Operazioni commerciali tra impresa e dipendenti: fattura o registro dei corrispettivi?

Quando può essere utile l’attivazione del registro dei corrispettivi in luogo dell’emissione della fattura?

Le operazioni poste in essere nei confronti dei dipendenti (ad esempio, l’erogazione di prestiti, il concorso alle spese mensa, il ribaltamento di spese di interesse personale) possono dar luogo a non trascurabili incombenze sul piano amministrativo perché l’impresa, in linea generale, non è esonerata dall’emettere la fattura per i corrispettivi da essa conseguiti, anche quando trattasi di importi di tenue entità e di clienti “persone fisiche” legate all’impresa stessa da un rapporto di lavoro dipendente.

Come noto, infatti, la normativa IVA impone l’obbligo dell’emissione della fattura per tutte le operazioni attive che rilevano ai fini dell’applicazione di detto tributo (art.21, comma 1, del DPR 633/72).

Può darsi, però, che sul piano pratico risulti gravoso osservare tale obbligo, tenuto conto che talune operazioni – oltre che parcellizzate negli ammontari – possono riguardare una vasta platea di “clienti”.

E’ quindi utile ricordare che, per alcune specifiche operazioni, è possibile adottare una soluzione alternativa a quella dell’emissione della fattura, ed è data facoltà di tenere il registro dei corrispettivi analogamente a quanto invalso presso i commercianti al minuto autorizzati all’esercizio dell’attività in locali aperti al pubblico (art. 22, comma 2, del DPR 633/72).

Resta inteso che l’attivazione del registro dei corrispettivi non compromette, all’occorrenza, l’emissione della fattura giacché il contribuente che si avvale di detto registro può sempre procedere all’emissione delle fatture relative alle operazioni effettuate e registrare le stesse in base al disposto dell’art.21 del citato DPR 633/72.

In sostanza, la possibilità di utilizzare il registro dei corrispettivi non è circoscritta ai soli commercianti al minuto, posto che tale modalità di assolvimento degli obblighi IVA può essere adottata anche dalle «imprese che prestano servizi al pubblico con carattere di uniformità, frequenza e importo limitato», per le quali sarebbe particolarmente onerosa l’osservanza dell’obbligo della fatturazione e potrebbero insorgere difficoltà di ordine amministrativo connesse con il notevole numero di prestazioni uniformi (vale a dire della stessa tipologia e natura) e di importo unitario limitato.

L’adozione, da parte delle imprese, del registro dei corrispettivi non è “libera” e discrezionale, nel senso che i contribuenti diversi dagli operatori al minuto non possono a propria discrezione optare per l’annotazione nel registro dei corrispettivi in luogo dell’emissione della fattura.

Stante, infatti, quanto disposto dal comma 2 del citato art.22, i soggetti commerciali che non esercitano attività nei confronti di persone fisiche hanno si la possibilità di tenere il registro dei corrispettivi, ma tale opportunità è subordinata all’abilitazione del Ministro delle finanze.

Il Ministro, infatti, può autorizzare – con apposito decreto – la tenuta del registro dei corrispettivi da parte di taluni contribuenti che – pur non effettuando abitualmente operazioni nei confronti di persone fisiche – possono avere la necessità di snellire e procedure amministrative attraverso l’esonero dall’emissione della fattura.

L’autorizzazione è concessa limitatamente alle operazioni che rientrano in una certa tipologia (carattere dell’”uniformità”), che sono rese a favore di persone fisiche e che sono di importo unitario modesto e di frequenza non trascurabile.

Nella prassi, comunque, l’Amministrazione finanziaria ha seguito una procedura diversa da quella richiamata nel testo normativo giacché, in luogo del decreto del Ministro, taluni contribuenti sono stati autorizzati all’adozione del registro dei corrispettivi in forza di Risoluzioni e Circolari delle direzioni centrali dello stesso Ministero, direzioni che – in considerazione della peculiarità delle operazioni effettuate da taluni contribuenti – hanno legittimato la tenuta del registro dei corrispettivi nelle more dell’emanazione del decreto ministeriale (Cfr., ad esempio, le Risoluzioni ministeriali 01-08-1975, n. 502166, 08-08-1973 n. 501356, 24-04-1979 n.361408 e la Circolare 29-12-1973, n. 78/505139.).

