Ecco la disciplina attuativa della comunicazione unica per la nascita dell’impresa: semplificazione per i “nuovi imprenditori”.
Via libera, dal 1 aprile 2010, alla disciplina attuativa della comunicazione unica per la nascita dell’impresa.
Con circolare numero 1 del gennaio scorso l’Associazione tra le società italiane per azioni illustra le procedure che consentono di assolvere in una sola soluzione, con modalità informatiche, gli adempimenti dichiarativi nei confronti del Registro delle imprese, dell’Agenzia delle Entrate, dell’Inps e dell’Inail.
Il sistema è ancora in fase sperimentale, ma quando tra qualche settimana, entrerà a regime costituirà l’unico modo per realizzare questi adempimenti.
Note introduttive
Nel 2007 è stata istituita nel nostro ordinamento la comunicazione unica per la nascita dell’impresa, con l’obiettivo programmatico di consentire la realizzazione dell’ “impresa in un giorno”.
La suddetta comunicazione unica consente di assolvere in una sola soluzione gli adempimenti dichiarativi richiesti per iscriversi al Registro delle imprese ed ha effetto, se sussistono i presupposti di legge, per ottenere il codice fiscale e la partita Iva, nonché ai fini previdenziali, assistenziali e fiscali individuati dalla disciplina attuativa. La procedura può essere utilizzata anche per comunicare le modifiche o la cessazione dell’attività d’impresa.
Il sistema è ancora in fase sperimentale, ma dal 1° aprile 2010, salvo che intervengano ulteriori proroghe, entrerà a regime: a partire da quella data le comunicazioni di avvio dell’impresa dovranno essere presentate esclusivamente per via telematica o su supporto telematico.
Nel frattempo, con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 maggio 2009 (“decreto sulle regole tecniche”) sono state adottate le disposizioni attuative della disciplina della comunicazione unica e il Ministero dello Sviluppo economico ha fornito alcuni chiarimenti a livello interpretativo.
Disciplina attuativa della comunicazione unica per la nascita dell’impresa
Amministrazioni e adempimenti interessati
Le amministrazioni pubbliche destinatarie della comunicazione unica sono: gli uffici del Registro delle imprese presso le camere di commercio;
- l’Agenzia dell’entrate;
- l’Istituto nazionale per la previdenza sociale (Inps);
- l’Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (Inail);
- le commissioni provinciali per l’artigianato o gli uffici preposti alla tenuta dell’albo delle imprese artigiane;
- il Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali.
L’elenco degli adempimenti che possono essere assolti tramite la comunicazione unica include in particolare:
i) la dichiarazione di inizio attività, variazione dati o cessazione attività ai fini Iva;
ii) la domanda di iscrizione di nuove imprese, modifica o cessazione nel Registro delle imprese e nel Rea, con esclusione dell’adempimento del deposito del bilancio;
iii) la domanda di iscrizione, variazione e cessazione dell’impresa ai fini Inail;
iv) la domanda di iscrizione e cessazione di impresa con dipendenti ai fini Inps;
v) la variazione dei dati di impresa con dipendenti ai fini Inps in relazione a: attività esercitata; cessazione dell’attività; modifica della denominazione di impresa individuale; modifica della ragione sociale; riattivazione dell’attività; sospensione dell’attività; modifica della sede legale; modifica della sede operativa.
Il Ministero dello sviluppo economico, nella risposta a un quesito (prot. 85801 del 1° ottobre 2009), ha affermato che l’avvio dell’attività d’impresa può essere solo contestuale o successivo alla presentazione della comunicazione unica.
E’ quindi precluso l’avvio dell’attività d’impresa prima della richiesta di iscrizione al Registro delle imprese, previsto dall’articolo 2196 del codice civile (L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve chiedere l’iscrizione all’ufficio del Registro delle imprese nella cui circoscrizione stabilisce la sede “entro trenta giorni dall’inizio dell’impresa)..
Il Ministero fa anzitutto leva sulla formulazione letterale dell’articolo 9 del decreto legge n. 7/2007, in base al quale la comunicazione unica è presentata “ai fini dell’avvio dell’attività d’impresa” e “l’ufficio del registro delle imprese contestualmente (alla presentazione della comunicazione unica) rilascia la ricevuta che costituisce titolo per l’immediato avvio dell’attività imprenditoriale”.
