Fatturazione elettronica: i chiarimenti del Fisco e le nuove regole applicative per le Amministrazioni Pubbliche

di Antonella Benedetto

Pubblicato il 28 maggio 2013



i recenti aggiornamenti della disciplina IVA hanno permesso di utilizzare ampiamente il sistema della fatturazione elettronica: le regole e definizioni della fattura elettronica, gli obblighi della P.A.

La normativa IVA è stata di recente oggetto di importanti modifiche derivanti dalla necessità di adeguarsi alle direttive della Comunità Europea.

Quest’ultima, in particolare, è intervenuta in diverse occasioni e in maniera anche abbastanza significativa in materia di IVA, prima con la Direttiva n. 2006/112/CE (c.d. “Direttiva IVA”) e, di recente, con la Direttiva n. 2010/45/UE. Proprio per recepire tale ultima direttiva, che ha modificato maniera significativa anche la precedente Direttiva n. 2006/112/UE, la Legge di Stabilità 2013 (Legge 24 dicembre 2012 n. 228) ha profondamente modificato l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972.

Le novità introdotte sono entrate in vigore a partire dal 1° gennaio 2013 e hanno l’intento di semplificare le norme in materia di fatturazione elettronica.

La nuove disposizioni, difatti, vogliono assicurare un’assoluta parità di trattamento tra la fattura cartacea e la fattura elettronica. Nelle intenzioni degli organismi comunitari, vi è soprattutto l’obiettivo di aiutare le imprese a ridurre i costi e ad acquisire maggiore competitività. Con la diffusione della circolare n. 12 del 3 maggio 2013, l’Agenzia delle Entrate ha voluto fornire importanti chiarimenti sulle regole e modalità di fatturazione, nonché sul “nuovo contenuto” della fattura elettronica.

Quasi in concomitanza, sulla G.U. n. 118 del 22 maggio 2013 è approdato il recente D.M. n. 55 del 3 aprile 2013 che impone l’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche. Il decreto, che segna un importante passo avanti nella c.d. “rivoluzione digitale” nell’ottica di razionalizzazione delle risorse, entrerà in vigore a partire dal prossimo 6 giugno 2013 e prevede dei tempi di attuazione relativamente brevi.

 

1. Regole e definizioni della “fattura elettronica”

L’art. 21, comma 1 del D.P.R. n. 633/1972 prevede che “per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronico è subordinato all’accettazione da parte del destinatario’’.

Per prima cosa, dunque, occorre ricordare che per “fattura elettronica” deve intendersi il documento informatico inviato con un file di qualsiasi formato in grado di garantire l’integrità dei dati in esso contenuti nonché l’attribuzione univoca ad un soggetto emittente.

I requisiti che debbono coesistere per qualificare la fattura come “elettronica” sono i seguenti:

  • emissione in formato elettronico;

  • ricevimento in formato elettronico;

  • accettazione del destinatario.

 

L’accettazione da parte del destinatario può rilevarsi anche per fatti concludenti (ad esempio il pagamento della stessa).

In assenza di uno dei requisiti, la fattura, seppure emessa elettronicamente, non può considerarsi “elettronica” ai fini della normativa Iva, con particolare attenzione ai riflessi in ambito di conservazione dei documenti.

 

Importante!

Si considera fattura elettronica il documento strutturato in formato .xml o .pdf; quindi è considerata correttamente emessa anche la fattura inviata a mezzo e-mail con allegato un file in formato .pdf, ovvero trasmessa a mezzo fax elettronico (cioè tramite pc); non è invece considerata fattura elettronica la fattura inviata a mezzo di fax analogico e quindi con modalità cartacea.

 

Pertanto:

  • la fattura emessa in formato elettronico è completamente equiparata a quella emessa in formato cartaceo

  • il ricorso all’emissione della fattura elettronica è subordinata al consenso del destinatario;

  • la fattura elettronica può essere conservata elettronicamente; pertanto, ai soli fini della conservazione non vi è l’obbligo di stampare le fatture ricevute in formato .pdf.

 

L’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 12/E del 3 maggio 2013, ha chiarito che la fattura elettronica deve rispettare i requisiti di:

  • autenticità dell’origine: deve essere sempre possibile verificare l’identità del soggetto emittente e la riferibilità della fattura emessa allo stesso;

  • integrità del contenuto: il contenuto del documento (fattura) non deve risultare modificato o modificabile dal momento dell’emissione a quello di conservazione;

  • leggibilità: il documento deve poter essere letto, riletto, consultato nel tempo a prescindere dal formato in cui lo stesso è stato emesso e conservato.

 

I contribuenti che decideranno di adottare questa modalità per l’emissione delle fatture avranno la massima libertà nella scelta delle procedure gestionali ritenute più idonee a garantire l’autenticità, l’integrità e la non modificabilità del documento, in linea con prescritto in materia dalla Direttiva n. 2006/112/CE.

 

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati od altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati. Ai fini dell’emissione del documento, la fattura elettronica si considera emessa quando è resa disponibile per il cessionario o committente.

 

2. Contenuto della fattura elettronica

In base al nuovo comma 2 dell’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, la fattura, sia essa cartacea o elettronica, deve contenere le seguenti indicazioni:

  1. data di emissione; 

  2. numero progressivo che la identifichi in modo univoco; 

  3. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; 

  4. numero di partita Iva del soggetto cedente o prestatore; 

  5. ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti; 

  6. numero di partita Iva del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione Europea, numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, codice fiscale; 

  7. natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione; 

  8. corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;

  9. corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; 

  10. aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro; 

  11. data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se si tratta di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi; 

  12. annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo.

