L’Amministrazione finanziaria si é soffermata sulla dematerializzazione di documenti analogici rilevanti ai fini fiscali, in particolare sulle note spese (e documenti giustificativi) per le trasferte dei dipendenti.
Note spese dei dipendenti: la corretta conservazione informatica
L’Amministrazione finanziaria si é soffermata sulla dematerializzazione di documenti analogici rilevanti ai fini fiscali, in particolare sulle note spese (e documenti giustificativi) per le trasferte dei dipendenti, precisando, con la risposta n. 388 del 20 settembre 2019, che non occorre l’intervento del notaio (attestazione del pubblico ufficiale) per la conservazione se il documento è un originale “non unico”.
[Segnaliamo un utilissimo approfondimento sulle NOTE SPESE: Nota spese dipendenti e amministratori (con utili fac-simili)]
Regole per dire addio alla carta
I relativi giustificativi, se trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori, sono considerati originali “non unici”.
L’Agenzia delle entrate, nella risposta n. 388/2019 ad un’istanza di interpello presentata da una società di consulenza, che si avvale di trasfertisti (in materia di dematerializzazione di documenti fiscali relativi alle “note spese” emesse con riguardo ai propri dipendenti), precisa che la procedura di conservazione descritta dalla società in questione deve però garantire “l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti”.
Secondo i chiarimenti forniti dall’Agenzia, il processo di conservazione dei documenti per essere conforme alla normativa di riferimento deve, innanzitutto, rispettare:
- il codice civile, il Cad e le regole tecniche, oltre alle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
- le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
- l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Giustificativi allegati alle note spese
Altro punto rimarcato dall’Agenzia delle entrate nel documento di prassi riguarda i giustificativi allegati alle note spese.
L’Agenzia precisa che tali documenti possono essere considerati documenti originali “non unici” e che pertanto non occorre l’intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle immagini su supporto informatico.
In particolare, i giustificativi allegati alle note spese trovano infatti generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici”.
Se, invece, non è possibile risalire al contenuto del giustificativo allegato alla nota spese, allora lo stesso ha natura di documento “unico” e per la sua conservazione sostitutiva è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.
Per la deduzione delle spese occorrono i requisiti di inerenza, competenza e congruità
L’Agenzia, infine, ricorda che la deducibilità dei costi è subordinata ai requisiti di inerenza, competenza e congruità.
A tal fine, si avvale di quanto stabilito dalla Corte di cassazione nella sentenza n. 11241/2017, secondo cui “In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, “note spese” liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all’attività di impresa.
A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa.
Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa”.
In conclusione
Il contribuente potrà dunque utilizzare la modalità elettronica di conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi, e distruggere gli originali analogici, nel rispetto delle condizioni sopra indicate dall’Agenzia delle entrate.
Vincenzo D’Andò
24 settembre 2019
