La questione della gestione digitale delle note spese dei dipendenti in trasferta: quali sono i requisiti per la dematerializzazione delle note spese? Come devono essere conservati i documenti giustificativi allegati?
L’Agenzia entrate ha affrontato il sempre più attuale tema delle modalità di utilizzo e conservazione in formato digitale delle note spese prodotte dai dipendenti in occasione delle trasferte.
Analizziamo la questione in dettaglio.
Il sistema di dematerializzazione delle note spese
L’interpello all’esame dell’Agenzia entrate prende le mosse dal quesito posto da una società in procinto di realizzare una dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le somme erogate dai dipendenti nel corso delle trasferte di lavoro, rappresentate prevalentemente da servizi di trasporto tramite taxi.
Prestazioni saldate utilizzando di regola la carta di credito aziendale.
Il soggetto istante riferisce che il sistema informatico scelto permetterà di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta, grazie alla scansione sicura del giustificativo cartaceo, realizzata con un’apposita applicazione presente sullo smartphone aziendale.
La tecnologia permette di riconoscere in automatico il nome dell’esercente, la data e l’ora, la città, gli importi e il tipo di giustificativo. Una volta rilevate tutte le informazioni riguardanti le spese, il sistema compila automaticamente i campi corrispettivi della spesa all’interno di un “form”, prima di procedere alla fase successiva di inserimento delle informazioni in nota
