I controlli fiscali in presenza di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

di Fabio Carrirolo

Pubblicato il 11 maggio 2017

spesometro e fatture elettroniche cambieranno le modalità di gestione dei controlli fiscali, dato che le banche dati fiscali saranno più ricche di informazioni sulle attività dei contribuenti: come cambieranno le strategie di indagine del fisco e le garanzie difensive che saranno poste a tutela del contribuente accertato

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Pur nella costanza dell’impianto normativo di base, che circoscrive una fiscalità fondata sull’IRPEF progressiva, su un’imposta societaria (IRES) e sul regime euroarmonizzato dell’IVA, il sistema tributario italiano evolve nelle procedure, che a seguito delle innovazioni tecnologiche e legislative acquistano un ruolo centrale.

Così in particolare i controlli sulla veridicità e conformità dei comportamenti dei contribuenti diventano sempre più incrociati e automatici, potendo contare su una grandissima quantità di dati acquisiti dall’amministrazione. Nasce quindi un sistema fondato più sulla prevenzione e sull’informazione preventiva che sul controllo successivo e sulla punizione, nel quale hanno una parte essenziale le nuove tecnologie e le procedure di recente introduzione che prevedono la trasmissione diretta all’Agenzia delle Entrate delle informazioni relative agli acquisti e alle cessioni - prestazioni.

Avendo già a disposizione le informazioni, il fisco punta alla prevenzione, informando i contribuenti e spingendoli ad adeguarsi, ovvero a motivare gli scostamenti eventualmente rilevati, prima di attivare una formale procedura di accertamento.

La fatturazione elettronica

La possibilità di adottare la fatturazione elettronica e la conseguente archiviazione e conservazione delle fatture e dei documenti fiscalmente rilevanti in forma digitale anziché con la tradizionale modalità cartacea è prevista normativamente ed è giunta a maturazione sotto il profilo tecnico. Si tratta ora di vedere se e come ciò sia conciliabile con le esigenze dei controlli, cioè con la necessità di verificare il corretto adempimento degli obblighi tributari formali e sostanziali.

A prescindere dalle concrete modalità attuative della fatturazione - archiviazione - conservazione elettronica, si osserva che questa dovrebbe consentire all’amministrazione finanziaria la disponibilità immediata di tutte le operazioni tracciate compiute dal soggetto IVA. Ciò che rimane fuori, chiaramente, è l’area del “nero” vero e proprio, che però nel presente contesto dei rapporti economici appare confinata in un segmento residuale.

Sembra quindi che attraverso la fatturazione elettronica, ma anche attraverso i nuovi e contestati obblighi e regimi opzionali di trasmissione dei dati delle operazioni e delle liquidazioni, si vogliano evitare i classici (e altrettanto contestati) sistemi di controllo invasivi e presuntivi, per recuperare analiticità e per alleviare i contribuenti.

Ai fini della trasmissione e gestione delle fatture elettroniche è reso disponibile un portale con accesso tramite accredito dal sito Internet dell’Agenzia delle Entrate. L’utilizzo di questo sistema, attivo dall’1 gennaio 2017, è opzionale per la generalità dei contribuenti.

La conservazione dei documenti

Il processo di conservazione differisce da quello di archiviazione sia dal punto di vista tecnico sia per le garanzie, civilistiche e tributarie, che offre. La conservazione consente la tenuta nel tempo dei documenti e delle scritture contabili, circostanza essenziale a fini probatori, di opponibilità ai terzi e ai fini del controllo.

Alla conservazione elettronica (che riguarda la documentazione fiscale, fatture comprese, “nata” in forma elettronica) si affianca la possibilità di fare ricorso alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti.

In sostanza, la conservazione sostitutiva consente di equiparare i documenti cartacei a quelli informatici, eliminando il supporto cartaceo. Questo viene sostituito con l'equivalente documento in formato digitale, cui sono apposte la firma digitale e la marca temporale per garantirne nel tempo la validità legale.

Le fatture create in formato elettronico devono essere conservate elettronicamente, mentre quelle cartacee possono essere conservate in tale forma. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

L’accesso all’archivio, con la presenza fisica di personale dell’amministrazione finanziaria (verificatori), potrebbe rivelarsi a questo punto inutile, dato che nel nuovo contesto normativo e procedurale l’Agenzia delle Entrate dispone già dei dati di tutte le operazioni attive e passive rilevanti per IVA, imposte sui redditi e Irap.

Le trasmissioni dei dati

Al di là della fatturazione elettronica, che interessa solo una minoranza di imprese e lavoratori autonomi, e che rimane per ora obbligatoria solo nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, la grande platea dei contribuenti soggetti IVA è interessata dalla trasmissione dei dati delle operazioni, che nella sostanza equivale alla “consegna” all’Agenzia delle Entrate di una mappa sinottica e cronologica di tutte le attività tracciate del soggetto.

In buona sostanza: con le trasmissioni dei dati delle fatture emesse e ricevute, in fondo, al di là dell’eventuale tenuta delle scritture fiscalmente rilevanti con sistemi informatici / elettronici, l’amministrazione dispone di una fonte inesauribile di in