La fatturazione elettronica tra privati

di Fabio Carrirolo

Pubblicato il 22 aprile 2017



la fatturazione elettronica è il futuro: dopo le pubbliche amministrazioni ora si potrà utilizzare anche nelle transazioni commerciali; in questo articolo puntiamo il mouse su: definizione e contenuto della fattura elettronica, modalità di archiviazione e termini per la stampa dei registri contabili

Spesometro

L’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 prevede la possibilità, per tutti i soggetti passivi IVA, di emettere la fattura elettronica in luogo di quella cartacea, essendo tali documenti equiparati ai fini dell’assolvimento dell’obbligo di fatturazione1.

La fatturazione elettronica tra privati viene promossa e incentivata, sia nella prospettiva di una più corretta e verificabile gestione dei cicli di acquisti - cessioni - prestazioni da parte delle imprese, sia come strumento per garantire al fisco la disponibilità dei dati relativi alle operazioni effettuate dai soggetti IVA.

Si osserva che, attualmente, l’emissione della fattura elettronica risulta obbligatoria soltanto in ambito B2G (business to government), ossia per i soggetti passivi IVA che forniscono beni o servizi nei confronti di amministrazioni pubbliche (solo a partire dal 01.01.2018 diverrà obbligatoria anche per le cessioni di beni effettuate nei confronti di viaggiatori extra-UE ai sensi dell’art. 38-quater del decreto IVA). Per la generalità dei soggetti IVA, invece, la possibilità di emettere e ricevere fatture in forma elettronica rimane opzionale.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura, come è ben noto, è il documento, rilevante ai fini tributari, che serve a rendere conto delle operazioni rilevanti per la determinazione dell’IVA e l’assolvimento dei relativi obblighi strumentali. Il soggetto passivo (cedente o prestatore) emette un documento che attribuisce ad un altro soggetto il diritto alla detrazione dell’imposta indicata in fattura, e alla deduzione di un costo ai fini delle imposte sui redditi.

Stabilisce il comma 1 dell’articolo 21 del decreto IVA che: “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo. Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario.

L'emissione della fattura, cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è consentita a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all'Agenzia delle entrate e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l'attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto. Con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate sono determinate le modalità, i contenuti e le procedure telematiche della comunicazione. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Autenticità e integrità

Secondo il citato art. 21 del decreto IVA, a identificare la fattura come elettronica non è il formato in cui viene originariamente emesso il documento, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta e accettata dal destinatario.

Secondo quanto precisato nel comma 3 dell’articolo 21: “Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati. Le fatture redatte in lingua straniera sono tradotte in lingua nazionale, a fini di controllo, a richiesta dell'amministrazione finanziaria”.

Queste modificazioni, coordinate con quelle apportate, quanto alla conservazione dei documenti, all’art. 39 del decreto IVA (art. 1, c. 325, lett. f, Legge di Stabilità 2013], hanno comportato una notevole semplificazione degli adempimenti richiesti ai soggetti passivi in fase di emissione delle fatture e l’apertura a sistemi di controllo di gestione in grado di assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi, rispetto al sistema fondato sulla sola apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o sui sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati.

Inoltre, la norma si apriva alla possibilità di utilizzare altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati (ulteriori rispetto alla firma elettronica e ai sistemi EDI).

Il soggetto passivo dovrebbe poter scegliere il formato con cui la fattura elettronica viene emessa o ricevuta. È però necessario, affinché vi sia una «fattura elettronica», che vi sia l'accettazione della stessa da parte del destinatario.

Per quanto riguarda la fase della conservazione, è stato specificato che le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, mentre le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

La piattaforma dell’Agenzia delle Entrate

Come previsto dall'art. 1, c. 1, del D.Lgs. n. 127/2015 (che a sua volta attuava l'art. 9, c. 1, lett. d, della delega fiscale, L. n. 23/2014), l'amministrazione finanziaria ha realizzato un sistema che, fra le diverse funzionalità offerte, consente la generazione delle fatture elettroniche ordinarie o semplificate, in formato elettronico strutturato (formato FatturaPA, versione 1.2). Esso è disponibile gratuitamente sul sito dell'Agenzia delle Entrate, dalla piattaforma “Fatture e corrispettivi”, e accessibile mediante le credenziali Entratel, Fisconline, CNS e Spid.

L’utilizzo di tale sistema di fatturazione e trasmissione telematica è opzionale per la generalità dei contribuenti e obbligatorio per chi effettua cessioni di beni attraverso distributori automatici.

