Archivio digitale delle fatture elettroniche: scadenza di fine anno

Archivio_Pietro_Pensa_01Opera per la prima volta, entro la fine del 2016, l’obbligo della conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse nei confronti della pubblica amministrazione e nei rapporti B2B.

Gli obblighi di emissione delle fatture elettroniche sono decorsi dal 2015, 31 marzo per la pubblica amministrazione e 21 settembre per il GSE (cessione energia elettrica da fonti rinnovabili).

Ne deriva che bisogna conservare i file afferenti le fatture elettroniche emesse secondo le modalità previste dal decreto ministeriale 17 giugno 2014.

Tecnicamente necessita reperire i file in formato XML generati dal software in uso da non confondere con quelle presenti nel sito Interscambio SDI che sono in formato p7m (firmate digitalmente)

L’articolo 3, comma 3 del decreto 17 giugno 2014 prevede la scadenza entro il 31 dicembre 2016 afferente la conservazione digitale con apposizione della marca temporale. Ciò in quanto rinvia alla scadenza dei tre mesi successivi al termine presentazione delle dichiarazioni annuali, pertanto la stessa scadenza entro cui si producono i registri cartacei con apposizione delle marche da bollo, laddove previste.

Scadenza che riguarda tutti i documenti informatici. Pertanto oltre alle fatture elettroniche cha “nascono informatiche” anche per i registri contabili, dichiarazioni o quant’altro si è deciso di tenerli in forma digitale.

Si rammenta che le fatture prodotte attraverso il GSE, che dialogo autonomamente con la piattaforma SDI, rese obbligatorie dal 21 settembre 2015, comportano autonomo obbligo di conservazione da parte del contribuente. E’ pertanto necessario acquisire i file nel formato XML dalla sezione “fascicolo elettronico” sul sito dello stesso GSE.

Sotto un profilo squisitamente contabile, assume particolare valenza la serie di numerazione adottata per le fatture elettroniche. Nell’ipotesi in cui sia stata adottata una serie specifica la conservazione elettronica dei documenti rimane limitate alle fatture elettroniche.

Viceversa se la numerazione delle fatture elettroniche non è stata distinta rispetto a quelle tradizionale “cartacee”, ne deriva che tutto il contenuto del registro di cui all’unica numerazione adottata, comporta la conservazione digitale.

La circolare del 6 dicembre 2006 n.ro 36/e prevede infatti che le fatture digitali siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico.

Non solo: per ciascun cliente o fornitore tutte le fatture emesse in un periodo d’imposta vanno conservate con le stesse modalità. È molto probabile però che nel 2015, nel corso del quale è entrato in vigore il nuovo obbligo di emissione, per lo stesso cliente o fornitore risultino fatture emesse tradizionalmente con carta e successivamente elettroniche.

Regna, pertanto, una confusione indotta da una regola prevista nel 2006 che mal si concilia con gli obblighi decorsi dal 2015; ciò per cui si auspica una chiarimento da parte dell’Agenzia delle Entrate.

20 ottobre 2016

Pierpaolo Bilotta

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