Gli obblighi di trasparenza dei sindaci revisori al momento della nomina

L’art. 2400 c. 4 del codice civile (disposizione, aggiunta dalla L. 262/2005, applicabile sia alle società non quotate che a quelle quotate) prescrive che, al momento della nomina dei sindaci (effettivi e supplenti) e prima dell’accettazione dell’incarico, questi hanno l’onere di fornire all’assemblea dei soci tutte le informazioni in merito agli incarichi di amministrazione e controllo in corso, ricoperti presso altre società o enti.

La finalità della suddetta disposizione è sostanzialmente quella di garantire all’assemblea societaria un’adeguata conoscenza dei candidati alla carica di sindaco, attraverso la messa a disposizione delle “notizie ritenute utili ai fini di una corretta, aggiornata e completa informativa finalizzata alla scelta dei futuri sindaci”, ma non solo.

Infatti, solo attraverso tale dichiarazione, – che deve essere redatta in forma scritta – l’assemblea dei soci potrà essere messa in condizione di valutare potenziali situazioni di ineleggibilità, ovvero di incompatibilità degli aspiranti membri dell’organo di controllo.

Per quanto riguarda il termine entro cui i candidati sindaci devono fornire la predetta dichiarazione di trasparenza, il CNDCEC (norma di comportamento 1.2 emanata il 15 dicembre 2010), ritiene che la stessa debba essere resa entro il momento della nomina, sebbene la lettera della norma consenta di usufruire di un lasso di tempo più ampio corrispondente a quello anteriore all’accettazione.

Sul punto, l’orientamento dottrinale prevalente è concorde nel ritenere che, l’obbligo in parola possa considerarsi assolto, ove le prescritte informazioni siano state messe a disposizione dei soci prima dell’assemblea chiamata a deliberare sulla nomina o, comunque, nel corso della medesima, purché prima della assunzione della specifica delibera di nomina. Tale orientamento fa presupporre, dunque, che l’aspirante sindaco (come di regola accade) sia a conoscenza della futura nomina (o almeno della possibile futura nomina) prima dello svolgimento dell’assemblea.

Pertanto, sembrerebbe escludersi la possibilità che l’assemblea dei soci possa procedere alla nomina di soggetti che non siano stati precedentemente interpellati e che non abbiano potuto fornire la dichiarazione in commento: in caso di comunicazione resa successivamente alla designazione (benché prima dell’accettazione), il disposto normativo risulterebbe violato, con conseguente annullabilità della relativa delibera di nomina.

Riassumendo, quindi, il candidato Sindaco dovrebbe inviare la Dichiarazione di Trasparenza alla società, nell’espressione massima di correttezza nei confronti della società proponente, prima che si riunisca l’assemblea dei soci per la nomina dell’organo di controllo così da permettere sia ai soci che all’organo amministrativo di avere piena conoscenza dei candidati. E’ ovvio che, se nel tempo intercorrente tra la presentazione della Dichiarazione di Trasparenza e l’accettazione della proposta, gli incarichi del candidato sindaco dovessero subire modifiche rilevanti, sarà necessario aggiornare l’assemblea dei soci che dovrà valutare se conferire o meno l’incarico al professionista.

Allo stesso modo, nel caso in cui il professionista successivamente alla nomina accetti un incarico di amministrazione o controllo che possa incidere sulla scelta effettuata dall’assemblea, appare opportuno che tale informazione venga messa a disposizione della società nonché degli altri sindaci: è necessario, dunque, che il sindaco aggiorni la Dichiarazione di Trasparenza – presentata alla società in sede di nomina – ogni qualvolta vi sia una modifica degli incarichi ricoperti.

Per quanto concerne il contenuto della dichiarazione, alla luce del tenore letterale e della ratio della norma, sembrerebbe che nella stessa debbano essere elencate tutte le tipologie di incarico inerenti alle funzioni di amministrazione e di controllo (comprese quelle di natura contabile) svolte in altre società. In particolare, secondo quanto specificato dal CNDCEC (norma di comportamento 1.2), sono da considerarsi rilevanti, ai fini della dichiarazione in discorso, gli incarichi relativi:

• all’amministrazione di società di capitali, di persone e cooperative, quali, ad esempio, quelli di amministratore, componente del Consiglio di amministrazione o del Consiglio di gestione nel sistema dualistico, liquidatore, amministratore giudiziario, ovvero di commissario giudiziale o commissario straordinario;

• al controllo societario, quali, ad esempio, quelli di sindaco effettivo o supplente, componente del Consiglio di sorveglianza nel sistema dualistico o del Comitato per il controllo sulla gestione nel sistema monistico e/o componente del comitato di sorveglianza, nonché di revisore legale ovvero socio, amministratore, sindaco o lavoratore dipendente di una società di revisione legale o di enti appartenenti alla rete alla quale la medesima appartiene.

Come appena detto, la dichiarazione di trasparenza deve essere sottoposta all’assemblea dei soci, in modo da consentire a quest’ultimi di valutare l’opportunità della nomina del candidato sindaco.

Ad ogni modo, non è necessario che la dichiarazione resa dal candidato venga trascritta nel verbale dell’assemblea: il candidato dovrà, però, dar conto dell’avvenuta comunicazione, che rimarrà agli atti della società. Sul punto, il CNDCEC non è intervenuto specificamente sulla questione della necessità, o meno, di riprodurre la dichiarazione in parola nel verbale assembleare, limitandosi a sottolineare (nel commento alla predetta norma di comportamento 1.2), l’opportunità che detta dichiarazione sia resa soltanto in forma scritta.

Infine, è bene precisare che, non è del tutto chiaro se la disposizione in esame – che impone la dichiarazione di trasparenza nell’ipotesi di nomina dei sindaci deliberata dall’assemblea – possa trovare applicazione anche nel caso di nomina dei membri del comitato di controllo in sede di costituzione della società. Al riguardo, il pensiero maggioritario della dottrina è quello di esonerare dall’adempimento in commento i sindaci nominati in sede di costituzione, atteso che “il testo della norma, più che la ratio dell’obbligo, non sembra contemplare un’applicabilità al di fuori del caso di nomina assembleare”.

1 febbraio 2013

Sandro Cerato