INL: le istruzioni per la conciliazione da remoto

Conciliazione da remoto: premessa

Con l’emergenza coronavirus sono sorte nuove esigenze per datori di lavoro, lavoratori, ma anche uffici pubblici per la digitalizzazione e gestione da remoto di numerose procedure.

Tra queste, adesso anche l’Ispettorato del Lavoro prevede una procedura da remoto per la gestione delle conciliazioni.

In particolar modo, complice il distanziamento sociale imposto durante l’emergenza Covid-19, è stata introdotta una modalità da remoto attraverso la quale è possibile svolgere alcuni adempimenti quali le procedure di conciliazione di cui agli artt.:

1. 410 c.p.c.;
2. 11 e 12 del D.Lgs. n. 124/2004;
3. 7 della L. n. 604/1966.

Tali procedure, svolte da remoto, secondo quanto specificato dallo stesso INL con la Circolare n. 192 del 18 maggio 2020, potranno costituire una valida alternativa per la gestione delle procedure, anche al termine dell’emergenza epidemiologica, purché in presenza di alcuni elementi giuridici imprescindibili al fine di poter ritenere sia valido che efficace l’atto conciliativo a distanza.

Le regole da seguire per la conciliazione da remoto

Per svolgere l’atto di conciliazione da remoto l’Ispettorato del Lavoro detta specifiche regole da seguire, anche in considerazione del fatto che ai sensi dell’art. 2113 del Codice civile. nelle procedure di conciliazione si addiviene spesso a risultati di rinunzia e transazione, e comunque a un atto che ha certamente titolo esecutivo.

In particolar modo:

• deve essere possibile identificare i soggetti partecipanti con certezza;
   
• deve essere possibile provare l’unicità del verbale

L’iter della conciliazione

Per quanto riguarda il vero e proprio procedimento di conciliazione, l’iter segue un percorso ben definito:

Invito alla riunione da remoto

…per le parti e per i soggetti che li assistono, inserendo all’interno della mail di invito:

1. data della riunione e le condizioni di partecipazione, con richiesta di trasmissione del documento d’identità di ciascuno dei soggetti interessati dalla procedura;
    
2. dichiarazione di cui all’art. 46 del DPR n. 445/2000 del possesso di poteri di rappresentanza per il soggetto che interviene per conto dell’impresa;
    
3. procura speciale del rappresentante del lavoratore o altri documenti idonei;
    
4. durata massima della riunione;
    
5. richiesta di indicare i recapiti telefonici per essere contattati in caso di disguidi e la conferma di avere a disposizione una stampante e altre strumentazioni che consentano di scannerizzare documenti.

Fatto questo, andrà allegata alla mail anche una informativa privacy con la quale si sottolineerà la volontà di partecipare alla riunione in videoconferenza.

Il collegamento avviene grazie alla piattaforma Microsoft Teams, al quale si potrà accedere con Google Chrome.

Resta fermo che le parti potranno:

• rifiutare la conciliazione da remoto, dichiarando di voler accedere al procedimento in presenza;
   
• non presentarsi alla riunione, e in tal caso si avrà la conclusione della riunione con esito negativo.

Svolgimento della riunione

La riunione potrà iniziare solo dopo che il funzionario conciliatore ha proceduto all’identificazione delle parti, confrontando i documenti inviati via e-mail e quelli che le parti dovranno mostrare durante la videoconferenza.

Termine della riunione

La riunione si conclude con la lettura del verbale da parte del funzionario conciliatore, il quale ne condivide il testo sulla piattaforma con le parti.

All’interno del verbale bisognerà inserire i dati sulla partecipazione da remoto, i documenti identificativi, e le modalità di apposizione della firma.

Fatto ciò, il verbale dovrà essere firmato con sottoscrizione autografa, e ciò comporta il possesso di una stampante e di un sistema per scannerizzare il medesimo documento corredato da firma.

Dopo aver firmato e scannerizzato, il documento dovrà essere inviato per email o PEC all’altra parte, la…