I rimborsi spese per le trasferte dei dipendenti: consigli e regole da rispettare

Un problema che spesso le aziende affrontano è quello di come trattare nella maniera corretta, dal punto di vita fiscale e contributivo, i rimborsi delle spese anticipate dai propri dipendenti comandati a svolgere trasferte o missioni. Ad onor del vero la corretta gestione dei rimborsi potrebbe riguardare anche tutte quelle figure che svolgono le proprie prestazioni a vantaggio dell’azienda senza vincolo di subordinazione quali sindaci, amministratori, collaboratori coordinati e continuativi, etc. Nell’articolo esponiamo una esatta disamina dei rimborsi spese, che non può prescindere dal luogo deputato allo svolgimento della prestazione lavorativa nel rapporto di lavoro subordinato

I rimborsi spese per le trasferte dei dipendenti: consigli e regole da rispettareUn problema che spesso le aziende affrontano è quello di come trattare nella maniera corretta, dal punto di vita fiscale e contributivo, i rimborsi delle spese anticipate dai propri dipendenti comandati a svolgere trasferte o missioni. Ad onor del vero la corretta gestione dei rimborsi potrebbe riguardare oltre i lavoratori dipendenti anche tutte quelle figure che svolgono le proprie prestazioni a vantaggio dell’azienda senza vincolo di subordinazione. Ci riferiamo nello specifico ai sindaci, agli amministratori, ai collaboratori coordinati e continuativi, etc.

Una esatta disamina dei rimborsi spese non può prescindere dal luogo deputato allo svolgimento della prestazione lavorativa nel rapporto di lavoro subordinato.

Il luogo della prestazione lavorativa

Il diritto del lavoro non fornisce una definizione precisa ed univoca di quale debba intendersi il luogo della prestazione lavorativa nel rapporto di lavoro subordinato: il Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro[1] è tra le poche norme del nostro ordinamento che fornisce la definizione di luoghi di lavoro come luoghi destinati ad ospitare “posti di lavoro”, ubicati all’interno dell’azienda o dell’unità produttiva nonché ogni altro luogo di pertinenza dell’azienda o dell’unità produttiva accessibile al lavoratore nell’ambito del proprio lavoro.

Il luogo di svolgimento del lavoro non appare quindi quale elemento qualificante ma sicuramente rappresenta una modalità di esecuzione della prestazione e va quindi specificata al lavoratore: l’attività lavorativa difatti può svolgersi non solo nella sede o nelle sedi dell’impresa ma anche in luoghi diversi ed esterni alle stesse che vengono indicati al lavoratore per esigenze produttive e/o tecniche.

E’ per questo motivo che il datore di lavoro deve comunicare con precisione dove debba essere svolta l’attività lavorativa in modo tale che il lavoratore possa adempiere in maniera corretta alla sua prestazione lavorativa.

Anche il codice civile,[2] in modo non del tutto esplicito, sembra dare una indicazione in merito al luogo della prestazione quando definisce il prestatore di lavoro subordinato come colui che si obbliga mediante retribuzione a collaborare “nell’impresa” prestando il proprio lavoro intellettuale o manuale alle dipendenze e sotto la direzione dell’imprenditore. Una interpretazione estensiva della locuzione “nell’impresa” lascerebbe intendere l’esistenza di una pluralità di luoghi di lavoro ma sembrerebbe stabilire che il lavoratore è tenuto a prestare la propria attività lavorativa in un posto ben definito, determinato unilateralmente dal datore di lavoro nell’esercizio del proprio potere direttivo e/o organizzativo.

L’individuazione della sede di svolgimento della prestazione lavorativa è quindi uno degli elementi fondamentali del contratto di lavoro: essa viene disposta unilateralmente dal datore di lavoro in base alle sue esigenze produttive ed organizzative. All’interno della lettera di assunzione è quindi solito inserire la sede di lavoro del dipendente presso la quale, di norma, esso svolgerà la sua attività lavorativa. La sede di lavoro va altresì indicata all’interno della Comunicazione Obbligatoria UNILAV da inviarsi prima dell’instaurazione del rapporto di lavoro al sistema informatico competente.

Tuttavia, per determinate ragioni tecniche, organizzative o produttive, il datore di lavoro potrebbe decidere di spostare temporaneamente il dipendente presso un’altra sede di lavoro senza che ciò determini una variazione delle condizioni contrattuali.

In tal caso, il lavoratore è tenuto a svolgere le proprie mansioni temporaneamente al di fuori della sede di lavoro abituale, per adempiere ad esigenze di servizio, di carattere transitorio e contingente, configurando l’istituto della trasferta. Potrebbe anche accadere che, in ragione della specifica mansione svolta, il lavoratore debba sistematicamente svolgere la propria…

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