Regolamento Privacy e geolocalizzazione dei mezzi di lavoro

Attenzione alla valutazione d’impatto a partire dal prossimo 25 maggio in caso di installazione di GPS e altri strumenti di geolocalizzazione sulle auto aziendali: il Garante Privacy, nel fornire consenso nei giorni scorsi ad un soggetto che ne ha fatto richiesta, conferma alcune modifiche che interverranno con l’avvento del nuovo Regolamento sulla privacy aziendale

Attenzione alla valutazione d’impatto a partire dal prossimo 25 maggio in caso di installazione di GPS e altri strumenti di geolocalizzazione sulle auto aziendali: il Garante Privacy, nel fornire consenso nei giorni scorsi ad un soggetto che ne ha fatto richiesta, conferma alcune modifiche che interverranno con l’avvento del nuovo Regolamento (UE) 2016/679.

GPS e controlli a distanza: la disciplina lavoristica

Il tema dei controlli a distanza sul luogo di lavoro è da sempre al centro dell’attenzione, a maggior ragione con l’introduzione di nuove tecnologie che possono permettere un controllo maggiore sulle attività svolta dai dipendenti: ciò è stato regolato nel nostro ordinamento – in ambito lavoristico – da parte dell’articolo 4 della L. n. 300/1970, cd. “Statuto dei lavoratori”.

Tale articolo prevede infatti alcune disposizioni a tutela della riservatezza del dipendente, cosicché non tutti i controlli possono essere considerati leciti: l’apertura operata da parte delle riforme collegate al Jobs act, ha consentito una maggiore legittimazione dei datori di lavoro all’utilizzo di strumenti di controllo, purché il fine dell’installazione sia:

  • tutela del patrimonio aziendale;
  • tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
  • ragioni organizzative e produttive.

Anche nel caso in cui sia presente una delle citate ragioni giustificative, il datore di lavoro non potrà comunque limitarsi alla semplice installazione di tali strumentazioni, ma dovrà mettere in atto un’attività preliminare che consiste in una:

  • richiesta di accordo con le RSA o RSU se presenti in azienda;
  • richiesta di autorizzazione presso l’ITL se non sono presenti rappresentanze sindacali in azienda, ovvero se non sia possibile raggiungere un accordo con le suddette rappresentanze.

Tali limiti all’utilizzo di strumenti tecnologici, non sussistono però nel caso in cui sia necessario installare badge oppure altri strumenti di registrazione degli accessi e presenze, per i quali non è nemmeno prevista la richiesta di attivazione tramite accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, ovvero con l’Ispettorato territoriale del lavoro, necessari invece per la legittima installazione di tutti gli altri strumenti di controllo.

Geolocalizzazione: tra divieto di controllo e necessità dei datori di lavoro

Uno dei temi che più affascina con riferimento ai controlli a distanza – confermato anche dal sempre maggiore sviluppo di tecnologie informatiche innovative – è certamente il tema della geolocalizzazione, il quale con il passare del tempo diventa di interesse sempre più pregnante in relazione anche ai vincoli e ai limiti imposti non solo dalla normativa prevista dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Anche il Codice per la protezione dei dati personali e le Linee Guida e prescrizioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali nel corso del tempo sono intervenuti diverse volte su tale tema, l’ultima delle quali con il Provvedimento n. 181 del 29 marzo 2018, con il quale è andato a chiarire se è legittimo installare un sistema di geolocalizzazione satellitare dei veicoli per il caso specifico della polizia municipale.

Premesso che, per poter installare legittimamente strumenti di geolocalizzazione è necessario comunque richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato territoriale del lavoro oppure cercare l’accordo con rappresentanze sindacali (con l’ITL nel caso specifico della polizia municipale), il Garante ha fornito alcune precisazioni anche alla luce della imminente entrata in vigore del nuovo Regolamento Privacy.

Così, sarà necessario in base alla normativa vigente:

  1. fornire agli interessati un’informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell’articolo 13 del Codice della Privacy e rendere chiaramente conoscibili agli interessati i trattamenti che saranno effettuati ai sensi dell’articolo 11, comma 1, lettera a) del Codice;
  2. adottare le misure di sicurezza previste…
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