L'archiviazione delle fatture emesse in formato elettronico rappresenterà un passaggio fondamentale per ciò che riguarda l’entrata in vigore generalizzata del nuovo obbligo con decorrenza dal 1° gennaio 2019.
Sono decorsi oramai diversi anni da quando la Pubblica Amministrazione può effettuare i relativi pagamenti solo a condizione di ricevere le fatture in formato digitale.
In molti casi, soprattutto inizialmente, numerosi contribuenti si sono avvalsi del software messo a disposizione dell’Agenzia delle entrate per la “generazione” ed invio delle fatture elettroniche nei confronti della PA.
I contribuenti ritenevano, in questo caso, di aver esaurito ogni adempimento non essendo a conoscenza della circostanza che il software dell’Agenzia delle entrate non assicurava la conservazione sostitutiva.
In buona sostanza i contribuenti, pur avendo emesso correttamente la fattura in formato elettronico, ed avendo altresì ottenuto il relativo pagamento, hanno omesso di conservare secondo le disposizioni di legge e dei decreti di attuazione i predetti documenti.
Ora, invece, in vista dell’entrata in vigore dell’obbligo di emissione dei documenti in formato digitale, anche per le operazioni tra privati, il quadro di riferimento è in gran parte mutato.
La legge di Bilancio 2018 prevede la possibilità di affidare alla stessa Agenzia delle entrate il servizio della conservazione sostitutiva.
In tale ipotesi il contribuente non dovrà più preoccuparsi di apporre la marca temporale nei termini previsti dalla legge. La marca temporale rappresenta un’evidenza informatica che attribuisce al processo di conservazione data certa.
L’archiviazione sostitutiva dei documenti emessi in formato digitale deve essere effettuata entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Per ciò che riguarda il periodo d’imposta 2017 la dichiarazione dei redditi deve essere trasmessa telematicamente all’Agenzia delle entrate entro il 31 ottobre 2018 e il procedimento di archiviazione sostitutiva deve essere chiuso entro il 31 gennaio 2019.
La tempistica dell’archiviazione è destinata a mutare con riferimento alle fatture emesse dal 1° gennaio 2019. Infatti, l’obbligo generalizzato di emissione dei documenti in formato digitale sarà accompagnato dall’abrogazione dello spesometro.
Conseguentemente il termine per l’invio all’Agenzia delle entrate della dichiarazione dei redditi tornerà ad essere quello del 30 settembre dell’anno successivo a quello di riferimento.
Pertanto, a partire dall’anno prossimo, il procedimento di archiviazione sostitutiva dovrà essere concluso entro il 31 gennaio 2020.
La situazione è destinata a mutare completamente in base a quanto previsto dalla legge di Bilancio del 2018.
L'archiviazione sostitutiva potrà essere curata direttamente anche dall’Agenzia delle entrate utilizzando gli appositi servizi messi a disposizione del contribuente.
Le disposizioni di attuazione sono contenute nel Provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate n. 89757 del 30 aprile 2018.
Tuttavia tale modalità di conservazione non è automatica. I contribuenti se intendono avvalersi della predetta facoltà devono aderire all’accordo di servizio pubblicata nell’area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate.
L’accesso e quindi l’adesione all’accordo può essere effettuata direttamente dallo stesso contribuente, ovvero conferendo un apposito incarico ad un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali di cui all’art. 3 del D.P.R. n. 322/1998.
In alternativa la delega può essere conferita a qualsiasi altro soggetto come, ad esempio, una società di servizi non rientrante nell’ambito dell’art. 3 citato.
La delega non può essere in forma libera, ma deve essere conforme al modello approvato con il provvedimento del 13 giugno 2018, che può essere inviato telematicamente all’Agenzia delle entrate, ovvero consegnato manualmente.
La seconda modalità di archiviazione può essere curata direttamente dal contribuente compatibilmente alla sua organizzazione.
In particolare, i contribuenti possono conservare una copia informatica delle proprie fatture digitali emesse in uno dei formati consentiti dal DPCM del 3 dicembre 2013. Si tratta dei formati PDF, JPG, TXT considerati idonei ai fini dell'archiviazione sostitutiva.
In buona sostanza i contribuenti, dopo aver emesso le fatture in formato elettronico, possono procedere alla conversione dei file in uno dei tre formati sopra indicati, nei termini e con le modalità previste dalla legge.
Nicola Forte
17 ottobre 2018
