Notifiche degli atti digitali nel Processo Tributario Telematico: modalità operative e criticità

La circolare n.1/DF del Ministero dell’Economia e delle Finanze chiarisce le modalità operative e le criticità circa il funzionamento e la validità delle notifiche degli atti digitali nell’ambito del Processo Tributario Telematico (PTT).

In questo articolo puntiamo il mouse sulla criticità che stanno emergendo in tema di notifiche telematiche.

 

Processo tributario telematico obbligatorioIndice rapido all’articolo:

  1. Perfezionamento della notifica
  2. Modalità operative delle notifiche tramite PEC
  3. Prova delle notifiche
  4. Standard degli atti oggetto di notificazione
  5. Indirizzi PEC
  6. Criticità delle notifiche telematiche
    6.1. La mancata notifica per cause imputabili al destinatario della PEC

 

 

 

1. Perfezionamento della notifica

 

Si premette che l’art. 16 bis del D.lgs. n. 546 del 1992, che disciplina la notifica degli atti processuali, dispone che le notificazioni degli atti, dei documenti e dei provvedimenti giurisdizionali avvengano esclusivamente con modalità telematiche.

Giova ribadire che tale obbligo vige per i giudizi di primo e secondo grado instaurati con ricorsi/appelli notificati a decorrere dal 1° luglio 2019.

Resta ferma la facoltatività dell’opzione telematica della notifica e del deposito degli atti per i ricorsi/appelli notificati entro il 30 giugno 2019.

 

Si rammenta che la disciplina delle notifiche a mezzo PEC è contenuta nel decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, recante il “Regolamento sulla disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario”.

Precisamente, il comma 2 dell’art. 5 del predetto Regolamento statuisce che il perfezionamento della notifica telematica si realizza al momento in cui viene generata, da parte del gestore PEC del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna (RAC); tale principio vale sia per le notifiche effettuate dal contribuente che dagli enti impositori.

A ogni buon conto, ai fini della decorrenza dei termini processuali, il comma 1 dell’articolo 8 del citato Regolamento differenzia gli effetti per il mittente e per il destinatario della notifica PEC andata a buon fine.

In particolare, predette notificazioni, per il mittente s’intendono eseguite al momento dell’invio del documento al proprio gestore PEC, attestato dalla ricevuta di accettazione (RdAC) rilasciata al medesimo gestore del sistema; di converso, per il destinatario occorre far riferimento al momento in cui il documento informatico è reso disponibile nella casella PEC dal suo gestore.

Si sottolinea che, per il mittente, pertanto, ai fini del corretto perfezionamento della notifica risulta indifferente che il destinatario visualizzi o meno il contenuto della PEC ricevuta; infatti, risulta sufficiente che il gestore del sistema di trasporto delle informazioni renda accessibile l’atto al destinatario affinché la notifica si ritenga perfezionata.

In sostanza, è sufficiente che il messaggio di PEC venga consegnato al gestore del servizio del destinatario, che ne rilascia immediata e automatica ricevuta (RAC).

 

A seguito della sentenza n. 75/2019, con cui la Corte Costituzionale, ha ritenuto incostituzionale la norma “nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta“, tali principi si sono resi applicabili anche al processo tributario con le conseguenze di seguito esposte.

La notifica eseguita tra le ore 21 e le ore 24 del giorno di scadenza si perfeziona, e si considera dunque tempestiva, per il notificante, se entro le ore 23,59 di quel giorno è generata la ricevuta di accettazione, mentre è solo per il destinatario che opera il differimento al giorno successivo del momento perfezionativo della notifica stessa.

Predette notifiche assumono rilevanza per il corretto computo dei termini di costituzione in giudizio o per la proposizione dell’appello incidentale.

 

2. Modalità operative delle notifiche tramite PEC

 

La circolare n.1/DF del MEF ha ritenuto opportuno evidenziare alcuni elementi da indicare nell’oggetto e nel messaggio di PEC al fine di:

  • consentire al destinatario la corretta individuazione dell’atto notificato (ricorso o provvedimento del giudice) per le conseguenti attività defensionali;
  • consentire al destinatario di comprendere la finalità della notifica dell’atto;
  • permettere al notificante, una volta perfezionata la procedura di notifica, di ottenere ricevute PEC di accettazione e consegna complete di tutte le informazioni e i dati riguardanti gli atti oggetto di notifica.

