La posta elettronica certificata (PEC), introdotta dal DPR 11 febbraio 2005, n.68, è disciplinata dalle regole tecniche contenute nel decreto della Presidenza del Consiglio dei ministri (Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie) del 2 novembre 2005. Essa rappresenta un sistema di comunicazione che, pur funzionando come una normale posta elettronica, si caratterizza per l'idoneità a rilasciare al mittente una ricevuta elettronica, attestante l'invio e la consegna al destinatario dei documenti informatici (e dell'eventuale allegata documentazione) nonché, grazie alla firma elettronica, la provenienza e l'integrità del contenuto del messaggio: peraltro,all'invio dei documenti mediante il sistema della PEC, è riconosciuto valore legale.
Successivamente, con l’entrata in vigore del D.L n.185/2008 è stato previsto l’obbligo per le imprese costituite in forma societaria (Srl, Snc, Sas, Spa) di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al registro delle imprese: rimanevano escluse, dall’obbligo in commento, le sole imprese individuali. A colmare tale lacuna è intervenuto, nel recente passato, l'art. 5 del DL 179/2012, che ha introdotto l’obbligo della PEC anche per le imprese individuali le quali, secondo la normativa vigente (ed in linea con quanto già previsto per tutte le altre imprese), sono da tempo tenute all'utilizzo della firma digitale nei rapporti col Registro delle Imprese. Peraltro, la successiva legge di conversione del citato decreto (L. 221/2012), oltre a confermare tale obbligo, ha modificato alcune disposizioni relative alle imprese individuali già attive.
In buona sostanza, sono stati previsti termini di decorrenza diversi con riferimento alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione successivamente al 19.12.2012 e alle imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale a tale data. Nello specifico, per quanto concerne le imprese individuali costituite a decorrere dal 19.12.2012, il deposito dell’indirizzo pec deve avvenire contestualmente all’inoltro della domanda di iscrizione. Diverso risulta essere, invece, il comportamento che devono adottare le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale alla data del 19.12.2012: quest’ultime sono, infatti, tenute a depositare presso l'ufficio del Registro delle imprese competente il proprio indirizzo PEC, entro il prossimo 30.6.2013
L’art. 5 D.L. 18/10/2012 n.179, oltre ad aver esteso l’obbligo di comunicazione dell’indirizzo di PEC anche alle imprese individuali, ha disposto che: “l’ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’art. 2630 del codice civile (sanzione amministrativa pecuniaria da 103,00 euro a 1.032,00 euro), sospende la domanda fino ad integrazione della domanda con l’indirizzo PEC e comunque per 45 giorni”. In altri termini, quindi, qualsiasi pratica di impresa individuale inviata al registro delle imprese e al repertorio economico amministrativo viene sospesa per 45 giorni se nella visura camerale non è presente l’indirizzo PEC.Trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata: è comunque possibile regolarizzare tale omissione attraverso il rinvio della pratica in oggetto, aggiungendo il quadro della PEC, oppure tramite l’invio una nuova pratica autonoma, per comunicare la sola PEC. In entrambi i casi, è necessario chiudere la correzione una volta effettuata la stessa.
La comunicazione della PEC va effettuata per via telematica, secondo le modalità previste per le comunicazioni al Registro delle imprese (cioè tramite la procedura di "Comunicazione Unica"). Sul punto, il Ministero dello Sviluppo economico ha fornito alcuni chiarimenti sulle modalità operative relative alla posta elettronica certificata, precisando tra l’altro che, la comunicazione dell'indirizzo PEC può essere eseguita per il tramite di una procedura semplificata ("PEC semplice"), accedendo dal sito www.registroimprese.it. Si tratta di una procedura semplificata on line che consente al legale rappresentante della società, munito di un dispositivo di firma digitale, di effettuare direttamente e personalmente la comunicazione della PEC della società. L'uso della procedura semplificata ("PEC semplice") è riservato solo ai legali rappresentanti della società. La domanda di iscrizione del solo indirizzo di posta elettronica certificata è esente, al pari delle società, dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
Si rammenta, infine, che, è possibile attivare la PEC tramite internet dove numerose società forniscono il servizio di gestione oppure rivolgendosi direttamente alla Camera di Commercio. Molte associazioni di categoria sono già attive e forniscono consulenza e convenzioni per l’attivazione della posta certificata. Più precisamente, è necessario rivolgersi a uno dei gestori autorizzati in possesso dei requisiti, previsti dalla normativa di riferimento, è iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto da DigitPA e consultabile tramite internet all’indirizzo www.digitpa.gov.it.
24 giugno 2013
Sandro Cerato
