Il domicilio digitale e la Posta Elettronica Certificata: scopri l’importanza e l’utilità per aziende individuali e società degli strumenti telematici di comunicazione, anche in prospettiva futura
Dal 30 novembre 2023, la Pubblica Amministrazione (PA) ha smesso di inviare comunicazioni alle aziende tramite posta ordinaria. Da questa data, tutte le comunicazioni ufficiali sono state inviate esclusivamente via PEC, Posta Elettronica Certificata. Di conseguenza ogni azienda ha dovuto adeguarsi alla comunicazione elettronica certificata.
Per capire più in profondità questo obbligo, è fondamentale approfondire due concetti:
- il domicilio digitale è generalmente una casella PEC che individua il recapito virtuale presso il quale è possibile inviare comunicazioni con pieno valore giuridico al soggetto destinatario. In particolare, con il Decreto Semplificazioni 2020, è stata introdotta la regola che prevede la registrazione del domicilio digitale per professionisti e società;
- la Posta Elettronica Certificata (PEC) è una casella di posta dove scambiare messaggi con valore legale, equiparabili alle raccomandate con ricevute di ritorno.
Nello specifico, a partire dal 30 novembre 2023 chi ha attivato il domicilio digitale riceve e continuerà a ricevere tutte le comunicazioni attraverso di esso: sarà obbligo della PA verificare, tramite il codice fiscale, se il soggetto ha già un domicilio digitale attivo e utilizzarlo al posto di quello fisico per invio di atti e di documenti.
PEC per aziende individuali e per società: obbligo e funzionamento
Avere una PEC attiva è un obbligo per chi apre un’impresa. In altre parole, società di capitali e società di persone, ditte individuali e liberi professionisti con Partita IVA devono aprire una PEC e comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese.
La PEC, a seconda della categoria, sarà pubblicata in INI-PEC o in INAD. Questi elenchi, a registrazione e consultazione gratuite, pubblicamente accessibili, riportano le PEC delle imprese e dei professionisti operativi in Italia.
INI PEC è costantemente aggiornato, dal momento che sia il Registro delle Imprese, sia gli ordini professionali e i collegi di categoria sono tenuti a inserirvi in modo tempestivo il domicilio digitale degli iscritti.
Chi contravviene alla regola che impone la comunicazione del domicilio digitale, rischia una sanzione economica, inoltre per le società è possibile la sospensione di iscrizione al Registro delle Imprese, mentre i professionisti si espongono a richiami disciplinari da parte dell’ordine o del collegio di appartenenza.
Quali sono i vantaggi di avere una PEC per un’azienda?
Oltre all’obbligo di legge, la PEC offre numerosi vantaggi:
- sicurezza e legalità, in quanto garantisce l’autenticità del mittente e del destinatario, l’integrità del messaggio e la non ripudiabilità della ricevuta di consegna, proprio come una raccomandata.
- efficienza e risparmio, permette di inviare e ricevere documenti in formato digitale, eliminando la stampa, la firma e la spedizione cartacea. Risparmiando tempo e denaro!
- immagine professionale, dando l’opportunità di mostrarsi come un’azienda moderna e innovativa che investe nella digitalizzazione.
La PEC non è solo un obbligo, ma una vera e propria opportunità per migliorare un’azienda!
PEC InfoCert: la soluzione su misura per società e ditte individuali
Trovare i fornitori che meglio rispondono alle esigenze di business e professionale è uno dei segreti per far funzionare l’attività lavorativa e professionale. Ciò è vero anche quando si parla di provider di servizi digitali, per i quali occorre un’attenzione maggiore anche in termini di affidabilità e sicurezza.
Legalmail di InfoCert si propone come uno strumento pratico e in grado di rispondere ai bisogni di semplificazione e di facilitazione della gestione documentale comuni tra i titolari di ditte individuali e di imprese societarie.
Si può scegliere tra pacchetti personalizzabili, decidendo come modulare lo spazio inbox e le funzionalità avanzate. Un’altra caratteristica che distingue le caselle Legalmail è l’avanzato livello di sicurezza, essendo tutte dotate di sistemi Antivirus e Antispam.
Infine, è possibile trasformare la casella in una PEC europea con l’identificazione SPID per essere in regola con i prossimi aggiornamenti degli standard europei.
Infocert
Martedì 4 Giugno 2024
