le Pubbliche Amministrazioni e le loro controparti commerciali devono organizzare la conservazione delle fatture elettroniche: alcuni utili consigli
Va bene il registro sezionale in contabilità per le fatture elettroniche
Anche per la conservazione dei documenti informatici é necessario garantire un’ordinata contabilità, come previsto dall’art. 3, c. 1, lett. a, del DM 17 giugno 2014.
Vige, inoltre, il principio di omogeneità della modalità di conservazione per i documenti appartenenti alla medesima tipologia documentale e medesimo periodo d'imposta. Per questi motivi é consigliabile adottare in contabilità un registro sezionale IVA dedicato solo per le fatture elettroniche verso la P.A..
Utilizzando tale accortezza contabile è possibile conservare solo le fatture elettroniche verso la P.A. con la modalità digitale e continuare nella modalità tradizionale cartacea sia le altre fatture che i registri IVA. Non é, infatti, obbligatorio conservare nella modalità informatica anche il registro Iva a cui le FatturePA appartengono (cfr. C.M. n. 36 del 6 dicembre 2013).
Conservazione allineata in due anni
Entro l’11 aprile 2017 fornitori e pubbliche amministrazioni dovranno adeguare i sistemi di conservazione delle fatture elettroniche alle nuove regole secondo un piano dettagliato da allegare al manuale di conservazione.
Chi attiva ex novo la conservazione a seguito dell’avvio della “FatturaPa” può dare il via al processo con le vecchie regole. In tal caso se il servizio è esternalizzato il conservatore dovrebbe impegnarsi ad adeguare alle nuvole regole tecniche entro il termine indicato.
A differenza dei fornitori privati, le Pubbliche Amministrazioni se non hanno al proprio interno un sistema di conservazione, in caso di esternalizzazione dei servizi, sono tenute ad avvalersi di conservatori accreditati. La principale novità in materia è l'eliminazione dell'obbligo di completare la conservazione delle fatture elettroniche entro 15 giorni dalla loro emissione. Il processo di conservazione va completato entro 3 mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione annuale.
10 aprile 2015
Vincenzo D'Andò e Luca Bianchi
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