Intermediari e documentazione del cliente: quali obblighi?

Obblighi degli intermediari di sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni fiscali trasmesse e degli altri documenti 

La recentissima risposta 217 del 26 aprile 2022 dell’Agenzia delle entrate ci offre lo spunto per trattare un argomento che è sempre fonte di attenzione da parte degli operatori del settore, ossia la documentazione che gli intermediari devono fornire al cliente quando assumono l’incarico di inviare una qualsiasi dichiarazione in nome e per conto.

Vediamo allora quali sono i dubbi più frequenti, e diamo una risposta.

La sottoscrizione dell’intermediario incaricato della trasmissione

Il primo riguarda l’esistenza dell’obbligo di apporre la sottoscrizione (sia essa olografa o digitale) dell’intermediario incaricato alla trasmissione, sulla copia delle dichiarazioni oggetto di conservazione.

Al riguardo, si concorda con quanto espresso dall’agenzia, per la quale la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario.

Documenti da conservare

Per quanto riguarda i documenti da conservare, i contribuenti e sostituti d’imposta devono conservare l’originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall’incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione), mentre l’intermediario deve conservare la sola copia della dichiarazione trasmessa, e ciò sia in modalità analogica sia elettronica.

Naturalmente, nel caso in cui si decida di conservare solo digitalmente, occorrerà farlo a norma, ossia rispettando il DM 17 giugno 2014 (“Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”) e del D. Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale o “C.A.D.”).

Quest’obbligo, è bene precisarlo, non riguarda solo le dichiarazioni, ma anche tutti gli altri documenti che gli intermediari trasmettono all’ufficio o gestiscono per i contribuenti: tali sono, ad esempio, i modelli F24, i modelli di variazione dei dati Iva, le Lipe, la dichiarazione c.d. “esterometro”, le “dichiarazioni d’intento”.

Tempi di conservazione della documentazione

Un ultimo aspetto riguarda i tempi per i quali gli intermediari devono conservare le copie della documentazione riguardante il cliente.

Al riguardo, la norma (l’articolo 3, comma 9-bis del Dpr n. 322/1998) prevede che la conservazione debba avvenire fino alla scadenza dei termini di accertamento del periodo d’imposta di riferimento.

Ciò significa che i tempi saranno diversi per l’Iva e per la dichiarazione dei redditi, e inoltre, la scadenza ordinaria dovrà necessariamente risentire delle eventuali proroghe disposte da peculiari previsioni normative, come spesso avviene con la legislazione di emergenza dettata da eventi imprevisti ed imprevedibili.

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A cura di Danilo Sciuto

Giovedì 28 aprile 2022