Conservazione delle note spese dipendenti: solo digitale o anche analogica?

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che le note spese dei dipendenti, predisposte in formato elettronico per l’ottenimento dei rimborsi delle spese relativi alle trasferte, possono essere stampate e conservate in formato analogico. Analizziamo le indicazioni fornite.

 

Le indicazioni di seguito riportate sono state fornite con la risposta all’istanza di Interpello n. 403 del 2019, che ha privilegiato un’interpretazione non rigorosa basata sulla lettera dell’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972.

 

La fattispecie: conservazione di note spese dipendenti create in formato digitale

 

L’istante ha realizzato una procedura centralizzata per la gestione delle missioni e delle trasferte dei lavoratori dipendenti di tutte le società del gruppo.

La procedura di generazione e conservazione delle note spese è articolata in ben cinque fasi.

La gestione e conservazione dei predetti documenti è affidata ad un soggetto terzo al quale è stato affidato il compito di curarne l’archiviazione, l’indicizzazione, la firma digitale e l’apposizione della marca temporale.

I documenti conservati sono resi disponibili in tempo reale garantendone:

  • l’autenticità,
  • l’immodificabilità,
  • la conservazione,
  • la leggibilità
  • la sicurezza nel tempo.

 

La presenza di queste caratteristiche consentirebbe la distruzione dei documenti cartacei originali dei giustificativi di spesa.

L’istante ha chiesto conferma che le note spese, inserite nel sistema informativo dal dipendente, potessero essere considerate un documento digitale e come tale essere conservate.

Secondo la soluzione fornita dall’istante la nota spese inserita nel sistema informativo in quanto documento che nasce in formato digitale può essere conservata unicamente nel medesimo formato ai fini civilistici e fiscali.

Conseguentemente “non sarebbe necessaria la conservazione dei giustificativi analogici, già incorporati in forma digitale nella nota spese”.

 

Conservazione delle note spese digitale o analogica: la scelta è del contribuente

 

conservazione note spese dipendenti

La soluzione fornita dall’Agenzia delle Entrate è diversa e meno rigorosa rispetto a quella proposta dall’istante.

L’Agenzia delle Entrate, ha osservato che la previsione di cui all’art. 39 del D.P.R. n. 633/1972, dispone l’obbligo di conservazione in modalità elettronica, ma per le sole fatture emesse in formato digitale.

In mancanza di una simile previsione per le note spese, e in generale per ogni altro documento fiscalmente rilevante, caricato a sistema come documento informatico, non sussiste un analogo obbligo.

L’istante può quindi scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico, ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico.

 

Requisiti per la sola conservazione digitale dei giustificativi delle note spese

 

Per quanto riguarda i giustificativi analogici delle note spese è consentita la distruzione degli stessi solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione digitale ai sensi dell’art. 4 del DM 17 giugno 2014.

In pratica, i giustificativi delle spese, per poter essere dematerializzati e successivamente distrutti, devono possedere le caratteristiche della:

  • immodificabilità,
  • integrità,
  • autenticità
  • e leggibilità

come previsto dal citato Decreto Ministeriale.

Se il processo di conservazione ipotizzato dalla società istante è in grado di garantire tali caratteristiche, l’Agenzia delle entrate si è espressa favorevolmente alla possibilità di conservare esclusivamente i documenti in formato digitale.

L’interpretazione fornita dall’Agenzia delle Entrate è aderente alla lettera del citato art. 39 del D.P.R. n. 633/1972.

 

A cura di Nicola Forte

Mercoledì 16 Ottobre 2019

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