I vantaggi della fatturazione elettronica

Lunghi tempi di creazione e archiviazione, ingenti spese postali o di stampa, piccoli errori che compromettono e allungano all’infinito il tuo lavoro…. Se anche tu ti riconosci in almeno una di queste problematiche – e l’elenco potrebbe essere ancora molto lungo – a cui va incontro qualunque commercialista quando si parla di fatturazione, forse ti conviene dedicare qualche minuto del tuo prezioso tempo alla lettura di questo articolo incentrato, per l’appunto, ai vantaggi della digitalizzazione delle pratiche e dei documenti economici.

La dematerializzazione delle fatture e, più in generale, la gestione elettronica delle stesse sono infatti oggi imprescindibili facilitatori per la collaborazione e l’integrazione tra i diversi soggetti economici –  produttori, fornitori, distributori e clienti finali – e costituiscono un’importante leva strategica di sviluppo verso un’innovazione sostenibile. Ma prima di elencarti i 10 e più vantaggi del passaggio alla fatturazione elettronica, ti consigliamo di non abbatterti: anche se la legge che regola la possibilità di trasmettere e conservare fatture tra operatori privati è in vigore da oltre un anno (1° gennaio 2017), sono ancora molte le resistenze all’utilizzo professionale della fatturazione elettronica. E questo, nonostante una lunga lista di incentivi statali che ti elencheremo, proseguendo nella lettura.

Che cos’è la fattura elettronica?

Prima di addentrarci nei privilegi di cui potrai usufruire abbandonando la carta per le tue fatture, è giusto dedicare qualche riga alla loro definizione.  

Con il termine “Fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione e alla conservazione, valida per 10 anni. E’ opportuno innanzitutto distinguere tra le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione e quelle emesse verso un’impresa. La grossa differenza allo stato attuale (dettata soprattutto dalla legge) è che tutte le fatture emesse verso la PA devono essere elettroniche, a differenza di quanto può ancora avvenire in una logica B2B.   

Secondo i dati dell’Agenzia delle Entrate riguardanti il 2017, sono state gestite 30,2 miliardi di fatture PA e 111 mila relative alle operazioni tra imprese.

I 6 vantaggi concreti della Fatturazione Elettronica

Ecco quindi la lista dei 6 vantaggi pratici della fatturazione elettronica, stilata per te dai professionisti di Business Partner 4U.   Se hai ancora dubbi su che cosa può concretamente portare al singolo o all’impresa l’uso di questo strumento innovativo, ti consigliamo di leggere attentamente.

Fatturazione elettronica: risparmio di tempo, denaro, spazio

I vantaggi più semplici da descrivere nel passaggio a una fattura elettronica sono innanzitutto quelli legati al tempo, denaro e spazio. In particolare un ottimo sistema di fatturazione elettronica ti permette di:

✔diminuire il tempo dedicato alla creazione, invio ed archiviazione di una fattura;

risparmiare su spese di spedizione postale e di stampa dei documenti, che devi sostenere invece in un sistema tradizionale;

✔ archiviare le fatture in maniera elettronica, evitando così di custodire le fatture in enormi registri che richiedono spazio fisico.

Fatturazione elettronica: semplicità e facilità di utilizzo

Un buon sistema di fatturazione elettronica (che potrai ottenere utilizzando uno dei tanti software presenti sul mercato) ti offre assistenza continua e funzionerà in maniera immediata e standardizzata, a differenza di quelli presenti per la creazione di tradizionali fatture. In questo modo un qualsiasi nuovo dipendente potrà occuparsi in autonomia della gestione amministrativa senza corsi o training per l’utilizzo di programmi specifici. La digitalizzazione dei processi amministrativi potrà essere utilizzata per incrementare il rendimento del personale, sottraendolo da compiti manuali e ripetitivi, e liberando tempo per attività a più elevato valore aggiunto per l’impresa/studio. Inoltre il sistema di fatturazione elettronico è utilizzabile mediante internet e ti permetterà di creare fatture ovunque, anche lontano dal tuo ufficio.

Fatturazione elettronica: sicurezza nella gestione dei dati

I dati sensibili sono maggiormente protetti, grazie anche al fatto che l’invio delle fatture elettroniche verso la PA è regolato dal Sistema di Interscambio che raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti.

Fatturazione elettronica: soddisfazione della clientela e costumer service personalizzato

Grazie alla digitalizzazione dei processi di gestione amministrativa sarà più semplice gestire ed elevare la qualità e l’efficienza della relazione con il cliente. Due semplici casistiche possono aiutare a capire immediatamente i vantaggi:

✔l’avvio di relazioni di fornitura a grandi imprese che già hanno effettuato la migrazione alla fatturazione elettronica e che richiedono tale requisito ai propri fornitori. Questo discorso vale ancora di più per finanziamenti/ bandi della PA.

✔l’assistenza continuativa in tutte le fasi, tramite chat telematiche che internet permette di utilizzare semplicemente.      

Fatturazione elettronica: riduzioni fiscali

Per chi è impresa o libero professionista ed emette fattura elettronica verso un’altra impresa lo Stato prevede sempre agevolazioni. Le agevolazioni riguardano l’esonero dalle seguenti comunicazioni:

✔comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA (spesometro trimestrale);

✔comunicazione delle operazioni effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA domiciliati in Stati “black list”;

✔comunicazione dei dati dei contratti stipulati dalle società di leasing (ovvero dai soggetti che svolgono attività di locazione e noleggio);

✔rimborso dell’IVA con canale prioritario, vale a dire entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale senza la necessità del visto di conformità nel caso in cui il credito IVA sia maggiore di euro 15.000 e il contribuente sia un’impresa individuale o società in regime di contabilità semplificata.

Fatturazione elettronica: traccia dei movimenti e controlli fiscali semplificati

L’utilizzo della fatturazione elettronica ti permette infine di semplificare due dei processi che creano più “grattacapi” a tutti gli studi commerciali.  Potrai infatti tenere facilmente memoria dell’invio e la ricezione dei documenti dei tuoi clienti e, grazie all’indicizzazione,  reperire e consultare con facilità le fatture in qualsiasi momento in caso di controllo fiscale.

Che stai aspettando allora? Per maggiori informazioni o consigli sui miglior software di fatturazione elettronica, ti consigliamo di chiedere aiuto ai professionisti di Business Partner 4 You.

Business Partner 4 You

14 maggio 2018

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