La rinuncia del sindaco effettivo: suggerimenti di prassi

di Maria Benedetto

Pubblicato il 7 dicembre 2015



in caso di dimissioni di un membro del collegio sindacale inizia un periodo complesso di adempimenti per la società: una rassegna dei casi pratici e della prassi da seguire

La rinunzia del sindaco (cd. “dimissioni”) è l’atto mediante il quale il sindaco pone termine all’incarico che gli è stato conferito prima della naturale scadenza dello stesso

Il sindaco è libero di rinunciare in qualsiasi momento all’incarico. E’ opportuno che la rinuncia avvenga per iscritto. Della rinuncia devono essere informati il cda e i membri supplenti del collegio. La comunicazione deve indicare le ragioni della rinuncia.

La rinuncia del sindaco è immediatamente efficace nel momento in cui è comunicata all’organo amministrativo, indipendentemente dall’avvenuta sostituzione da parte del sindaco supplente.

Non si applica l’istituto della “prorogatio” che esclude l’effettiva cessazione dall’incarico di sindaco dimissionario fino a quando non sia reintegrato il Collegio Sindacale con nuovi membri.

La rinuncia alla carica di sindaco e la relativa comunicazione

La rinunzia del sindaco (cd. “dimissioni”) è l’atto mediante il quale il sindaco pone termine all’incarico che gli è stato conferito prima della naturale scadenza dello stesso. Il D.Lgs. 17 gennaio 2003, n. 6, in vigore dal 1° gennaio 2004 ha precisato che i sindaci rimangono in carica per tre esercizi e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo all’esercizio dall’assunzione della carica.

Le dimissioni hanno effetto immediato indipendentemente dalla sostituzione o meno con sindaco supplente, quindi anche quando non vi è la disponibilità immediata del sindaco supplente alla sostituzione.

La rinuncia non necessita di particolari formalità o di una preventiva accettazione da parte dell’assemblea dei soci.

Appare opportuno che la rinunzia sia espressa in forma scritta e comunicata con un mezzo che ne assicuri l’effettiva ricezione da parte dei destinatari, ad esempio mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento e posta elettronica certificata.

La rinunzia deve essere comunicata ai seguenti destinatari:

  • A tutti gli amministratori, in presenza del Consiglio di Amministrazione;

  • Ai sindaci effettivi rimasti in carica;

  • Ai sindaci supplenti

Entro 30 giorni dalla ricezione della comunicazione di rinunzia gli amministratori devono richiedere l’iscrizione nel registro delle imprese della cessazione dell’ufficio di sindaco. L’iscrizione nel registro delle imprese ha la funzione di rendere conoscibili ai terzi le vicende che riguardano la società.

Si ritiene opportuno inviare la dichiarazione di rinunzia anche al presidente del Collegio Sindacale. In caso di rinunzia dello stesso Presidente del Collegio Sindacale, la comunicazione può essere inviata al sindaco destinato ad assumere la presidenza in sostituzione del sindaco dimissionario, ossia il più anziano dei sindaci.

Non si condivide l’opinione secondo cui le dimissioni del sindaco, per essere efficaci, devono essere necessariamente comunicate ai sindaci supplenti; infatti la Cassazione 4 maggio 2012 n. 6788 nella quale si afferma che “proprio il trasferimento di obblighi che comportano le dimissioni del sindaco giustifica ed impone che l’operatività abbia inizio con la comunicazione di esse al sindaco supplente”.

Nel caso in cui il Collegio Sindacale sia anche incaricato della revisione legale dei conti, ai sensi dell’art. 2409 c.c. o dell’art. 2477 c.c., la rinunzia all’incarico sindacale deve essere comunicata alle competenti autorità di vigilanza e al registro dei revisori legale dei conti.

