La registrazione delle fatture elettroniche da parte dell’ente

di Nicola Forte

Pubblicato il 23 aprile 2015



un piccolo ripasso delle procedure che l'ente pubblico deve svolgere per la registrazione delle fatture ricevute in formato elettronico

Il comportamento dell’ente destinatario della fattura elettronica può condizionare in misura rilevante gli obblighi contabili ed i successivi adempimenti. Ciò sia con riferimento all’ente stesso, ma anche per ciò che riguarda il soggetto che ha fatturato l’operazione posta in essere.

Il Sistema di Interscambio permette alla Pubblica Amministrazione di inoltrare al destinatario una notifica di accettazione/rifiuto della fattura elettronica entro il termine di quindici giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna.

Decorsi quindici giorni senza che la Pubblica Amministrazione ricevente abbia inviato al Sistema di Interscambio la predetta notifica, il Sistema invierà sia all’ emittente che al ricevente una notifica di decorrenza termini, che sta ad indicare per entrambi i soggetti semplicemente il fatto che Sistema di Interscambio considera chiuso il processo relativo a quella specifica fattura.

Ciò non esclude tuttavia la possibilità per la Pubblica Amministrazione ricevente di contestare nel merito la fattura e richiedere una nota credito all'emittente senza che a questo sia pervenuto il preventivo messaggio di notifica esito (e quindi anche successivamente al termine di quindici giorni).

Questa fattispecie è di agevole soluzione in quanto il destinatario della prestazione, che non ha rifiutato la fattura, ma ha contestato la stessa, è obbligato alla registrazione contabile. Il fornitore, a sua volta, che ha ottenuto dal Sistema la ricevuta di avvenuta consegna (del documento) può considerare emessa la fattura. Conseguentemente l’unica possibilità per effettuare la correzione consiste nell’invio di una nota di variazione in formato elettronico (tramite il SDI).

La circostanza potrebbe essere dovuta ad un errore materiale dell’emittente commesso in sede di formazione del documento. Ad esempio potrebbe essere stata emessa una fattura di 100.000 euro di imponibile, anziché di 10.000 euro.

Diversamente, la Pubblica Amministrazione può esplicitare (entro quindici giorni dalla consegna) il rifiuto della fattura. Si tratta però di una facoltà in quanto il mancato rifiuto o accettazione (il silenzio) non impedisce eventuali contestazioni nel merito, anche successivamente, circa la correttezza del documento ricevuto.

Se la Pubblica Amministrazione rifiuta entro i quindici giorni successivi al ricevimento la fattura, la stessa non è obbligata ad effettuare la registrazione del documento in contabilità. Questa situazione crea però un problema in capo all’emittente. Infatti, se tale soggetto emette una nota di variazione in diminuzione, numerosi Enti (destinatari della prestazione) rifiutano la nota di variazione ricevuta tramite il Sistema di interscambio. Ciò in quanto questi Enti ritengono di non poter gestire una nota di variazione a fronte di una fattura (precedente) non registrata in quanto rifiutata.

A sua volta il soggetto emittente avrà ricevuto dal Sistema di Interscambio la ricevuta di avvenuta consegna e quindi la fattura dovrà considerarsi emessa in capo al fornitore. Tuttavia, non potendo inviare tramite il Sistema di Interscambio la nota di variazione (che sarebbe rifiutata della PA ricevente), dovrà essere emesso un documento (una nota di credito) ad uso esclusivamente interno.

Successivamente si dovrà emettere una nuova fattura (corretta) da inoltrare esclusivamente tramite il Sistema di interscambio.



23 aprile 2015

Nicola Forte