 

Precisamente, in caso di notifica di un atto introduttivo del giudizio è consigliabile inserire nell’oggetto la seguente dicitura “notificazione ai sensi dell’art. 16 bis, comma 3, D.Lgs. n. 546/92” e nel corpo del messaggio, indicare:

  • la tipologia dell’atto (es: ricorso, appello, istanza di pubblica udienza, sentenza, ecc.);
  • l’atto impositivo impugnato ovvero gli estremi della sentenza;
  • il nome, cognome ed il codice fiscale del difensore/ufficio notificante;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti ove necessaria;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  • l’indirizzo di PEC a cui l’atto viene notificato;
  • l’indicazione della Commissione tributaria adita.

 

Ove la notifica abbia a oggetto la sentenza è opportuno indicare nell’oggetto la dicitura “notificazione ai sensi dell’art. 16 bis, comma 3, D.Lgs. n. 546/92” e nel messaggio specificare che si tratta di notifica ai sensi dell’art. 38 del D.Lgs. n. 546/92, ai fini della decorrenza del termine breve.

 

 

3. Prova delle notifiche

 

La prova delle notifiche PEC degli atti processuali digitali consiste nel depositare successivamente tramite il PTT i seguenti file originati dal sistema informatico del gestore della PEC:

  • la ricevuta di accettazione (RdAC) sottoscritta con la firma del gestore del mittente;
  • la ricevuta di avvenuta consegna (RAC) sottoscritta con la firma del gestore del destinatario.

 

 

4. Standard degli atti oggetto di notificazione

 

Giova rammentare che gli atti e i documenti processuali che la parte o il difensore intende notificare a mezzo PEC devono rispettare, ai sensi all’articolo 2 del Regolamento n. 163/2013 e degli articoli 6 e 10 del decreto direttoriale 4 agosto 2015 (regole tecniche), determinati requisiti dimensionali e tecnici che garantiscano l’uniformità e l’interoperabilità dei sistemi informatici.

In particolare, i documenti da notificare tramite PEC devono seguire gli stessi dettami, con riferimento alla dimensione e al formato previsti per il deposito al Sigit.

A tal proposito, occorre ribadire che il Sigit consente solo il caricamento dei documenti attraverso il portale, ma non l’utilizzo della Pec (se non per le comunicazioni); i files devono essere in formato Pdf/A e devono essere firmati digitalmente.

Il rispetto degli standard tecnici garantisce l’autenticità, la leggibilità, l’integrità, l’immodificabilità e l’affidabilità degli atti digitali processuali nel tempo, come previsto dall’art. 44 del D.lgs. n. 82/2005 anche ai fini della loro conservazione sostitutiva.

 

 

5. Indirizzi PEC

 

Gli atti redatti con gli standard previsti dalle regole tecniche sono notificati all’indirizzo PEC del destinatario risultante dagli elenchi pubblici indicati nell’art. 7 del Regolamento n. 163/2013.

Infatti, nel processo tributario, la PEC è reperibile nei seguenti pubblici elenchi: 

  • INI-PEC: indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, di cui all’articolo 6-ter del CAD;
  • IPA: indice nazionale dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi di cui all’art. 6-ter del CAD.

 

Il MEF, nella predetta circolare, ha precisato che nel PTT la PEC degli avvocati non può essere estratta dal REGINDE, registro gestito dal Ministero della Giustizia.

Infatti, nel processo tributario, a differenza di quello civile ed amministrativo, possono assumere la difesa tecnica non solo gli avvocati, ma diverse categorie di professionisti individuate nell’articolo 12 del D. Lgs. n. 546/92.

 

 

6. Criticità delle notifiche telematiche

 

Le notifiche telematiche come sopra descritte, potrebbero non risultare possibili o non perfezionarsi. Tra le ipotesi riscontrabili, la circolare citata individua:

 

  • mancata indicazione dell’indirizzo PEC nell’atto introduttivo, ove lo stesso non sia reperibile nei pubblici elenchi;

 

  • mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario (ad. es. casella incapiente o inattiva);

 

  • notifica a soggetto non obbligato alla titolarità di un indirizzo PEC, che comunque non è stato indicato nel primo atto difensivo.

 

Il notificante, nei casi sopra esposti, in base a quanto stabilito dal comma 2 dell’art. 16-bis del D.Lgs. n. 546/92, dovrà attivare tempestivamente le modalità tradizionali di notifica degli atti processuali, previste dall’art. 16 del medesimo decreto legislativo.

