Il progetto di bilancio può viaggiare via mail?

Come già commentato in un recente intervento, il progetto di bilancio (formato dalla bozza di stato patrimoniale, conto economico e atto costitutivo) deve essere predisposto e approvato dal consiglio di amministrazione  entro il termine previsto per la comunicazione del progetto di bilancio al Collegio sindacale (“almeno trenta giorni prima” della data di prima convocazione dell’assemblea) per le società dotate dell’organo di controllo, oppure entro il termine fissato per il deposito del progetto di bilancio presso la sede della società (che deve avvenire nei 15 giorni precedenti alla riunione dell’assemblea ordinaria) per le società non tenute al controllo di legalità e contabile.
Lo scopo del deposito del bilancio presso la sede legale è sostanzialmente quello di permettere ai soci, con ragionevole anticipo, di raccogliere ed esaminare le informazioni tese alla formulazione di un voto consapevole in Assemblea. Peraltro, unitamente al progetto di bilancio, devono essere depositati, sempre presso la sede della società, ove redatte, la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, la relazione del revisore legale dei conti, nonché le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate ed ad un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo rendiconto annuale delle imprese collegate (art. 2429 c. 3 c.c.).
Il rispetto del termine dei quindici giorni che precedono l’assemblea deve essere verificato con riferimento “alla data in cui effettivamente i soci si sono riuniti ed hanno discusso il bilancio da approvare, perché è quello il momento in cui occorre che essi siano sufficientemente informati e possano esprimere una volontà meditata. Viceversa, è irrilevante che il termine non sarebbe stato adeguato ove si fosse tenuta in prima convocazione un’assemblea che invece non v’è stata, giacché, in tal caso, la lesione del diritto del socio, che avrebbe potuto verificarsi se l’assemblea si fosse svolta, non ha invece avuto alcuna reale occasione di materializzarsi” (cfr. Corte d’Appello di Milano nella sentenza 5.11.93).
L’obbligo in parola deve considerarsi correttamente adempiuto anche se i relativi documenti risultino in concreto disponibili solo in orario d’ufficio e solo nei giorni feriali ad esclusione, quindi, dei giorni festivi: in tali orari e giorni, nessun soggetto si deve opporre alla richiesta del socio di consultare il progetto di bilancio, pena l’annullabilità della delibera assembleare di approvazione del bilancio successivamente adottata, per violazione del diritto di informazione del socio (in tal senso la sentenza della Corte di Cassazione n. 560 del 17 gennaio 2001). Per le stesse motivazioni è altresì ritenuto illegittimo il comportamento dell’organo di gestione che subordina la presa visione del socio del progetto di bilancio, solo previo appuntamento.
Peraltro, l’obbligo di deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale deve considerarsi efficacemente assolto nel caso in cui i documenti prescritti dalla legge siano stati preventivamente trasmessi non in forma cartacea, ma tramite posta elettronica e resi disponibili ai soci (in tal senso sentenza del Tribunale di Milano del 3 settembre 2003).
A supporto di tale tesi, è bene rammentare che, la possibilità di derogare al deposito presso la sede sociale della società di atti societari rilevanti ai fini delle deliberazioni sociali (attraverso l’invio dei medesimi documenti tramite posta elettronica ai soci) è stata recentemente riconosciuta dal legislatore con particolare riferimento all’operazione straordinaria di fusione e/o scissione: dal 18 agosto 2012, data di entrata in vigore del DLgs. 22 giugno 2012 n. 123 (pubblicato in …

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