Fatture elettroniche: Un anno di tempo per comunicare all’Agenzia delle entrate il server che conserva i documenti
Fatture elettroniche: vanno conservate a norma, magari affidandosi a conservatori certificati. Un anno di tempo per comunicare all’Agenzia delle entrate il soggetto che conserva le fatture elettroniche.
E’ quanto si evince da una nota del 14 settembre 2015 pubblicata sul web del Consiglio Nazionale dei Consulenti del lavoro. Ecco di seguito il motivo: L’emissione e l’invio delle fatture elettroniche è ormai obbligatorio verso tutta la PA e di conseguenza occorre che le stesse vengano conservate a norma (Decreto MEF 55/2013). Essendo infatti un documento informatico a tutti gli effetti, la fattura elettronica, deve essere allocata all’interno di un sistema di conservazione realizzato ai sensi di specifiche regole tecniche in tema di requisiti dei sistemi di conservazione dei documenti informatici raccolti all’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale.
La conservazione fa effettuata entro tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale (es. fattura emessa il 1° aprile 2015 dichiarazione 30 settembre 2016 conservazione 31 dicembre 2016). Termine previsto dal DM 17/06/2014.
Occorre, inoltre, comunicare entro il 30 gennaio dell’anno successivo alla precedente scadenza (termini previsti dall'articolo 35 del Dpr n. 633), mediante i modelli AA7 e AA9, la variazione anche parziale del luogo di conservazione delle fatture elettroniche (in sostanza dove sono allocati i server di chi effettua il servizio).
A tal fine, l’Agenzia avverte che occorre compilare il quadro riservato all’indicazione dei soggetti depositari e dei luoghi di conservazione delle scritture contabili - quadro E del modello AA7/7 (soggetti diversi da persona fisica), quadro F del modello AA9/7 (imprese individuali e lavoratori autonomi). Vanno indicati, oltre all’indirizzo completo la causale “A” per l’indicazione del nuovo luogo ovvero la causale “C” per la cessazione di uno in precedenza comunicato.
La conservazione potrà ovviamente essere realizzata internamente al proprio studio ma anche essere anche affidata all'esterno a un soggetto in grado di realizzarla secondo le regole tecniche richiamate. Tale possibilità se da un lato solleva il contribuente da obblighi gravosi, dall’altro non lo esime dalle responsabilità della corretta conservazione,
Viene ricordato, a tal fine, come l’Agenzia delle Entrate, ha precisato che “in tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti” ( Risoluzione 161 /E del 2007 ).
Attrezzarsi correttamente e per tempo è vitale anche in considerazione della futura probabile estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica anche tra i privati. Intanto è già possibile decidere di conservare digitalmente tutte le proprie fatture, sempre utilizzando i criteri prima enunciati, posto che è possibile farlo anche per quelle cartacee.
Una terza fattispecie di fattura, oltre e quella cartacea e digitale, è stata individuata dall’Agenzia delle Entrate nella Circolare 18/E del 2014; quelle solo formate elettronicamente definendo tali quelle fatture emesse come elettroniche (quindi con firma digitale o comunque prodotte con altri sistemi in grado di garantirne integrità e affidabilità) ma poi consegnate a mano o spedite con modalità tradizionali e che, per questo motivo, non possono essere considerate elettroniche pure. È quindi possibile, in pratica, emettere fatture, anche non destinate alla Pa, solo in formato elettronico e conservarle digitalmente senza mai stamparle.
La nota dei CDL conclude affermando che chi adottasse tale sistema potrà gestire un unico registro su cui annotare tutte le fatture emesse rispettando comunque i principi generali di tenuta di una corretta contabilità quali l’omogeneità e l’ordine cronologico degli archivi fiscali. In caso contrario sarà invece obbligatorio tenere più sezionali dedicati alle varie tipologie di fatture.
15 settembre 2015
Vincenzo D'andò
