La procedura di convocazione dell’assemblea dei soci

di Giovanna Greco

Pubblicato il 8 aprile 2016



siamo ad aprile, tempo di bilanci... ecco un ripasso delle modalità di convocazione dell'assemblea dei soci, da rispettare per arrivare alla regolare approvazione del bilancio d'esercizio

foto6La convocazione dei soci ai fini dell’approvazione del bilancio di esercizio va effettuata con le modalità proprie del tipo di società: le regole sono differenti per SPA ed SRL.

Per S.P.A. e S.A.P.A si applica l'art. 2366 del c.c.

Gli Amministratori devono convocare l'assemblea per approvare il documento tramite avviso di convocazione da pubblicarsi sulla Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano identificato nello Statuto Sociale almeno 15 giorni prima del termine previsto per l'adunanza. Per le società che non ricorrono al capitale di rischio lo Statuto può prevedere un termine ridotto a 8 giorni attraverso l'utilizzo di mezzi atti a garantire il ricevimento dell'avviso di convocazione (i.e. fax, posta elettronica certificata, lettera a mano con firma per ricevuta). L'art. 2366 c.c. prevede la possibilità di ritenere l'assemblea validamente insediata, in deroga alle modalità di cui sopra, quando è presente l'intero capitale sociale e la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo, ma in tal caso gli intervenuti che si ritengono non sufficientemente informati su argomenti posti all'ordine del giorno possono opporsi alla trattazione degli stessi.

Per le S.R.L. si applica l'art. 2479-bis del c.c.

Tale articolo delega allo Statuto sociale le modalità di convocazione dell'assemblea; in mancanza di regole specifiche, tale avviso deve essere effettuato tramite lettera raccomandata ai soci presso il domicilio risultante dal Registro delle Imprese da spedirsi almeno 8 giorni prima dalla data fissata per la riunione. L'art. 2479-bis c.c. dispone che, pur in assenza delle modalità di convocazione descritte in precedenza, l'assemblea è valida in presenza dell'intero capitale sociale, quando tutti i componenti degli organi amministrativo e di controllo sono presenti o sono comunque stati informati della riunione e quando nessuno si oppone alla trattazione degli argomenti posti all'ordine del giorno.

Attenzione

Il termine ordinario per l'approvazione del bilancio è regolato dagli artt. 2364 e 2478-bis c.c. che prevedono per entrambe le tipologie societaria un termine non superiore ai 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Dato che l'anno 2016 è bisestile il termine scade il 29 aprile per i bilanci che si chiudono al 31 dicembre.

L'assemblea

Per la validità dell'assemblea occorre la presenza del seguente quorum:

  • per le S.P.A. e SAPA deve essere presente almeno il 50% del capitale sociale (lo Statuto può prevedere anche percentuali maggiori);

  • per le S.R.L. deve essere rappresentato almeno il 50% del capitale sociale.

L’assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società, se lo statuto non dispone diversamente (art. 2363 c. 1 c.c.). Laddove nello statuto, derogando al disposto di legge, si stabilisca che l’assemblea possa tenersi in luogo diverso dal comune in cui ha sede la società, è comunque necessario che tale soluzione consenta ai soci di raggiungere agevolmente il luogo dell’adunanza.

L'assemblea di SRL

Dato che dal 30 Marzo del 2009 le Srl non sono più obbligate alla tenuta del libro soci, rilevando a tal fine le sole risultanze iscritte nel Registro delle Imprese, è necessario e sufficiente convocare i soggetti elencati nella visura aggiornata alla data di invio della convocazione dell'assemblea.

L'atto costitutivo deve prevedere (ex art. 2479-bis c.c.) che le modalità di convocazione dell'assemblea (i.e. a mezzo fax, e-mail...) permettano di dimostrare la tempestiva notizia della convocazione e degli argomenti oggetto di discussione.

In mancanza di tali disposizioni, la convocazione è effettuata mediante lettera raccomandata, da spedire ai soci almeno 8 giorni prima dell'adunanza presso il domicilio risultante dal Registro delle imprese. A mero titolo di esempio entro il 20/04/2016 in caso di convocazione per il 28/4/201 ovvero il 20/6/2016 in caso di convocazione per il 28/6/2016 e deve attestare il giorno, l'ora, il luogo e gli argomenti da trattare.

Ove l'avviso di convocazione non specifichi il luogo scelto per la riunione si deve intendere che questa avvenga presso la sede sociale.

L’indicazione nell’avviso di convocazione dell’elenco delle materie da trattare ha la funzione di rendere consapevoli i soci degli argomenti sui quali dovranno deliberare, e consentire loro la necessaria preparazione ed informazione ed evitare di deliberare su materie non incluse, al fine di tutelare la buona fede dei soci assenti. A tal fine, non è necessaria una indicazione particolareggiata ma è sufficiente una indicazione sintetica, purché chiara e non generica (cfr. Cass. n. 14814/2006).

Assemblea totalitaria

L’Assemblea è regolarmente costituita anche in assenza delle formalità previste per la convocazione se “totalitaria”. In particolare, l'assemblea si reputa regolarmente costituita qualora: è rappresentato l’intero capitale sociale e sono presenti o si dichiarano informati tutti gli Amministratori in carica e sono presenti (o si dichiarano informati) tutti i membri del Collegio Sindacale (se esistente) e nessuno (soci, amministratori e sindaci) si oppone alla trattazione degli argomenti all’Ordine del giorno.

Nullità e annullabilità

L’art. 2434-bis c.c. in merito all’invalidità della delibera di approvazione del bilancio richiama le “azioni” di tutela di cui agli artt. 2377 e 2379 c.c., ossia l’annullabilità e la nullità.

In particolare ricordiamo a grandi linee i due concetti:

- l’annullabilità riguarda le delibere che non sono prese in conformità della legge o dello statuto e può essere fatta valere entro 90 giorni dall’iscrizione/deposito presso il Registro Imprese della stessa, da parte di soci assenti, dissenzienti o astenuti, amministratori, consiglio di sorveglianza, collegio sindacale. Per proporre l’azione di annullabilità i soci devono possedere azioni aventi diritto di voto che rappresentano, anche congiuntamente, il 5% del capitale sociale. L’annullabilità si può verificare in caso di mancato deposito del progetto di bilancio nei 15 giorni precedenti la convocazione dell’assemblea in quanto la mancata presa visione da parte dei soci rappresenta una violazione del diritto all’informazione degli stessi. Può generare l’annullabilità della delibera anche il “reiterato ed immotivato rifiuto di approvare il bilancio di esercizio”, da parte di tanti soci che rappresentano il 50% del capitale sociale “comportante lo scioglimento della società per impossibilità di funzionamento dell’assemblea”.

- la nullità si rileva in caso di mancata convocazione dell’assemblea, mancanza del verbale e di impossibilità o illiceità del relativo oggetto. L’impugnazione può essere richiesta da chiunque vi abbia interesse nei 3 anni successivi l’iscrizione / deposito della delibera presso il Registro delle Imprese.

ESEMPIO di CONVOCAZIONE dell'ASSEMBLEA dei soci di srl

I Signori Soci sono convocati in assemblea ordinaria presso la sede sociale in Via ….............. per il giorno ….. alle ore …..... per deliberare sul seguente

ordine del giorno

  • Bilancio dell’esercizio chiuso al 31/12/2015: approvazione e adempimenti conseguenti

8 aprile 2016

 

Giovanna Greco