Una volta autorizzata, la Società che pone in essere operazioni nei confronti di “consumatori finali” può astenersi dall’emettere la fattura (se non richiesta dal “cliente”) a condizione che i corrispettivi vengano annotati in apposito registro tenuto a norma dell’art. 24 del citato DPR 633/72.

Detta registrazione è sostitutiva dell’obbligo di fatturazione.

Nella pratica aziendale, le operazioni per le quali l’impresa può avere interesse ad attivare il registro dei corrispettivi (in luogo dell’emissione della fattura) sono quelle che attengono i rapporti con i dipendenti.

Infatti, laddove la Società ponga in essere, nei riguardi del personale, operazioni attive rilevanti agli effetti dell’IVA, è indubbio che – sotto il profilo gestionale – risulta meno laborioso determinare l’IVA da versare all’erario scorporando “per massa” l’imposta dalle somme introitate dai dipendenti (tramite, ad esempio, addebito nel cedolino paga), piuttosto che alimentare l’anagrafe clienti con le generalità di ciascun dipendente inciso dall’addebito ed emettere fattura per ciascuna operazione da registrare singolarmente nel registro delle vendite di cui all’art.23 del DPR 633/72.

Le operazioni commerciali riguardanti i rapporti con i dipendenti che ricorrono con una certa frequenza in ambito aziendale (per le quali potrebbe risultare risolutiva la tenuta del registro dei corrispettivi) hanno ad oggetto:

• le prestazioni relative alla somministrazione di alimenti e bevande nelle mense aziendali;
• le operazioni di credito e di finanziamento effettuate dalle società a favore dei propri dipendenti.

Per entrambe le cennate tipologie di operazioni il contribuente può avvalersi della tenuta del registro dei corrispettivi.

Mensa aziendale – Addebiti ai dipendenti.

La prassi aziendale generalmente invalsa prevede che il dipendente concorra, per una certa quota, al costo del servizio mensa o del relativo servizio sostitutivo (cosiddetti “buoni pasto”).

In pratica, ove l’impresa provveda indirettamente all’organizzazione del servizio di mensa per i propri dipendenti, e, cioè, somministri il vitto e le bevande in esecuzione di contratti di appalto tra l’impresa e un terzo, l’impresa stessa solitamente dà luogo al recupero dai propri dipendenti, anche mediante trattenuta sulla retribuzione, di parte delle somme pagate all’appaltatore.

Gli addebiti che la società effettua cedolino paga costituiscono per la stessa dei proventi correlati con l’onere per l’acquisizione del servizio presso il fornitore.

L’operazione in parola risulta rilevante ai fini IVA e pertanto è soggetta all’obbligo di fatturazione previsto dall’art. 21 del DPR 633/72 a meno che, trattandosi di fattispecie prevista dall’art.22, comma 2, punto 2), del DPR 633/72, non si attivi il registro dei corrispettivi.

Circa la possibilità di adottare il registro dei corrispettivi nel ribaltamento delle spese di mensa, si ritiene che le somministrazioni di alimenti e bevande nei locali adibiti a mensa aziendale debba essere considerata avendo riguardo al carattere oggettivo della prestazione (Cfr., in questo senso, la Risoluzione ministeriale n. 551392 del 02-05-1989, Riunione Ispett. comp.

Tasse e Imposte indirette sugli affari 07-03-1989, paragrafo “Somministrazione di alimenti e bevande”, nonché la recentissima Risoluzione n.35/E del 28 marzo 2001), cosicché è legittimo ritenere applicabili a dette prestazioni tutti gli istituti giuridici connessi con l’applicazione dell’IVA, non solo quelli concernenti l’aliquota del 4% di imposta da applicare al corrispettivo, ma anche per ciò che attiene il regime contabile che deve osservare il contribuente, ivi compresa la non obbligatorietà dell’emissione della fattura e dell’annotazione nel registro dei corrispettivi, stante il disposto del punto 2) dell’art.22 del DPR 633/72.