Sotto un profilo sostanziale, il Ministero sottolinea che la comunicazione unica riguarda non solo gli adempimenti pubblicitari presso il Registro delle imprese, ma anche adempimenti fiscali, previdenziali, assicurativi e lavoristici che possono risultare incompatibili con il termine di cui all’articolo 2196 del codice civile.
Il Ministero porta ad esempio gli adempimenti nei confronti dell’Inail, che devono essere assolti contestualmente all’avvio dell’attività. Nella ricostruzione del Ministero, la ratio dell’introduzione della disciplina della comunicazione unica è di rendere manifesta l’impresa nel momento in cui nasce a tutte le amministrazioni nei confronti delle quali siano previsti degli adempimenti, individuando la presentazione della comunicazione unica come dies a quo valido per tutte le amministrazioni ai fini di questi adempimenti.
Il procedimento della comunicazione unica
L’interessato deve presentare la comunicazione unica all’ufficio del Registro delle imprese con modalità telematica o mediante supporto informatico, utilizzando il modello approvato con il decreto ministeriale 6 maggio 2009, sulla modulistica, del novembre 2007.
Una volta che la comunicazione unica è stata ricevuta dall’ufficio del Registro delle imprese ed è stata sottoposta ai controlli previsti dalla disciplina, la camera di commercio la invia alle amministrazioni competenti.
La comunicazione trasmessa dalla camera di commercio a ciascuna amministrazione deve rispettare i principi di pertinenza, non eccedenza e proporzionalità dei dati inviati rispetto alle finalità per cui sono raccolti e successivamente trattati, in conformità all’articolo 11 del codice sulla protezione dei dati personali.
Per quanto concerne il rapporto con l’Agenzia delle entrate, la richiesta di codice fiscale e partita Iva trasmessa dalla camera di commercio viene soddisfatta in automatico; i dati relativi al codice fiscale e alla partita Iva sono riportati nella ricevuta che la camera di commercio trasmette al richiedente.
L’Inps e l’Inail effettuano le comunicazioni all’interessato e all’ufficio del Registro delle imprese relative alle posizioni registrate entro sette giorni da quello in cui hanno ricevuto la comunicazione dalla camera di commercio.
Le comunicazioni verso gli enti e verso gli interessati avvengono esclusivamente durante l’orario di ufficio reso noto nel sito web delle camere di commercio.
Presentazione della comunicazione unica al Registro delle imprese
Come anticipato, le imprese devono presentare al Registro delle imprese la comunicazione unica con modalità telematica o attraverso supporto informatico.
Le camere di commercio rendono disponibile gratuitamente nel sito web informazioni e servizi al pubblico relativi alle modalità di presentazione della comunicazione unica.
La definizione del tracciato informatico e l’elenco dei documenti informatici che costituiscono la comunicazione unica sono individuati sentito il Cnipa e pubblicati sui siti web istituzionali delle amministrazioni interessate.
Il Registro delle imprese rende disponibile attraverso il sito web due sistemi alternativi di presentazione della comunicazione unica: tramite un web-browser, accompagnato da istruzioni operative, a disposizione dell’utente che effettua la trasmissione; tramite lo standard Web Services utilizzabile dalle applicazioni informatiche che automatizzano l’operazione di invio della comunicazione unica.
Nel caso di trasmissione telematica tramite web browser, l’utente può accedere al sito tramite la carta nazionale dei servizi, che è resa disponibile anche dalle camere di commercio a chi ne faccia richiesta, o tramite la carta d’identità elettronica o una carta dotata di certificato standard CNS di autenticazione.
Per quanto riguarda invece la presentazione della comunicazione unica, firmata digitalmente, su supporto informatico, la disciplina richiede la consegna diretta del supporto informatico allo sportello del Registro delle imprese competente.
L’impresa può delegare, attraverso procura speciale, professionisti o altri intermediari a sottoscrivere con firma digitale e a presentare per via telematica la comunicazione unica (C.M. Ministero sviluppo economico n. 3616/C del 15 febbraio 2008).
Casella di posta elettronica dell’impresa
L’impresa deve indicare nel modello di comunicazione unica una propria casella di posta elettronica certificata (Pec) alla quale saranno inviati tutti i provvedimenti e le comunicazioni relativi al procedimento della comunicazione unica, tra cui in particolare le comunicazioni relative agli esiti delle domande e delle iscrizioni.
