Gestione del ciclo passivo e fatturazione elettronica

di Riccardo Bigi Luca Bianchi

Pubblicato il 26 gennaio 2019



Oltre alle problematiche degli invii al sistema di interscambio, la fattura elettronica sta cambiando (e cambierà) le modalità operative di gestione aziendale. In questo intervento iniziamo a valutare come la fattura elettronica impatta sugli acquisti e sulla gestione del ciclo passivo: in questo ambito vi possono essere spazi per il consulente per assistere i clienti di minori dimensioni nella creazione e gestione delle nuove procedure aziendali

Definizione di ciclo passivo

Per ciclo passivo si intende, di fatto, la procedura mediante la quale l’azienda realizza il processo di acquisto di beni e servizi.

 

Fasi del ciclo passivo

Le principali fasi del ciclo passivo si possono così sintetizzare:

  1. definizione del fabbisogno di materiali, merci e servizi;
  2. selezione del fornitore (o della rosa di fornitori ai quali richiedere un preventivo di acquisto);
  3. scelta del fornitore al quale inviare l’ordine per l’approvvigionamento;
  4. gestione dell’ordine ed eventuali solleciti in caso di ritardi;
  5. carico della merce/materiali a magazzino in presenza di acquisto di beni;
  6. arrivo della fattura del fornitore e verifica circa l’accuratezza del documento, la sua rispondenza all’ordine/documento di trasporto e la presenza di un’effettiva autorizzazione alla transazione;
  7. registrazione della fattura ai fini civilistici, fiscali e gestionali;
  8. pagamento della fattura nei tempi previsti in base alle disponibilità finanziarie dell’azienda.

 

La corretta ed accurata gestione del ciclo passivo è cruciale non solo per adempiere agli obblighi di natura civilistica e fiscale e per la costruzione dei bilanci e rendiconti infrannuali (oltreché per il bilancio d’esercizio), ma soprattutto per la definizione dei dati gestionali, cioè per il monitoraggio dei costi di produzione e per la costruzione dei rendiconti annuali ed infrannuali.

 

Il ciclo passivo e la fatturazione elettronica

Ciclo passivo e fatturazione elettronica

L’avvento della fatturazione elettronica ha ed avrà ripercussioni anche sulla gestione del ciclo passivo, cioè sul monitoraggio e registrazione delle fatture di acquisto.

Dobbiamo immaginare un processo di digitalizzazione delle procedure.

Spesso ci siamo concentrati solo sull’emissione del documento elettronico, tuttavia altrettanta (se non maggiore) attenzione deve essere prestata  anche a quelli ricevuti.

Gli operatori economici più strutturati dovranno (o avrebbero dovuto) abituarsi a ricevere le fatture di acquisto in formato elettronico e non si potrà più basare il monitoraggio delle spese sui documenti cartacei, anche se spesso i