Il portale”dell’Agenzia delle Entrate, sul quale si trovano anche tutte le informazioni tecnico – operative necessarie, è attivo del 1° gennaio 2017.

Per il 2017 (primo anno di attuazione della disposizione in esame) l'opzione può essere esercitata, utilizzando i servizi telematici dell'Agenzia delle entrate, a partire dal 14 dicembre 2016 e fino al 31 marzo 2017 (vedasi il provvedimento prot. n. 212804 dell’1 dicembre 2016 del Direttore dell'Agenzia). A regime, l’opzione per la trasmissione telematica deve invece essere esercitata entro il 31 dicembre dell'anno precedente a quello di inizio della trasmissione dei dati e ha effetto per l'anno solare in cui ha inizio la trasmissione dei dati e per i quattro anni solari successivi. Al termine di tale periodo, se non revocata, l'opzione si estende di quinquennio in quinquennio.

Quali fatture sono realmente elettroniche?

Non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo.

Possono invece essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (es. posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge.

Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione da parte del destinatario; ciò però non influenza l'obbligo dell'emittente di procedere comunque (anche in caso di mancata accettazione da parte del destinatario) all'integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell'origine (A), integrità del contenuto (I) e leggibilità (L) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Contenuto e leggibilità

Il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall'art. 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possono essere alterati (anche questo requisito è obbligatorio per ambo le parti, ma i dati elettronici possono essere convertiti o presentati in un modo diverso per adattarli al sistema informatico o per tenere conto dei cambiamenti tecnologici che si verificano nel corso del tempo).

La fattura deve essere resa leggibile; secondo le note esplicative della direttiva 2010/45/UE, ciò si verifica quando il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l'uomo su schermo o tramite stampa, ed è altresì possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Modalità e controllo di gestione

La scelta circa la tecnologia più idonea per garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica, è rimessa al soggetto emittente.

Il sistema di controllo di gestione è un processo con il quale un soggetto passivo crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l'identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell'emittente della fattura (autenticità dell'origine) e controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto).

Dall’1 luglio l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un portale per la fatturazione elettronica tra privati, operativo dall’1 gennaio 2017.

La conservazione

Le fatture create in formato elettronico devono essere conservate elettronicamente, mentre quelle cartacee possono essere conservate in tale forma. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

Si osserva che:

  • il documento non informatico (carente dei requisiti per poter essere considerato tale) deve essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie;

  • il documento che è fin dall’origine informatico, secondo il CAD e il D.M. 17.06.2014, ricevuto in formato elettronico, non richiede alcuna stampa su supporto fisico.

    Se il destinatario della fattura elettronica accetta il processo mediante il quale l'emittente garantisce l'origine informatica e l'integrità del documento, non c’è alcun problema e si procede alla conservazione elettronica. Se invece il destinatario non accetta tale processo, può materializzare il documento (garantendone la leggibilità) invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica.

La stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l'intenzione del destinatario di non accettare la fattura come elettronica (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione). La stampa di tale fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell'art. 23 del codice dell’amministrazione digitale (CAD). Non c’è quindi alcun obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura.

Entro quale termine procedere?

L’Agenzia delle Entrate (con la risoluzione n. 46/E del 10.04.2017) ha precisato che, relativamente ai registri e ai documenti rilevanti ai fini IVA, il termine per la stampa dei documenti analogici o per la conservazione dei documenti informatici è quello del terzo mese successivo al termine ordinario per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Tale termine, in un'ottica di semplificazione e uniformità del sistema, deve ritenersi valido anche per i documenti rilevanti ai fini IVA, ancorché a partire dal periodo di imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell'IVA siano ora disallineati (dichiarazione IVA 2017: 28 febbraio, prorogato al 3 marzo; dichiarazione dei redditi: 30 settembre).

Tale regola vale anche in caso di periodo di imposta non coincidente con l'anno solare, nel qual caso i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare devono essere conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

È pertanto confermata la scadenza di fine dicembre per la stampa o la conservazione elettronica dei documenti fiscali, sia IVA che ai fini delle imposte sui redditi.

20 aprile 2017

Fabio Carrirolo

1 In particolare, l'art. 1, c. 325, della legge di stabilità 2013 (L. 24.12.2012 n. 228), nel recepire le disposizioni sulla fatturazione elettronica della direttiva 2010/45/UE, modificativa della direttiva 2006/112/CE del 28.11.2006, ha introdotto innovazioni alla disciplina degli artt. 21 e 39 del D.P.R. n. 633/1972, nella direzione della piena equiparazione tra fattura elettronica e cartacea.