 

Con riferimento all’obbligo di numerazione della fattura, l’attuale formulazione normativa richiede esclusivamente una numerazione progressiva idonea ad identificare la fattura in modo univoco. Ciò significa che l’attuale normativa consente due alternative modalità di numerazione:

  • numerazione progressiva senza azzeramento del conteggio all’inizio di ciascuna annualità;

  • numerazione progressiva per anno solare.

 

Ulteriori novità riguardano i dati identificativi del cessionario/committente nonché la valuta in cui devono essere indicati gli importi.

 

Dati identificativi del cessionario/committente

Come chiarito dall’Agenzia, per effetto della nuova formulazione della norma, è stato introdotto l’obbligo generalizzato in capo al cessionario o committente di comunicare al cedente o prestatore la partita IVA:

  • se soggetto passivo: il numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento;

  • se soggetto che non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione: il codice fiscale.

 

Valuta di riferimento

Per quanto riguarda la valuta di riferimento, la circolare dell’Agenzia chiarisce che, mentre nella precedente formulazione dell’art. 21 nelle fatture in lingua straniera, tradotte in lingua nazionale a richiesta dell’Amministrazione finanziaria, gli importi potevano essere espressi in qualsiasi valuta, purché l’imposta fosse indicata in euro, le ultime modifiche prevedono l’applicazione della regola generale, secondo cui deve esserci l’indicazione dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.

 

3. Termini e modalità di emissione della fattura

Rimane ferma la regola generale, secondo cui la fattura deve essere emessa al momento di effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6 del D.P.R. n. 633 del 1972. Il legislatore, come chiarito dalla circolare, ha però ampliato le fattispecie oggetto di eventuale deroga.

 

4. La conservazione elettronica delle fatture

La conservazione delle fatture è disciplinata dall’art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972, anch’esso modificato dalla Legge di stabilità per il 2013. La modalità elettronica di conservazione è imposta per le fatture elettroniche, mentre è soltanto facoltativa per le fatture creati in formato elettronico e quelle cartacee.

La nuova disciplina prevede infatti quanto segue: 

  1. le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”);

  2. le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

 

La distinzione tra l’una o l’altra tipologia di fattura è rilevante ai fini della conservazione. Difatti, una fattura creata in pdf e trasmessa via e-mail al destinatario può:

  • essere accettata dal destinatario: in tal caso può essere considerata una “fattura elettronica” e, in quanto tale, essere soggetta alle regole di conservazione delle fatture elettroniche;

  • non essere accettata dal destinatario: in tal caso, la fattura dovrà considerarsi solo “creata” in formato elettronico; in tale caso, sarà possibile scegliere tra la conservazione elettronica e quella cartacea.

 

Il luogo di conservazione elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

 

5. Regime sanzionatorio

Per quanto riguarda il regime sanzionatorio da applicare nei casi di violazione degli obblighi di fatturazione, documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA, la circolare evidenzia che, a seguito delle novità legislative, le stesse sanzioni sono applicabili anche in caso di violazioni relative ad operazioni non soggette ad IVA. Per le stesse, si applica la sanzione amministrativa compresa tra il 5% ed il 10% dei corrispettivi non documentati o non registrati. Quando la violazione non rileva neppure ai fini della determinazione del reddito, si applica la sanzione pari a Euro 258 (ove applicata nella misura minima).

 

6. Fattura elettronica obbligatoria anche per le Pubbliche Amministrazioni

Il recente Decreto Ministeriale n. 55 aprile, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 118 del 22 maggio, rende obbligatorie le regole per la fatturazione elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche. Il nuovo decreto, infatti, che entrerà in vigore il prossimo 6 giugno 2013, approva il regolamento per l'emissione, trasmissione e ricezione della fattura elettronica nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 209, della legge n. 244/2007, in attuazione di quanto previsto dalla legge stessa.

Il provvedimento sancisce l’abbandono definitivo delle fatture cartacee entro 12 mesi, precisando che entro tale termine la fatturazione elettronica dovrà essere adottata da ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (Inpdap, Inail Inps, cassa forense, Inarcassa, Cassa del notariato, dei dottori commercialisti e dei ragionieri e periti commerciali), mentre tutte le altre amministrazioni avranno 2 anni di tempo. Dopo questa data le amministrazioni non potranno più accettare fatture trasmesse in formato non elettronico.

Le fatture elettroniche, rappresentate in formato XML e contenenti le indicazioni dettagliatamente riportate nell'allegato A al decreto, dovranno essere trasmesse alle amministrazioni destinatarie attraverso il sistema di interscambio di cui al decreto ministeriale 7 marzo 2008, gestito dall'Agenzia delle entrate avvalendosi del supporto informatico di Sogei. Le regole tecniche di emissione, trasmissione e ricevimento sono definite nell'allegato B al decreto. In particolare, la fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna.

 

Tempi di attuazione

L’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica decorre dal termine di:

  • 12 mesi dall'entrata in vigore del regolamento per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale;

  • 24 mesi per le altre amministrazioni incluse nell'elenco ISTAT;

 

Dalle decorrenze indicate sopra, le amministrazioni non potranno accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica tramite il sistema di interscambio e, decorsi tre mesi da tali date, non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio delle fatture in formato elettronico.

 

28 maggio 2013

Antonella Benedetto