In particolare, con riferimento alla rinunzia dei sindaci componenti del Collegio Sindacale, o del sindaco “unico”, incaricato anche della revisione legale dei conti si deve escludere l’applicazione della proroga semestrale delle funzioni prevista esclusivamente per il revisore legale dei conti e non applicabile all’organo di controllo interno. Anche in questa ipotesi vale, dunque, il principio dell’immediata cessazione dall’incarico sindacale. In tali specifici casi è previsto in capo alle società assoggettate a revisione e ai revisori legali, anche nei confronti del collegio sindacale incaricato alla revisione legale dei conti, l’obbligo di comunicazione delle cause di cessazione anticipata. La rinunzia ai predetti incarichi non solo dovrà essere comunicata alle competenti autorità di vigilanza, ma comporterà in capo al professionista l’obbligo di aggiornare i dati comunicati al registro dei revisori legali dei conti.

Con riferimento alle società diverse dagli enti di interesse pubblico (cd. società EIP), la Ragioneria Generale dello Stato ha chiarito che, qualora la revisione legale dei conti sia affidata al collegio sindacale, la società assoggettata a revisione legale dei conti e il presidente del collegio sindacale sono tenuti a dare comunicazione al MEF delle cause di cessazione dall’ufficio e della sostituzione del sindaco cessato con le medesime modalità e tempistiche previste per il revisore legale dei conti

In merito al contenuto della dichiarazione di rinunzia, pur nel silenzio della legge, si ritiene opportuno che la rinunzia sia adeguatamente motivata, anche se la rinunzia immotivata (cd. “dimissioni silenti”) si considera pienamente valida. L’indicazione della motivazione assume particolare rilevanza se si considera che, ad avviso di parte della dottrina, il sindaco che rinunzia all’incarico “senza giusta causa” potrebbe essere chiamato a risarcire il danno eventualmente cagionato alla società.

La rinunzia priva di una giusta causa determinerebbe l’obbligo di risarcire il danno, in conformità ai principi generali in materia di recesso immotivato. Si potrebbe ipotizzare un danno alla società qualora le dimissioni del sindaco intervenissero in occasione di adempimenti obbligatori del collegio sindacale che risultino indispensabili per il corretto funzionamento della società.

Si esclude la possibilità che la rinunzia possa essere tacita ovvero perfezionarsi attraverso comportamenti concludenti, quali la mera inattività del sindaco desumibile dalla mancata partecipazione alle riunioni del collegio sindacale o degli organi sociali.

La dichiarazione di rinunzia opera ex nunc e, più precisamente, a decorrere dal momento in cui è stata comunicata all’organo amministrativo. Sembra, tuttavia, ammissibile che nella dichiarazione di rinunzia il sindaco differisca il termine di decorrenza degli effetti della stessa, indicando una specifica data a decorrere dalla quale la rinunzia diverrà operativa. Viceversa dovrebbe escludersi la possibilità di ritirare la propria rinunzia, dovendosi considerare l’atto di rinunzia irrevocabile.

La rinunzia del sindaco effettivo determina la cessazione del sindaco dimissionario anche prima della sostituzione del sindaco supplente.

Non si applica l’istituto della “prorogatio” che esclude l’effettiva cessazione dell’incarico di sindaco dimissionario fino a quando non sia reintegrato il Collegio sindacale con i nuovi membri, in quanto:

  • La prorogatio è un meccanismo eccezionale previsto solo nei casi espressamente previsti dalla legge quale la cessazione dei sindaci per scadenza del termine;

  • Il diritto a rinunciare all’incarico trova conferma nei principi generali del codice civile a garanzia della libera disponibilità del recesso dall’incarico assunto.

La forzata permanenza in carica in regime di prorogatio rappresenterebbe una violazione del diritto di “rinunziare all’incarico” il quale trova conferma nei principi generali contemplati dal codice civile a garanzia della libera disponibilità del recesso dall’incarico assunto.

In caso di dimissioni dell’intero Collegio Sindacale, oppure di un sindaco privo di un “sostituto”, è dovere dell’organo gestorio attivarsi affinchè l’assemblea provveda alla tempestiva sostituzione dello stesso. Infatti nessuna responsabilità, ex art. 2407 c.c., può essere attribuita ai sindaci rinunzianti per irregolarità e inadempienze messe in atto dagli amministratori in epoca successiva alla rinunzia stessa.

