il periodo di approvazione dei bilanci non è ancora concluso: ecco un ripasso delle regole per la convocazione dell’assemblea nelle S.P.A. non quotate in Borsa
A norma dell’art. 2366 del codice civile, l’assemblea delle s.p.a. è convocata (dagli amministratori o dal Consiglio di gestione) mediante avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza e l’elenco delle materia da trattare. L’avviso deve essere pubblicato almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’assemblea nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana oppure in almeno un quotidiano indicato nello statuto. Il prescritto comma 3 della citata disposizione ammette, limitatamente alle società “chiuse”, ossia non quotate in mercati regolamentari, che la convocazione in parola possa essere effettuata “mediante avviso comunicato ai soci con mezzi idonei che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea”.
Sulla materia è intervenuto, di recente, il Consiglio Nazionale del Notariato (studio n. 15-2013/I) che ha fornito il proprio orientamento con particolare riferimento alle modalità di pubblicazione e comunicazione dell’avviso di convocazione nelle SPA non quotate.
In primo luogo, i notai precisano che il termine di convocazione dell’assemblea dei soci non deve computarsi a giorni liberi: non deve essere computato il giorno dal quale il termine inizia a decorrere (quello dell’assemblea), ma deve computarsi, invece, il giorno di scadenza (quello della pubblicazione).
Quanto alle modalità di convocazione (pubblicazione sulla gazzetta ufficiale o quotidiano indicato dallo statuto), in assenza di precise disposizioni di legge, i notai ritengono preferibile lasciare all’organo amministrativo una certa facoltà di scelta tra modalità di convocazione previste statutariamente”: l’articolo 2366 del Codice civile non chiarisce, infatti, se lo statuto possa lasciare la scelta sulle modalità di convocazione all’organo che convoca l’assemblea. Qualora la scelta sulle modalità di convocazione ricada, comunque, sulla pubblicazione sul quotidiano, i notai suggeriscono che la tiratura del giornale (nazionale e regionale) debba essere almeno tale da garantire a ciascun socio la conoscenza della convocazione dell’assemblea, prima che questa si è tenuta, al fine di assicurare agli stessi di parteciparvi sufficientemente informati. Rimane il dubbio se la pubblicazione possa validamente avvenire su un quotidiano on-line, ovvero tramite l’inserzione dell’avviso sul sito internet della società: in questo ultimo caso vi è il rischio, infatti, di non riuscire a dimostrare e garantire la prova dell’avvenuto ricevimento del predetto avviso.
Lo statuto delle Spa “chiuse” può consentire, come detto, l’invio dell’avviso di convocazione ad personam con mezzi che garantiscono l’avvenuto ricevimento. Sul punto, la dottrina ha individuato i mezzi (raccomandata con ricevuta di ritorno, telegramma, fax con avviso di riscontro, posta elettronica certificata; e-mail e sms) che legittimano la convocazione assembleare, previa espressa previsione nell’atto costitutivo dell’utilizzo dei medesimi: i suddetti mezzi sono ritenuti validi però solo se consentono di verificare e conservare la prova della ricezione del messaggio. Peraltro, per tutte le modalità tecnologiche di convocazione sopra indicate sarà necessaria la previa autorizzazione da parte del socio ricevente mediante notifica alla società del proprio indirizzo di posta elettronica o numero di fax e richiesta di annotazione del medesimo nel libro soci.
Ad ogni modo, non è ritenuta valida la clausola statutaria che ammette la convocazione dell’assemblea con la mera affissione dell’avviso di convocazione dell’assemblea presso la sede della società: tale modalità di convocazione non garantisce, infatti, l’effettiva e concreta conoscibilità della convocazione stessa. Facendo riferimento a diversi orientamenti giurisprudenziali, i Notai suggeriscono, inoltre, che, detto avviso, qualora si sia optato per la raccomandata, debba essere spedito all’indirizzo risultante dal libro soci e che ciascun socio ha l’onere di comunicare alla società il proprio domicilio e le eventuali variazioni.
L’avviso di convocazione si reputa conosciuto nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario: se il socio non è stato tempestivamente informato della convocazione assembleare per un caso fortuito o di forza maggiore, l’assemblea non è valida. Di contro, invece, è legittima l’assemblea alla quale non ha partecipato il socio che si trovava assente nel domicilio per ferie.
Secondo i notai, l’avviso in parola deve essere inviato, oltre agli azionisti, anche a tutti i soggetti legittimati alla partecipazione in adunanza assembleare. Ci si riferisce, in particolare, ai sindaci (art. 2405 c.c.), ai membri del consiglio di sorveglianza (art. 2409-terdecies c.c.), al rappresentante comune degli obbligazionisti (art. 2418 c.c.), nonché ai titolari di diritti di godimento legittimati al voto, quali, l’usufruttuario, il custode sequestratario delle azioni, il creditore pignoratizio (art. 2352 c.c.) e ai possessori di strumenti finanziari partecipativi con diritto di voto nell’assemblea dei soci su argomenti specificatamente indicati (art. 2351 u.c. c.c.): non è legittimato passivo alla convocazione, invece, il revisore contabile (rectius revisore legale dei conti) che, al contrario dei sindaci, non ha il diritto-dovere di presenziare alle riunioni assembleari.
7 maggio 2013
Sandro Cerato
