Approvazione bilancio: assemblee società a distanza D.L. 18/2020

Il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune – anche in deroga a diverse disposizioni statutarie e alla legge – per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.

Approvazione bilancio e assemblee societarie “a porte chiuse” per l’emergenza da Coronavirus

 

Approvazione bilancio senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo.

L’art. 106 del D.L. n. 18 del 17 marzo 2020, c.d. decreto Cura Italia, amplia a centoottantagiorni dalla chiusura dell’esercizio – normalmente quindi al 29/6/2020 – i termini ordinari per lo svolgimento annuale dell’assemblea per l’approvazione del bilancio (e non solo, naturalmente, ma su questo focalizziamo oggi la nostra attenzione) e consente il ricorso generalizzato a quegli strumenti – quali il voto per corrispondenza, il voto elettronico, la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione, il rappresentante designato – che permettono l’intervento in assemblea e l’espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo.

La norma ha la finalità di rendere possibile lo svolgimento “a porte chiuse” delle assemblee delle società, in presenza della situazione di emergenza causata dal virus COVID 19, derogando alle norme di legge e dello statuto. Essa deve essere letta alla luce di tutti i provvedimenti adottati dal Governo per limitare le possibilità di spostamento delle persone fisiche all’interno di tutto il territorio nazionale (in particolare i DPCM 8 marzo, 11 marzo, 22 marzo e il D.L. 25 marzo 2020).

Anche in deroga allo Statuto ed alla Legge

In questo senso, il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune – anche in deroga a diverse disposizioni statutarie e alla legge – per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.

Attenzione all’avviso di convocazione per l’approvazione bilancio

La scelta sulle modalità di partecipazione e voto in assemblea, anche in deroga alle disposizioni statutarie, deve essere indicata nell’avviso di convocazione, che può spingersi a prevedere che la partecipazione all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione o l’espressione del diritto di voto mediante delega al rappresentante designato, siano le uniche modalità di intervento e partecipazione.

L’art. 106 consente infatti di derogare alle disposizioni vigenti che vedono gli strumenti di partecipazione ‘a distanza’ in assemblea come una facoltà dei soci e non come un obbligo.

L’avviso di convocazione diventa lo strumento principale per definire le modalità di svolgimento delle assemblee e i diritti di partecipazione dei soci; il consiglio di amministrazione è chiamato a stabilirne i contenuti, anche derogando alle diverse previsioni dello statuto.

Chi decide le modalità?

Spetta al consiglio di amministrazione indicare – nei limiti definiti dal decreto – le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee a garantire la salute pubblica ma assicurando al contempo la normale funzionalità della vita societaria.

Nell’esercitare tale scelta, il consiglio di amministrazione dovrà trovare il giusto bilanciamento tra le esigenze organizzative della società e la tutela degli interessi dei soci. Nell’esercitare tale scelta, il consiglio di amministrazione dovrà tenere in considerazione il quadro normativo di riferimento, con particolare attenzione ai provvedimenti adottati dal Governo per limitare lo spostamento delle persone fisiche all’interno di tutto il territorio nazionale (DPCM 8 marzo 2020, DPCM 11 marzo 2020, DPCM del 22 marzo 2020).

La necessità di limitare la partecipazione fisica dei soci all’assemblea rende opportuna una riflessione sugli strumenti offerti dall’ordinamento che consentano di superare le difficoltà poste da una riunione a porte chiuse, ponendo attenzione, ad esempio, alle proposte di delibera che, tradizionalmente, sono presentate in assemblea o ai termini per l’esercizio del diritto di porre domande e per fornire risposte ai soci. 

 

Quali modalità di partecipazione in assemblea e di espressione del diritto di voto può prevedere l’avviso di convocazione per l’approvazione bilancio?

Ai sensi del comma 2, dell’art. 106, del DL 18/2020, le società (per azioni, in accomandita per azioni, a responsabilità limitata, cooperative, mutue assicuratrici) possono prevedere nell’avviso di convocazione il ricorso alle modalità di voto a distanza (voto per corrispondenza e voto elettronico) e la partecipazione in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche quando tale modalità non sia prevista dallo statuto o in deroga a diverse disposizioni statutarie.

Le società possono anche prevedere che l’assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma.

Queste previsioni hanno lo scopo di rendere possibile lo svolgimento “a porte chiuse” delle assemblee delle società, in presenza della situazione di emergenza causata dal virus COVID 19, derogando alle norme di legge e dello statuto. In questo senso, il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.

Da questo punto di vista, il decreto consente diverse opzioni la cui utilizzazione deve essere interpretata in chiave di flessibilità.

Le società possono prevedere, con l’avviso di convocazione, più di una modalità di partecipazione a distanza all’assemblea, anche cumulando tutti gli strumenti indicati nel decreto – voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e delega al rappresentante designato.

Le società possono anche prevedere in via esclusiva la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e il ricorso al rappresentante designato. Si ritiene, pertanto, che laddove la convocazione prevedesse l’uso di una modalità in via esclusiva, tale esclusiva si intenda riferita a modalità obbligatorie per il socio, ma non sussiste alcun impedimento al cumulo delle modalità.

Ciò non impedisce alle società di ricorrere ad un’unica modalità di partecipazione per i soci all’assemblea. Resta ferma la possibilità di prevedere che gli altri partecipanti all’assemblea (come ad esempio i consiglieri di amministrazione e i membri del collegio sindacale) partecipino con mezzi di telecomunicazione.

A fronte di questa flessibilità e alla luce del quadro normativo di riferimento, appare raccomandabile la scelta, anche in via esclusiva, di quelle modalità di partecipazione e voto che assicurino lo svolgimento dell’assemblea in assenza di partecipazione fisica dei soci.

Sono queste le direttive che anche Assonime ha segnalato tra le Faq su questo argomento di estrema attualità, pubblicate ieri 26 marzo 2020.

 

27 marzo 2020

Vincenzo D’Andò

 

Queste informazioni sono estrapolate dal Diario quotidiano pubblicato su CommercialistaTelematico

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