Fattura elettronica alla P.A.: attenzione alla modalità di conservazione nei registri contabili!

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Il 31 marzo 2015 entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per le prestazioni rese nei confronti della pubblica Amministrazione. I contribuenti assoggettati al nuovo adempimento potrebbero dover modificare l’impianto della contabilità qualora continueranno ad emettere ancora, come sicuramente si verificherà, fatture in formato analogico (cartaceo).

Il problema nasce sin dall’emissione del primo documento in formato elettronico. Alcuni operatori hanno dovuto già affrontarlo dal 6 giugno 2014, cioè a partire dalla data che ha anticipato l’entrata in vigore del nuovo adempimento per le fatture emesse nei confronti dei Ministeri, degli Enti previdenziali ed Agenzie fiscali.

Preliminarmente, per meglio comprendere le istruzioni fornite dall’Agenzia delle entrate, deve essere ricordato che i documenti elettronici devono essere archiviati nel medesimo formato. In questo caso la fattura in formato cartaceo, anche se conservata nello stesso formato per comodità, non ha alcun valore legale. Pertanto se il contribuente non è in grado di esibire, in caso di accesso, ispezione e verifica, i documenti conservati elettronicamente, cioè in un formato completamente smaterializzato, è come se avesse omesso la conservazione della documentazione.

L’Agenzia delle entrate si è posta in passato il problema delle modalità di conservazione dei documenti qualora il contribuente abbia emesso sia fatture in formato analogico (cartaceo), sia in formato elettronico. I chiarimenti forniti potrebbero determinare rilevanti effetti di tipo contabile.

L’Agenzia delle entrate ha precisato con la Circ. n. 36 del 6 dicembre 2006 gli adempimenti da osservare per garantire l’ordine cronologico dei documenti emessi. Secondo il documento di prassi citato “ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta”.

In pratica il contribuente, secondo il chiarimento fornito nel 2006, si trova di fronte ad una possibile scelta che, nella sostanza, è solo virtuale. La prima soluzione consiste nell’adottare la conservazione sostitutiva anche per le fatture cartacee. In questo caso sarà necessario procedere preventivamente alla scansione del documento emesso in formato analogico. Successivamente al file così formato dovrà essere apposta la firma digitale. Inoltre, entro il termine previsto ai fini della conservazione sostitutiva (un anno), dovrà essere apposta la marca temporale, cioè un’evidenza informatica in grado di attribuire data certa all’operazione (alla chiusura del procedimento di archiviazione sostitutiva). Solo a seguito dell’adozione di tale procedura il contribuente potrà adottare un solo registro delle fatture emesse e un’unica serie di numerazione per le fatture emesse.

Viceversa, e questa rappresenta indubbiamente la soluzione più agevole, il contribuente potrà circoscrivere l’archiviazione sostitutiva (in quanto obbligatoria) alle sole fatture elettroniche. Invece le fatture analogiche (cartacee) saranno ancora conservate e registrate seguendo le modalità ordinarie. Tale fattispecie, secondo le indicazioni della Circolare n. 36/2006, rende obbligatoria la distinzione delle due diverse tipologie di documenti, cartacei ed elettronici, con l’adozione di un’autonoma serie di numerazione. Inoltre la registrazione dovrà essere effettuata in apposito registro sezionale, ovvero in registri separati.

L’Agenzia delle entrate non ha modificato, perlomeno direttamente, l’orientamento riguardante la tenuta del registro sezionale. In altre parole nessun documento di prassi si è…

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