Gli ausiliari e dipendenti del collegio sindacale

Con il recente documento n. 20/2013, l’Istituto di ricerca dei dottori commercialisti ed esperti contabili (IRDCEC) ha messo a disposizione delle bozze di verbali, comunicazioni e procedure da utilizzare per svolgere correttamente l’incarico di sindaco.

Tali strumenti operativi sono disponibili sul sito dell’Istituto, nell’area Documenti e notizie IRDCEC, sezione Documenti. Una parte interessante del predetto documento concerne la documentazione da utilizzare qualora il sindaco (o l’intero collegio sindacale) volesse avvalersi, nello svolgimento di tale incarico, della prestazione di dipendenti e ausiliari (soci, praticanti di studio, consulenti…). Si rammenta, infatti, che, ai sensi dell’art. 2403-bis c.c., ogni componente del collegio sindacale può avvalersi di tale facoltà a condizione, però, che si tratti di dipendenti e ausiliari “propri”, i quali devono operare “sotto la responsabilità e a spese” del sindaco che li ha nominati e soltanto per l’espletamento di “specifiche operazioni di ispezione e di controllo”. Ad ogni modo, i suddetti ausiliari non devono trovarsi in una delle situazioni di cui all’art. 2399 c.c., ossia in una delle condizioni che, se riferite al sindaco, ne sancirebbero l’ineleggibilità o la decadenza per mancanza del requisito di indipendenza.

Come detto, l’utilizzo di dipendenti o ausiliari dei sindaci è circoscritto a “specifiche operazioni di ispezione e di controllo”. Ciò significa che, i dipendenti e gli ausiliari non possono assolvere, in quanto trattasi di attività riservate esclusivamente al sindaco in carica, i seguenti incombenti:

• svolgere attività di valutazione e giudizio, essendo la propria legittimazione circoscritta alle operazioni di controllo ed ispezione, confinate nell’alveo della fase cognitiva ed istruttoria della funzione di vigilanza, riguardante, ad esempio, la verifica dei documenti contabili;

• essere delegati a partecipare alle adunanze del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo, oppure alle assemblee dei soci.

Il ricorso ai coadiutori è, peraltro, condizionato alla circostanza che questi siano in possesso dei requisiti tecnico-professionali idonei allo svolgimento dell’incarico ad essi affidato, e siano diversi da uno dei seguenti soggetti (art. 2399, primo comma, c.c.):

1. l’interdetto, l’inabilitato, il fallito, ovvero chi è stato condannato ad una pena che comporta l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici oppure l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;

2. il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;

3. coloro che sono legati alla società o alle imprese da questa controllate o che la controllano oppure a quelle sottoposte a comune controllo da un contratto di lavoro, un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d’opera retribuita, ovvero da altre relazioni di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza.

Per appurare il possesso dei suddetti requisiti, l’IRDCEC raccomanda, in sede di accettazione dell’incarico, di far sottoscrivere al dipendente o all’ausiliario del sindaco una dichiarazione attestante il possesso dei requisiti di indipendenza; dichiarazione, quest’ultima, che può essere redatta sulla falsariga di quella raccomandata al sindaco in sede di accettazione della carica.

Il sindaco che voglia avvalersi di propri dipendenti o ausiliari deve, peraltro, dare preventiva informazione al Collegio sindacale al fine di legittimare l’attività del suo collaboratore. A tale proposito, si fa osservare che, tra le bozze di verbali e comunicazioni messe a disposizione dell’IRDCEC, si annovera, anche, la comunicazione del sindaco al collegio sindacale per l’utilizzo di dipendenti o ausiliari, a cui si rimanda alla lettura per un maggior approfondimento.

Peraltro, l’attività di collaborazione del dipendente, ovvero dell’ausiliario, può essere anche svolta sia a beneficio del singolo membro, ovvero a beneficio dell’intero collegio sindacale. In ogni caso, è comunque raccomandabile la preventiva delibera dell’organo di vigilanza, che dovrà decidere altresì in merito alla ripartizione delle relative spese. A tale proposito, l’IRDCEC, sempre nel citato documento, allega un modello di verbale da potere utilizzare all’uopo.

Si rammenta, inoltre, che, ottenuta l’autorizzazione da parte del collegio sindacale dell’utilizzo di ausiliari e dipendenti, occorrerà comunicare tale scelta all’organo amministrativo della società. L’organo amministrativo può, tuttavia, rifiutare ai dipendenti ed agli ausiliari del sindaco l’accesso alle informazioni riservate delle società oggetto di vigilanza, salvo l’onere di motivare il diniego.

Ad ogni modo, l’attività svolta dai dipendenti e ausiliari deve essere verbalizzata dal Collegio sindacale o, comunque, ne deve essere tenuta traccia nella documentazione di supporto. Peraltro, nel verbale di verifica trimestrale del collegio sindacale, redatto dall’IRDCEC, viene dedicato un apposito paragrafo circa le operazioni eseguite dagli ausiliari del sindaco durante il predetto periodo di verifica.

17 luglio 2013

Sandro Cerato