Ciclo passivo e fatturazione elettronica

Ciclo passivo e fatturazione elettronicaIl concetto di ciclo passivo

Per ciclo passivo si intende, di fatto, la procedura mediante la quale l’azienda realizza il processo di acquisto di beni e servizi.

Le principali fasi del ciclo passivo si possono così sintetizzare:

  • definizione del fabbisogno di materiali, merci e servizi;
  • selezione del fornitore (o della rosa di fornitori ai quali richiedere un preventivo di acquisto);
  • scelta del fornitore al quale inviare l’ordine per l’approvvigionamento;
  • gestione dell’ordine ed eventuali solleciti in caso di ritardi;
  • carico della merce/materiali a magazzino in presenza di acquisto di beni;
  • arrivo della fattura del fornitore e verifica circa l’accuratezza del documento, la sua rispondenza all’ordine/documento di trasporto e la presenza di un’effettiva autorizzazione alla transazione;
  • registrazione della fattura ai fini civilistici, fiscali e gestionali;
  • pagamento della fattura nei tempi previsti in base alle disponibilità finanziarie dell’azienda.

La corretta ed accurata gestione del ciclo passivo è cruciale non solo per adempiere agli obblighi di natura civilistica e fiscale e per la costruzione dei bilanci e rendiconti infrannuali (oltreché per il bilancio d’esercizio), ma soprattutto per la definizione dei dati gestionali, cioè per il monitoraggio dei costi di produzione e per la costruzione dei rendiconti annuali ed infrannuali.

Il ciclo passivo e la fatturazione elettronica

L’avvento della fatturazione elettronica ha ed avrà ripercussioni anche sulla gestione del ciclo passivo, cioè sul monitoraggio e registrazione delle fatture di acquisto. Dobbiamo immaginare un processo di digitalizzazione delle procedure.

Spesso ci siamo concentrati solo sull’emissione del documento elettronico, tuttavia altrettanta (se non maggiore) attenzione deve essere prestata  anche a quelli ricevuti. Gli operatori economici più strutturati dovranno (o avrebbero dovuto) abituarsi a ricevere le fatture di acquisto in formato elettronico e non si potrà più basare il monitoraggio delle spese sui documenti cartacei, anche se spesso i fornitori. Si tratta più che altro di un cambiamento di abitudini, che di un cambiamento dei principi di corretta amministrazione, tuttavia sarà un cambiamento di abitudine piuttosto complesso perché dovremmo abituarci a lavorare su documenti che nascono digitali e magari tenere aperto un doppio binario per quelli ancora cartacei.

Pensiamo ai primi dubbi che possono sorgere agli operatori che vedono apparire un documento elettronico di cui non hanno traccia: esiste un ordine a monte dell’acquisto? la fornitura è pervenuta oppure il servizio è stato reso? chi ha autorizzato l’ordine ne aveva i poteri in base al sistema delle deleghe aziendali? il prezzo della fornitura è corretto?

Questi sono i primi che ci sono venuti in mente; comunque, si tratta di quesiti legittimi da parte degli operatori e di chi svolge la funzione di controllo di gestione. Quesiti a cui dare risposta solo una corretta gestione del ciclo passivo.

Ciclo passivo: i suggerimenti per i corretti dati di input

E’ di basilare importanza (e lo è divenuto ancora di più con l’avvento della fatturazione elettronica come vedremo più diffusamente in seguito) formalizzare gli ordini di acquisto in modo da garantire la piena tracciabilità delle transazioni amministrative e finanziarie sin dall’origine.

Predisporre ordini scritti richiedendo, poi, ai fornitori la relativa conferma è il primo (e fondamentale) passo per una corretta organizzazione e gestione del ciclo passivo.

Le modalità di formalizzazione degli ordini possono essere svariate a seconda delle dimensioni e dell’attività svolta dall’azienda, del livello di organizzazione, dei sistemi informativi disponibili ed, ovviamente, delle scelte che fa la direzione/l’imprenditore.

ciclo passivo e fatturazione elttronica

ciclo passivo e fatturazione elettronicaIl flusso ideale è, ovviamente, che l’ordine di acquisto (sia relativo a dei beni materiali che a…

Contenuto disponibile esclusivamente agli utenti abbonati
Per continuare a leggere il contenuto di questo articolo è necessario essere abbonati. Se sei già un nostro abbonato, effettua il login attraverso il modulo di autenticazione posto in cima alla pagina. Se non sei abbonato o ti è scaduto l'abbonamento, che aspetti?
Condividi:
Maggioli ADV
Gruppo Maggioli
www.maggioli.it
Per la tua pubblicità sui nostri Media:
maggioliadv@maggioli.it www.maggioliadv.it