Le camere di commercio provvedono immediatamente ad assegnare, senza alcun costo, una casella Pec ai fini del procedimento all’impresa che non ne dispone. L’impresa deve dichiarare nella comunicazione unica di non avere una casella Pec e indicare le modalità per ricevere le comunicazioni relative all’assegnazione della stessa.
La casella di posta elettronica dell’impresa è iscritta nel Registro delle imprese ai sensi dell’articolo 4, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, che disciplina la posta elettronica certificata.
Come noto, nel nostro ordinamento è stato introdotto più in generale per tutte le imprese costituite in forma societaria l’obbligo di comunicare all’ufficio del Registro delle imprese un indirizzo di posta elettronica certificata o un indirizzo di posta elettronica alternativo che garantisca l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Tale obbligo si applica da subito alle società di nuova costituzione; per le società già costituite all’entrata in vigore della legge, esso si applica a partire dal 30 novembre 2011. Cfr. decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2.
Controlli da parte del Registro delle imprese al momento del ricevimento della comunicazione unica
Quando viene ricevuta la comunicazione unica, il sistema informatico del registro delle imprese provvede a effettuare alcuni controlli.
In particolare, esso verifica:
- le credenziali di accesso al servizio, nel caso di presentazione telematica;
- la consistenza e correttezza formale dei file informatici in base alle regole previste dal decreto sulla modulistica della comunicazione unica;
- la consistenza e validità delle firme digitali;
- la correttezza del recapito di Pec indicato dall’impresa;
In caso di variazione o cessazione, la correttezza delle chiavi identificative delle posizioni dell’impresa negli archivi degli enti; la titolarità dei soggetti dichiaranti e firmatari della comunicazione unica a rappresentare l’impresa presso gli enti previdenziali, assistenziali o fiscali; nel caso di presentazione telematica, il buon esito delle disposizioni di pagamento telematico per diritti e imposte, quando richiesti.
Nel caso in cui non sia soddisfatta anche solo una delle condizioni appena elencate, la comunicazione è irricevibile e il sistema informatico notifica immediatamente l’informazione alla casella di posta elettronica dell’impresa e in un’area del sito web riservata all’utente.
Protocollazione, ricevuta e conservazione digitale presso il Registro delle imprese
Nel caso in cui le verifiche effettuate dall’ufficio del Registro delle imprese hanno esito positivo, la comunicazione unica viene protocollata nel sistema del Registro delle imprese; nel caso di presentazione telematica, la protocollazione avviene automaticamente.
Dopo aver effettuato la protocollazione, il sistema del Registro delle imprese rilascia al richiedente la ricevuta valida come titolo per l’avvio dell’attività.
La ricevuta è un documento informatico firmato digitalmente dal conservatore del Registro delle imprese o un suo delegato, a cui viene apposta una marcatura temporale che certifica il
momento in cui è stata apposta la firma digitale.
In particolare, la ricevuta contiene:
- l’indicazione dell’ufficio del Registro delle imprese destinatario della comunicazione;
- il numero di protocollo e la data della ricevuta;
- la denominazione, il codice fiscale, la partita Iva e la provincia della sede dell’impresa;
- l’adempimento richiesto;
- gli enti destinatari della comunicazione e il numero di protocollo;
- gli estremi del dichiarante;
- l’indirizzo di posta elettronica certificata dell’impresa;
- l’elenco delle distinte informatiche presenti nella comunicazione.
La ricevuta viene inviata alla casella di posta elettronica dell’impresa e, se il richiedente è una persona delegata, all’indirizzo di posta elettronica del mittente della comunicazione unica. Nel caso di presentazione della comunicazione unica su supporto informatico, l’ufficio del Registro delle imprese rilascia anche la stampa della ricevuta.
La comunicazione unica, la ricevuta e gli esiti ricevuti dalle pubbliche amministrazioni interessate sono inseriti nel REA e conservati nell’archivio degli atti e dei documenti come previsto dal regolamento del registro delle imprese, dalle norme contenute nel codice dell’amministrazione digitale e dalle regole tecniche vigenti in materia.
4 marzo 2010
Attilio Romano
