Rimborso spese per trasferte dei dipendenti

La deducibilità delle spese sostenute dai dipendenti dell’impresa per lo svolgimento dell’attività lavorativa e rimborsate dal datore di lavoro segue delle regole molto particolari che si differenziano a seconda di quale spesa è stata rimborsata (vitto alloggio, viaggio ecc..) e di che modalità viene usata per il calcolo del rimborso (analitico, forfettario o misto). Vediamo di seguito le varie fattispecie che si possono presentare.
Trasferte dei dipendenti
In alcune circostanze i dipendenti dell’impresa, così come i collaboratori e gli amministratori, possono sostenere delle spese per lo svolgimento dell’attività di lavoro.
Può pertanto accadere che il datore di lavoro provveda a rimborsare le spese analiticamente sostenute, oppure ristori il dipendente delle spese sostenute con un rimborso forfettario.
Dal punto di vista fiscale i rimborsi corrisposti si possono reputare deducibili solo qualora le spese effettivamente sostenute dal dipendente siano inerenti l’attività lavorativa richiesta, e solo nel caso in cui vi sia un incarico di trasferta nel quale siano espressamente dettagliati i luoghi e i tempi di svolgimento dell’attività.
La sede di lavoro costituisce un parametro essenziale al corretto trattamento della trasferta, sia ai fini contrattuali sia ai fini fiscali e previdenziali.
Per quanto concerne il rapporto di lavoro subordinato, l’indicazione della sede di lavoro deve risultare dalla lettera di assunzione o da ogni altro documento scritto da consegnarsi al lavoratore e ogni eventuale variazione, nel corso del rapporto, dovrà essere adeguatamente documentata.
Analogamente, nel caso di un rapporto di collaborazione, la sede di lavoro deve essere specificata nel contratto stipulato tra le parti ed eventuali variazioni della stessa dovranno essere comunicate per iscritto al collaboratore e da questi sottoscritte.
Nel caso in cui siano rispettati i precedenti requisiti e la trasferta sia concretamente effettuata con reale sostenimento delle spese, il dipendente dovrà presentare richiesta di rimborso spese, allegando alla stessa la documentazione con i giustificativi.

Deducibilità spese di trasferta

Sostenimento spese

Vi è stata una trasferta e le spese sono state effettivamente sostenute

Inerenza

Le spese sono inerenti l’attività lavorativa richiesta

Incarico

È presente un incarico di trasferta nel quale siano espressamente dettagliati i luoghi e i tempi di svolgimento dell’attività

Documenti giustificativi

Se sono effettivamente rispettate le condizioni richieste il dipendente deve presentare richiesta di rimborso spese allegando alla stessa i documenti giustificativi

Differenziazione fiscale delle trasferte
Il legislatore disciplina in modo diverso le trasferte a seconda che avvengano:

nel Comune ovvero
fuori del Comune

in cui è ubicata la sede abituale di lavoro del lavoratore.
In relazione alle trasferte effettuate fuori del Comune, il legislatore fiscale le distingue ulteriormente in trasferte in Italia e trasferte all’estero. In particolare, le specifiche agevolazioni fiscali (e previdenziali) previste trovano applicazione esclusivamente nell’ipotesi in cui il dipendente o collaboratore o amministratore sia chiamato a svolgere le proprie mansioni fuori del Comune in cui è ubicata la sua sede di lavoro abituale.
Il legislatore individua, in relazione all’istituto della trasferta, tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro, schematizzabili nel modo seguente:

il rimborso analitico,
il rimborso forfetario,
il rimborso misto.

Rimborsi analitici
L’art. 95 comma 3 Tuir disciplina la deducibilità dal reddito d’impresa del rimborso analitico (o a piè di lista).

Articolo 95 Tuir
Spese per prestazioni di lavoro

“3. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti…

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