Software per fattura elettronica: come funzionano e quali sono le caratteristiche principali

A partire dall’obbligo di fatturazione elettronica entrato in vigore nel 2019 in Italia, numerose aziende hanno diffuso software appositamente ideati per la realizzazione, l’emissione e la conservazione dell’e-fattura.

Le soluzioni di software per la contabilità sono state aggiornate e adattate alla fattura elettronica, sono nate nuove soluzioni online per la fatturazione da utilizzare gratuitamente o a pagamento.

Tutti i software per fattura elettronica hanno in comune delle funzionalità di base, che riguardano la compilazione della fattura e l’invio al Sistema di Interscambio nelle modalità previste dall’Agenzia delle Entrate e dal Fisco.

L’e-fattura può essere inviata mediante una piattaforma o un software fattura elettronica, in formato .xml e deve rispettare tutte le regole imposte dall’Agenzia delle Entrate sulla compilazione del documento, ovvero: la presenza dei dati dell’intestatario e del destinatario, la presenza del Codice Destinatario e/o indirizzo di posta elettronica certificata e la firma digitale.

Come funziona la fatturazione elettronica

Gli elementi fondamentali di una fattura elettronica sono 3: il formato XML, il Sistema di Interscambio e il Codice Destinatario.

Il file XML è un linguaggio di programmazione universale che permette di trasferire i dati strutturati anche tra sistemi operativi differenti e permette agli utenti di usufruire di un modulo unico di fattura elettronica, che può essere utilizzato su uno smartphone iOS, un PC con sistema operativo Windows e così via.

Il Sistema di Interscambio è un’infrastruttura tecnologica che ha il compito di convalidare la fattura elettronica seguendo le direttive poste dall’Agenzia delle Entrate, per poi recapitarla al destinatario e inviare una notifica della corretta emissione della fattura, direttamente al software fattura elettronica utilizzato dall’emittente.

Il codice destinatario è un codice univoco, una stringa alfanumerica che identifica il contribuente ed è fondamentale all’interno della fattura perché aiuta il Sistema di Interscambio a identificare il destinatario.

Software fattura elettronica: vantaggi e tipologie

I software per la fattura elettronica sono degli strumenti utili per aziende e professionisti perché rendono il processo di fatturazione semplice e veloce: generalmente, tutti i software sono contraddistinti da un’interfaccia personalizzabile attraverso cui creare il documento e inserire tutte le informazioni necessarie per l’invio della fattura.

La firma digitale viene posta direttamente dal software, attraverso un processo automatizzato e il documento viene trasformato in file .xml per l’invio al SdI.

Ci sono diverse tipologie di software per fattura elettronica presenti sul mercato, più o meno adatti per ogni settore, e si differenziano in base ai servizi resi disponibili e alle funzionalità extra:

• Software fattura elettronica magazzino

Molti produttori di software per la gestione del magazzino hanno implementato all’interno del programma un’interfaccia personalizzata che permette di creare, inviare e conservare a norma le fatture elettroniche fino a 10 anni. Sono soluzioni molto comode per le piccole e medie imprese che, attraverso un’unica soluzione, possono gestire tutti i documenti aziendali su un’unica piattaforma.

• Software fattura elettronica e gestione della contabilità

Simili ai precedenti, questi programmi di fatturazione elettronica offrono una suite di servizi di contabilità che permette di creare, organizzare e tenere traccia delle fatture elettroniche, pagamenti, portafoglio digitale e così via.

Tra i servizi aggiuntivi offerti da questi programmi, troviamo la possibilità di aggiungere il proprio logo all’interno dei documenti aziendali e l’inserimento di diverse opzioni di pagamento.

Generalmente, questi programmi permettono di realizzare le fatture anche in diverse lingue e con diverse valute, così da realizzare documenti di fatturazione e ricevute in tutto il mondo, rispettando le direttive imposte dal fisco.

• Piattaforme online per la fatturazione elettronica

Le piattaforme online per la fatturazione elettronica sono dei software che non necessitano di essere scaricati su un dispositivo e per utilizzarli è necessario registrarsi sulla piattaforma gratuitamente o a pagamento, inserire i dati dell’azienda e i dati dei destinatari che possono essere salvati per un eventuale riutilizzo.

Queste piattaforme possono essere utilizzate attraverso un semplice browser, permettono di scaricare le fatture inviate in diversi formati e offrono diverse funzionalità, tra cui la conservazione dei documenti in cloud, accessibili ovunque da qualsiasi dispositivo autorizzato.

Redazione

Lunedì 9 agosto 2021