacco

Pubblicato il 17 luglio 2021



Una serie di provvedimenti legislativi sulla fatturazione elettronica ha catapultato la gestione contabile e fiscale dell’impresa (a maggior ragione gli studi dei Commercialisti che sono di guida e di sprone a tutti i cambiamenti legislativi e fiscali nelle aziende) in una realtà sempre più progredita e, talvolta, più semplificata.
Anche la tenuta e la conservazione dei documenti contabili ha fatto ulteriori passi.
L'articolo contiene anche utilissimi fac-simili quali quello per il verbale di assemblea dei soci portante finanziamento a tasso zero, scambio di corrispondenza per il finanziamento infruttifero, comunicazione di rinuncia al credito, scritture contabili...

Tenuta e conservazione libri e dei documenti informatici: l’architrave della svolta informatica

tenuta conservazione libri informaticiL’art. 7, commi 4-ter e 4-quater, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito nella L. 8 agosto 1994, n. 489, più volte rimaneggiato e da ultimo con l'art. 12-octies, del D.L. 30 aprile 2019, n. 34, convertito nella L. 28 giugno 2019, n. 58, dispone che:

A) la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici, in assenza di stampa su supporti cartacei nei termini di legge, qualora riguardino i dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, è considerata regolare, a condizione che, in sede di controlli ed ispezioni, gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati non appena gli organi competenti ne facciano richiesta e alla loro presenza.
In sostanza, se durante una verifica fiscale in azienda (o presso lo studio del commercialista che tiene la contabilità per conto del cliente interessato alla verifica fiscale) le scritture contabili, come normalmente avviene:

  • non sono riportate sui supporti cartacei;
  • attengono al periodo d’imposta per il quale la presentazione della relativa dichiarazione fiscale non è scaduta da oltre tre mesi;
  • ma sono stampate a richiesta e in presenza degli organi competenti;

allora la tenuta del registro contabile è considerata regolare.
Quindi, supponendo che la verifica contabile sia effettuata il 28 luglio dell’anno N + 1 ed i registri dell’IVA, relativi all’anno N, non sono stati stampati (Il termine per la stampa di detti registri coincide con la fine del mese di febbraio dell’anno N + 2), nessuna eccezione può essere sollevata dagli organi fiscali di controllo, a condizione che, su richiesta e alla presenza di questi ultimi, la relativa stampa è effettuata;

B) contrariamente a quanto detto alla precedente lett. A), la tenuta di qualsiasi registro contabile, con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, è considerata regolare, anche se le registrazioni non sono state riportate su supporti cartacei nei termini di legge, qualora, in occasione di accesso, ispezione o verifica fiscale, le stesse registrazioni risultano aggiornate sui predetti sistemi elettronici e vengono stampate, su richiesta e alla presenza dei richiedenti organi fiscali di controllo.

Con Circolare del 6 dicembre 2006, n. 36/E, l’Agenzia delle Entrate, illustrando il D.M. 23 gennaio 2004, contenente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, ha evidenziato quali sono i documenti rilevanti ai fini tributari, che riporto nell’Allegato A.

Risulta utile, inoltre, ricordare la distinzione che, nella predetta Circolare, si fa tra:
  • documento informatico [definito dall’art. 1, lett. e), del D.M. 23 gennaio 2004, quale “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”], per il quale vengono previste, tra l’altro, le modalità di emissione, conservazione ed esibizione;
     
  • documento analogico [definito dall’art. 1, lett. b), del D.M. 23 gennaio 2004, in base al quale “si distingue in originale e copia ed è formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro”], formato o emesso secondo le modalità tradizionali per il quale, è consentito, in opzione alla conservazione cartacea, la conservazione elettronica;

tenendo presente che la disciplina degli adempimenti fiscali, relativi ai documenti informatici e a quelli analogici, è contenuta, oltre che nel D.M. 23 g