GB-Software: nuovo software e vecchi archivi, come cambiare senza rischi

Spesso il professionista può sentire l’esigenza di sostituire il software gestionali, spinto dal bisogno di ridurre le spese o semplificare le procedure. Il rischio però è di perdere i propri archivi. Ecco come ovviare a questo…

Nuovo software e vecchi archiviUn dilemma non banale per ogni professionista a capo di uno studio può essere il seguente: come posso cambiare software senza perdere i miei archivi?

Il commercialista – consulente, infatti, può avere bisogno di un nuovo gestionale per dei motivi molto stringenti:

  • Ridurre i costi;
  • Semplificare i processi di lavoro.

Se da una parte si presentano queste necessità, dall’altra è inevitabile il timore di disperdere la documentazione accumulata negli anni di attività.

Ci possono essere dubbi di diversa natura:

  • tecnicamente, come trasferire gli archivi da una piattaforma ad un’altra?
  • a livello contrattuale, i dati archiviati nel software precedente sono vincolati?

 

Come effettuare materialmente l’importazione dei dati?

Premessa doverosa: allo stato attuale non esiste alcuna possibilità di esportare/importare intere contabilità da un software ad un altro, considerate le differenti impostazioni dei piani dei conti utilizzati dai vari produttori.

Tuttavia, con appositi strumenti, è possibile ricostruire in buona parte la situazione contabile/fiscale delle ditte clienti.

Tramite dei “tracciati” studiati ad hoc si può sfruttare la compatibilità con:

  • formati standard definiti dagli enti di competenza:
    • XML;
    • XBRL
       
  • formati tabellari/testuali che possono essere in qualche modo standardizzati per traghettare le informazioni:
    • XLS/XSLX (Excel);
    • TXT;
    • CSV

Con il giusto procedimento si arriva a recuperare una mole di dati tutt’altro che trascurabile:

  • Anagrafiche ditte, clienti, fornitori, percipienti;
  • Fatture e corrispettivi;
  • Cespiti;
  • Saldi di bilancio o situazioni contabili;
  • Schede tecniche terreni e fabbricati;
  • Estratti conto bancari.

Tutto ciò semplicemente da stampe e tabelle ottenute dal gestionale in uso.

 

Come procedere con gli archivi salvati nel software precedente?

Di conseguenza può nascere il dubbio sulle modalità di trasferimento dei dati dello studio archiviati nella piattaforma a cui il commercialista si è appoggiato in precedenza: “sto rispettando la licenza d’uso?”.

In termini contrattuali non c’è alcuna zona grigia: i dati dei clienti sono strettamente di “proprietà” del commercialista che li elabora. Quindi stampe ed esportazioni avvengono nel pieno rispetto delle regole.

 

Altre informazioni utili…Leggi “Commercialisti: massima efficienza con i giusti strumenti”

 

Redazione

Mercoledì 21 ottobre 2020

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