In effetti, l’istituzione di detto registro appare di indubbia utilità in quanto esso consente, in alternativa alla fatturazione, di annotare il corrispettivo complessivo indipendentemente dalla quantità dei soggetti eroganti.

La procedura permette, in pratica, di evitare l’assolvimento della fatturazione, obbligo che risulterebbe sul piano operativo assai problematico tenuto conto dell’intensa frequenza delle operazioni e dell’ampia “anagrafia” del “clienti”.

Il corrispettivo deve essere annotato entro il giorno successivo non festivo successivo a quello in cui le operazioni sono state effettuate.

Poiché la società ritrae il provento nella data dell’accredito dello stipendio al dipendente, si ritiene che, se detta è 27 del mese, il corrispettivo andrà registrato entro il giorno 28 (non festivo).

Va da sé che dalla somma dovrà essere scorporata l’IVA (nella misura ridotta del 4%) (Circa l’applicabilità dell’aliquota IVA ridotta sulle somme eventualmente recuperate dall’impresa dai propri dipendenti vedasi la Circolare ministeriale n. 14/330342 del 17-04-1981. Per quanto riguarda la conservazione dell’aliquota del 4% nel secondo livello di fatturazione, vedasi la citata Risoluzione n.35/E del 28 marzo 2001) che confluirà nella liquidazione infrannuale.

Operazioni di finanziamento a beneficio dei dipendenti.

Altra fattispecie assai ricorrente di operazione che coinvolge impresa e dipendenti è quella del finanziamento a titolo oneroso (prestito auto, anticipi per circoli ricreativi aziendali, ecc.).

La società provvede all’addebito al dipendente di una rata costante mensile costituita dal rimborso della quota capitale e dagli interessi maturati nel periodo.

L’addebito degli interessi, sebbene esente ai fini IVA, rientra nel campo impositivo del tributo e quindi deve regolarmente fatturata ex art. 10 DPR 633/72 se non si istituisce il registro dei corrispettivi.

Il Ministro delle finanze, con decreto del 26 luglio 1985, ha consentito l’utilizzo del registro anche «per le operazioni di credito e di finanziamento effettuate, in conformità a disposizioni di legge o regolamento, di contratti collettivi ovvero di accordi o regolamenti aziendali, … a favore dei propri dipendenti».

Anche nell’ipotesi prospettata, l’attivazione del registro corrispettivi presenta vantaggi operativi nel caso in cui si voglia escludere dall’anagrafia clienti i dipendenti interessati dalle operazioni di finanziamento.

In relazione al termine di registrazione dei corrispettivi vale quanto riportato nel precedente paragrafo relativo al riaddebito del servizio di mensa.

Se invece si vogliono in ogni caso rilevare le partite relative ai singoli dipendenti, e quindi si protenda comunque per l’emissione della fattura, s consigli – al fine di ridurre il numero delle operazioni – di provvedere nel mese di gennaio di ciascun anno ad emettere una fattura, con pagamento differito, per gli interessi di competenza dell’anno.

Tenuta del registro riepilogativo.

L’attivazione del registro dei corrispettivi non comporta necessariamente l’istituzione del registro riepilogativo per effettuare la liquidazione periodica dell’imposta.

Tenuto conto di quanto chiarito dall’Amministrazione finanziaria (Cfr. la Circolare ministeriale n.328/E del 24-12-1997, paragrafo 2.2.1), infatti, la tenuta del registro riepilogativo è «una facoltà e non di un obbligo, potendosi eseguire le relative annotazioni contabili in qualsiasi registro IVA tenuto dal contribuente» [Unica eccezione che comporta l’attivazione del registro riepilogativo sembra essere rimasta la tenuta di sezionali relativi alle operazioni intracomunitarie (Cfr. in questo senso la Circolare n.13 del 23 febbraio 1994 e la Risoluzione n.144/E dell’8 settembre 1999)].

Maggio 2005

A cura di Giovanni Mocci