La convocazione dell'assemblea dei soci e le sanzioni in caso di omissione

L’assemblea dei soci deve essere obbligatoriamente convocata almeno una volta l’anno entro il termine stabilito dallo statuto: termine comunque non superiore a 120 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio sociale. È ammessa, tuttavia, la possibilità che lo statuto riconosca il rinvio della convocazione dell’assemblea – comunque non oltre 180 giorni dalla data in cui si è chiuso il precedente esercizio sociale – per le società tenute a redigere il bilancio consolidato, oppure in presenza di particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società, delle quali peraltro gli amministratori devono dare debito conto nella relazione sulla gestione (articolo 2364 del codice civile).

L’assemblea dei soci per le società non quotate è convocata, in linea generale, dall’organo amministrativo (amministratore unico, consiglio di amministrazione o consiglio di gestione) almeno otto giorni prima dell’adunanza, mediante avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo e l’elenco delle materie da trattare. Si rammenta, al riguardo, che, secondo quanto precisato dal Consiglio Nazionale del Notariato (studio n. 15-2013/I) il termine di convocazione dell’assemblea dei soci non deve computarsi a giorni liberi: non deve essere computato il giorno dal quale il termine inizia a decorrere (quello dell’assemblea), ma deve computarsi, invece, il giorno di scadenza (quello della pubblicazione). Quanto alle modalità di convocazione, in assenza di precise disposizioni di legge, i notai ritengono preferibile lasciare all’organo amministrativo una certa facoltà di scelta tra modalità di convocazione previste statutariamente”.

Ad ogni modo, lo statuto societario consente l’invio dell’avviso di convocazione ad personam con mezzi che garantiscono l’avvenuto ricevimento. Sul punto, la dottrina ha individuato i mezzi che legittimano la convocazione assembleare, previa espressa previsione nell’atto costitutivo dell’utilizzo dei medesimi: raccomandata con ricevuta di ritorno, telegramma, fax con avviso di riscontro, posta elettronica certificata, e-mail e sms, ovvero ogni altro strumento che consenta di verificare e conservare la prova della ricezione del messaggio.

L’iniziativa per la convocazione non è, tuttavia, riservata esclusivamente all’organo amministrativo: esistono, infatti, particolari ipotesi – sempre prescritte dal codice civile – al ricorrere delle quali l’assemblea può essere validamente convocata anche da un soggetto diverso dall’organo gestorio. Questo è il caso, ad esempio, dell’assemblea convocata dal Tribunale qualora l’organo amministrativo – e in loro vece l’organo di controllo – non provveda a convocare l’assemblea su esplicita richiesta formulata da tanti soci che rappresentano, alternativamente, il ventesimo del capitale sociale nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il decimo dei capitale sociale nelle altre che non fanno ricorso al capitale di rischio, nonché la minore percentuale prevista nello statuto. Quando il potere di convocazione dell’assemblea diviene un preciso dovere in capo agli amministratori e ai sindaci, a tale obbligo deve essere dato seguito in modo tempestivo: entro il termine stabilito dalla legge o dallo statuto, ovvero senza indugio o ritardo, in mancanza dell’indicazione espressa di un termine per la convocazione.

Sul punto, in assenza di un preciso termine indicato dallo statuto o dalla Legge, autorevole dottrina ritiene che l’organo amministrativo debba provvedere entro il termine di trenta giorni, decorso il quale la convocazione si considera omessa ai sensi dell’art. 2631 c.c.: “ove la legge o lo statuto non prevedano espressamente un termine, entro il quale effettuare la convocazione, questa si considera omessa allorché siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui amministratori e sindaci sono venuti a conoscenza del presupposto che obbliga alla convocazione dell’assemblea dei soci”.

Ad ogni modo, l’eventuale convocazione dell’assemblea oltre i suddetti termini, non supportata da valide ragioni, non implica invalidità della delibera, ma coinvolge esclusivamente gli aspetti della responsabilità dei soggetti che, pur essendo tenuti a convocare tempestivamente l’assemblea, non vi hanno provveduto. L’art. 2631 del codice civile prevede, infatti, che, gli amministratori inadempienti – e in loro veci i sindaci – siano soggetti ad una sanzione amministrativa pecuniaria: “gli amministratori e i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti, sono puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro. La sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo in caso di convocazione a seguito di perdite o per effetto di espressa legittima richiesta da parte dei soci. Per fare un esempio, gli amministratori o i sindaci che omettono di convocare l’assemblea nel termine di trenta giorni dalla richiesta formulata dai soci sono puniti con una sanzione amministrativa pecuniaria compresa tra un mimino di € 1.376 [ € 1.032 + (1.032*1/3)] ad un importo massimo di € 8.262,67 [ 6197 +(6197*1/3)].

Recentemente, il Ministero dello Sviluppo Economico (lettera circolare n. 72265 del 29/04/2014) – dopo aver acquisito l’autorevole parere del Ministero dell’Interno – ha reso note le generalità dell’ente che può legittimamente accertare, contestare ed irrogare le sanzioni previste, in caso di omessa convocazione dell’assemblea dei soci. Più precisamente, gli organismi territorialmente competenti per le violazioni di cui trattasi sono individuati nelle Camere di Commercio. Tale orientamento è, peraltro, suffragato dalla Corte di Cassazione che ha affermato, con alcune sentenze (su tutte Cass. civ. Sez. II, 09-12-2005, n. 27293), che il potere di irrogare la sanzione amministrativa prevista dall’art. 2631 del Codice Civile, risulta trasferito alle Camere di Commercio poiché, per effetto del D. Lgs. n. 112/98, detti organismi sono subentrati in tutte le funzioni di accertamento, di contestazione e di irrogazione delle sanzioni, in precedenza svolte dagli Uffici Provinciali per l’industria, il Commercio e l ‘Artigianato.

26 luglio 2014

Sandro Cerato