Ogni impresa iscritta in CCIAA è tenuta ad avere un proprio indirizzo PEC: l’inosservanza di tale obbligo comporta la cancellazione dell’indirizzo PEC “non esclusivo” e l’applicazione di una sanzione pecuniaria.
L’art. 16 del DL n. 185/2008 ha introdotto, come noto, per tutti gli operatori economici, l’obbligo di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC).
In particolare, è stato previsto l’obbligo per le imprese costituite in forma societaria (Srl, snc, sas, Spa) di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al registro delle imprese.
Analogo adempimento è richiesto, altresì, ai professionisti iscritti in albi ed elenchi, istituiti con legge dello Stato, i quali sono tenuti a comunicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata ai rispettivi ordini o collegi.
Di recente, l’art. 5 del DL 179/2012 ha esteso tale obbligo anche alle imprese individuali prevedendo, però, tempi di attuazione differenti per quelle ditte che presentano domanda di prima iscrizione successivamente al 19.12.2012 (deposito indirizzo pec contestualmente all’inoltro della domanda di iscrizione) e per quelle imprese attive e non soggette a procedura concorsuale a tale data (deposito indirizzo PEC entro lo scorso 30.6.2013).
Ad ogni modo, le imprese individuali cessate (e che sono inadempienti a tale obbligo) possono fare a meno di attivare un nuovo indirizzo PEC per richiedere la propria cancellazione dal registro delle imprese atteso che, nel caso di specie, non sussistono più i requisiti per essere considerata impresa attiva, avendo già cessato l’attività (Circolare Mise del 02.12.2013 n. 3664-C).
Per l’attivazione della PEC è necessario stipulare un contratto con un gestore abilitato a fornire tale servizio, il quale provvederà ad attribuire all’utente una casella di posta elettronica certificata e i relativi codici d’accesso per leggere i messaggi in essa contenuti. In alternativa, il Ministero dello Sviluppo economico nella Circolare 3.11.2011, n. 3645/C aveva in passato ritenuto possibile comunicare al Registro delle Imprese
“l’indirizzo di posta elettronica di uno studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata”.
In buona sostanza, era contemplata la possibilità di indicare l’indirizzo PEC dello studio professionale a cui l’impresa aveva affidato gli adempimenti di natura amministrativa e fiscale. In tali casi, lo studio professionale poteva utilizzare il proprio indirizzo PEC ovvero istituire, ad esempio, un unico indirizzo “comune” in relazione a più clienti gestiti.
Relativamente quest’ultima modalità di attivazione dell’indirizzo PEC si è riscontrato, però, un comportamento non univoco da parte delle singole CCIAA: alcune camere di commercio ritenevano, infatti, indispensabile che l’indirizzo PEC fosse riconducibile in via univoca ed esclusiva all’imprenditore stesso, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi.
Per altre, invece, era necessaria soltanto l’indicazione di una PEC valida e “che il soggetto fosse consapevole che la stessa sarebbe diventata, a tutti gli effetti, un indirizzo pubblico informatico dell’impresa al quale perverranno informazioni, atti, notifiche valide a tutti gli effetti di legge”.
Ebbene, ora, per effetto di un importante chiarimento del MISE non sarà più possibile, in ogni caso, indicare la PEC di un terzo soggetto, ai fini dell’adempimento pubblicitario in parola. Infatti – con lettera circolare 9 maggio 2014 prot. n. 77684, in risposta ad un quesito rivolto dall’Ufficio del Registro delle imprese di Taranto – è stato stabilito che l’iscrizione del medesimo indirizzo di Posta Elettronica Certificata per due distinte imprese, tra loro non collegate, comporta la cancellazione d’ufficio del dato ex art. 2191 del codice civile.
Da quanto sopra, quindi, ogni impresa è tenuta ad avere un proprio indirizzo PEC che sia a lei strettamente riconducibile e, per tale motivo, le indicazioni operative precedentemente fornite nella richiamata Circolare del 3.11.2011 n. 3645/C (possibilità di indicare la PEC di un terzo)
“sono da ritenersi ormai superate … risultando oggi indubitabile che per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) debba essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile”.
Tuttavia, il fatto di dotarsi di una propria casella PEC non impedirà la prassi
“di continuare eventualmente a delegare la gestione operativa di tali indirizzi pec univoci, sia da parte delle imprese individuali che da parte delle società, a soggetti terzi o professionisti ovvero, come avviene in taluni casi per le società, alla società del gruppo che cura per talune alcuni servizi amministrativi comuni”.
Al ricorrere di tale circostanza, però, a differenza di quanto concesso in passato, il soggetto delegato a curare gli adempimenti delle società/imprese clienti dovrà utilizzare un indirizzo PEC per ciascun soggetto gestito, essendo proibito istituire un unico indirizzo “comune” in relazione a più clienti.
Ad ogni modo, viene chiarito che, nei casi in cui venisse riscontrato che lo stesso indirizzo di PEC sia utilizzato da più operatori, oppure non sia riconducibile ad una specifica impresa, la CCIAA dovrà, in primo luogo, intimare la sostituzione della PEC “comune” con un nuovo indirizzo di posta “esclusivo” entro un determinato lasso di tempo (3 mesi per le società e 45 giorni per l’impresa individuale) e, in caso di reiterata inadempienza, procedere, a norma dell’art. 2191 del codice civile, con la cancellazione d’ufficio dell’indirizzo PEC “non esclusivo” : per il soggetto inadempiente si configura, invece, l’omessa presentazione della domanda di variazione dei dati che, ai sensi dell’art. 2630 del codice civile, comporta l’applicazione della sanzione pecuniaria da € 103 a € 1.032.
28 maggio 2014
Sandro Cerato