Con riferimento alle Srl, il legislatore ha introdotto un innovativo meccanismo di nomina giudiziale dell’organo di controllo in base al quale, in caso di inerzia dell’assemblea, alla nomina dei sindaci, o del sindaco “unico” provvede il tribunale su richiesta di qualsiasi soggetto interessato. In tal senso il CNDCEC (Norma 1.5) ritiene che l’intervento suppletivo del tribunale possa essere attivato in relazione a “tutti” i casi di nomina obbligatoria dell’organo di controllo previsti dall’art. 2477 c. 3 c.c..

La sostituzione del sindaco dimissionario ed il subentro del supplente

Il meccanismo di sostituzione è previsto dalla legge ed opera automaticamente senza nessuna dichiarazione da parte del sindaco supplente in quanto ha già implicitamente accettato l’incarico al momento della sua iniziale nomina .

In caso di morte, rinunzia o di decadenza di un sindaco, subentrano i supplenti in ordine di età, secondo l’art. 2397 secondo comma c.c.

In applicazione di tale criterio di sostituzione, si distinguono le situazioni in cui il collegio sindacale sia o meno incaricato della revisione legale dei conti.

Nel primo caso, cioè quando tutti i sindaci sono revisori, subentrerà il supplente anagraficamente più anziano.

Nel secondo caso, subentra il sindaco supplente che sia in possesso del medesimo requisito.

I supplenti chiamati a sostituire i sindaci effettivi rimangono in carica fino alla prossima assemblea ordinaria la quale può confermare nella carica come effettivi, i sindaci che hanno transitoriamente sostituito gli effettivi, nominano quindi altri sindaci supplenti, oppure può nominare nuovi sindaci effettivi, per cui i supplenti tornano ad essere tali.

Nelle Srl che affidano il controllo ad un sindaco unico, il meccanismo di sostituzione non trova applicazione in quanto non è indicato dall’art. 2477 c.c.. (salva la possibilità di prevederlo per via statutaria).

Le responsabilità del sindaco dimissionario e del sindaco entrante

Nel caso di sostituzione del collegio sindacale, la norma 1.7 prevede che per i sindaci uscenti vi sia un obbligo deontologico di collaborazione con i subentranti. Tale obbligo si dovrà estrinsecare sia nella disponibilità dei sostituti all’informativa per via orale, sia nella segnalazione della documentazione a supporto delle eventuali situazioni di criticità, sia attraverso la consegna del libro dei verbali del collegio.

La tesi della immediata efficacia della rinunzia consente di individuare correttamente i limiti temporali della responsabilità dei sindaci.

Si distingue l’efficacia cd. interna della rinunzia, che è determinata dalla comunicazione alla società, dall’efficacia cd. esterna che consegue all’iscrizione della rinunzia nel registro delle imprese.

La comunicazione della rinunzia alla società vale a risolvere definitivamente il rapporto che lega il sindaco alla società; il meccanismo pubblicitario dell’iscrizione nel registro delle imprese opera esclusivamente ai fini dell’opponibilità ai terzi dei fatti iscritti nel pubblico registro.

Partendo dalla distinzione tra efficacia interna ed efficacia esterna della rinunzia, i limiti temporali di responsabilità dei sindaci varierebbe a seconda dei soggetti che agiscono in responsabilità. Più precisamente, nelle azioni sociali di responsabilità di cui all’art. 23930 e 2395 bis c.c. non potrebbero essere contestati al sindaco effettivo rinunziante le azioni o le omissioni commesse dopo la ricezione della rinunzia da parte degli amministratori; mentre nelle azioni di cui all’art. 2394 e 2395 c.c. il dimissionario sarebbe responsabile nei confronti dei creditori sociali fino alla iscrizione nel registro delle imprese. In base a questa interpretazione si finirebbe per estendere arbitrariamente ed esclusivamente a favore della classe creditoria l’ambito temporale di responsabilità del sindaco dimissionario.

Il professionista che subentra in luogo del sindaco dimissionario non può essere ritenuto responsabile per i fatti dannosi che si sono verificati antecedentemente all’assunzione della carica sindacale.

Particolare attenzione deve essere posta dai sindaci subentranti nel vigilare in ordine a fatti e operazioni che pur realizzati antecedentemente all’assunzione dell’incarico possono esplicare i loro effetti anche successivamente.

7 dicembre 2015

Maria Benedetto