Documenti informatici: le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali

Aspetti generali
Le disposizioni normative attualmente vigenti consentono una gamma assai ampia di possibili comportamenti collegati alla tenuta di registri e fatture in formato elettronico, purché la rappresentazione fornita dai documenti sia tale da permettere le attività di controllo.
I documenti fiscalmente rilevanti possono essere formati sia elettronicamente che analogicamente, e che in quest’ultimo caso ne può essere effettuato il riversamento sostitutivo, «convertendoli» in documenti elettronici. In ogni caso, il «sigillo» che consente la conversione in formato elettronico-digitale è costituito dall’apposizione della marca temporale e della firma elettronica qualificata sui documenti, i quali devono essere previamente resi statici e immodificabili.
Sotto il profilo degli interventi normativi che hanno messo a punto le modalità attuative di fatturazione e conservazione elettroniche dal punto di vista giuridico, attribuendo altresì rilevanza ad atti e documenti formati e gestiti in forma «non analogica», occorre considerare:

il D.Lgs. 7.3.2005, n. 82 (codice dell’amministrazione digitale);

il D.P.C.M. 13.1.2004 (regole tecniche per la formazione, conservazione, trasmissione, duplicazione e validazione dei documenti informatici);

il D.M. 23.1.2004 (regole fiscali per la conservazione dei documenti informatici su diversi tipi di supporto)1;

la delibera CNIPA 19.2.2004, n. 11 (regole tecniche di riproduzione e conservazione dei documenti);

infine il D.M. 17.6.2014, più avanti ripreso e commentato.

Le indicazioni normative riguardanti gli obblighi ai fini dell’IVA sono contenute nei vigenti artt. 21 e 39 del D.P.R. n. 633/1972, come innovato dal D.Lgs. 20.2.2004, n. 52, in attuazione della Direttiva 2001/115/CE.

La gestione «elettronica» dei documenti fiscali
In relazione alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali presenti in forma analogica, occorre considerare le seguenti problematiche, qui esaminate alla luce della prassi interpretativa dell’Agenzia delle Entrate anteriore all’ultimo decreto attuativo:

la conservazione sostitutiva può essere effettuata in qualsiasi momento;

ciò comporta che può aver luogo il «ripensamento» in qualsiasi momento, in ordine alla tenuta delle scritture in forma elettronica e al successivo passaggio alla forma analogica, con la possibilità di optare per la tenuta (conservazione) sostitutiva-elettronica in un secondo momento (risoluzione dell’Agenzia delle Entrate 30.7.2009, n. 196/E);

le fatture possono essere emesse sia in formato analogico che in formato elettronico, con riferimento alle diverse attività esercitate dall’impresa (risoluzione 27.9.2007, n. 267/E);

la conservazione analogica e quella digitale possono coesistere, senza che sia necessaria l’adozione di contabilità separata, ma subordinatamente alla tenuta di distinti registri o sotto-registri sezionali (risoluzione 9.7.2007, n. 161/E);

in particolare, ai fini della distinta gestione (analogica/elettronica) del ciclo della fatturazione, occorre garantire l’omogeneità della conservazione per tipologie documentali, con riferimento alle diverse aree di attività (risoluzione 23.6.2008, n. 260/E);

in caso di riversamento sostitutivo dell’immagine dei documenti rilevanti ai fini tributari, non occorre necessariamente passare alla «materializzazione» in senso proprio del documento su supporto cartaceo, ma basta procedere all’acquisizione del c.d. spool di stampa, «a condizione che l’immagine così acquisita rappresenti in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento» (risoluzione 15.6.2009, n. 158/E);

marca temporale e …

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