 

Infine, in caso della c.d. “irreperibilità assoluta” del soggetto destinatario della notifica, ossia:

  • in mancanza di elezione del domicilio o della dichiarazione della residenza o della sede nel territorio dello Stato della parte;
  • nell’assoluta incertezza degli elementi sopra individuati che rende impossibile la notificazione al destinatario secondo le regole previste dal suddetto articolo 16; occorre procedere, ai sensi dell’articolo 17, comma 3, del D.Lgs. n. 546/92, mediante il deposito degli atti presso la segreteria della Commissione tributaria.

 

 

6.1. La mancata notifica per cause imputabili al destinatario della PEC

 

La circolare in esame ha individuato il comportamento da eseguire nel caso in cui le procedure di notifica via PEC, tra soggetti che hanno fatto ricorso al PTT, non siano andate a buon fine per cause imputabili al destinatario.

In questi casi, il notificante è tenuto a seguire tempestivamente le procedure di notifica analogiche previste dall’articolo 16 del D.Lgs. n. 546/92 (consegna a mani proprie, servizio postale, ufficiale giudiziario).

Questo comporta la redazione del ricorso in originale cartaceo e di una dichiarazione nella quale si attesta che la notifica avviene con la modalità analogica prescelta in quanto la precedente notifica a mezzo PEC non è andata a buon fine per cause imputabili al destinatario.

Inoltre, secondo il predetto documento del MEF, il notificante che risulti ex lege pubblico ufficiale (tipicamente l’ente impositore), potrà stampare una copia analogica del ricorso nativo digitale sottoscritto e firmato digitalmente, della ricevuta di accettazione e di quella di mancata consegna della PEC.

Lo stesso soggetto dovrà redigere, altresì, una dichiarazione attestante, ai sensi dell’art. 23, comma 1, del CAD, che le copie analogiche dell’atto giudiziario, della ricevuta di accettazione e di mancata consegna PEC, sono conformi agli originali digitali detenuti e che la notifica avviene con la modalità analogica prescelta in quanto la precedente notifica via PEC non è andata a buon fine per cause imputabili al destinatario.

La circolare citata, per di più, ha precisato che, nei casi sopracitati, la notifica ex articolo 16 del D.Lgs n. 546/92 dovrà essere effettuata entro un termine ragionevole, secondo il pacifico orientamento della Corte di Cassazione.

Le Sezioni Unite, con sentenza n. 14594/2016, hanno infatti precisato che tale termine corrisponde a un “tempo pari alla metà dei termini indicati dall’art. 325 c.p.c. per ciascun mezzo di impugnazione, salvo circostanze eccezionali di cui sia data rigorosa prova” (in sostanza, il termine ragionevole viene individuato nella metà del termine breve di impugnazione).

Le due procedure alternative sopra esplicate (redazione del ricorso in originale cartaceo o stampa del ricorso nativo digitale) trovano applicazione anche per le notifiche effettuate dagli enti impositori e dai soggetti della riscossione nei confronti dei contribuenti che si difendono personalmente ai sensi dell’articolo 12, comma 2, del D. Lgs. n. 546/92, non obbligati ex lege alla titolarità di un indirizzo PEC, comunque non indicato nel primo atto difensivo.

Rimane ferma la necessità che anche nelle ipotesi di notifica tradizionale sopra descritte ex articolo 16 del D.Lgs. n. 546/92, la parte ricorrente provveda al deposito telematico:

  • della scansione dell’atto del ricorso in originale cartaceo ove sia stato notificata tale tipologia di ricorso; in tale ipotesi, si consiglia di inviare anche l’atto difensivo in formato nativo digitale, con specifica dichiarazione di conformità all’atto notificato;
  • dell’atto nativo digitale ove sia stata notificata la sua copia analogica da parte del soggetto che riveste la qualifica di pubblico ufficiale.

 

In entrambi i casi, il deposito dovrà essere corredato delle rispettive prove di avvenuta notifica con modalità analogiche unitamente alle relative attestazioni di conformità ai sensi dell’articolo 25-bis, comma 1, del D.Lgs. n. 546/92, nonché dei file delle ricevute PEC non andate a buon fine, ove presenti.

 

 

A cura di Avv. Maurizio Villani e Avv. Lucia Morciano

Giovedì 18 Luglio 2019

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