Come conservare la fattura ricevuta in formato elettronico?

di Vincenzo D'Andò

Pubblicato il 9 febbraio 2013

una delle novità che hanno interessato aziende e professionisti è il tentativo di semplificare le norme sulla conservazione delle fatture in formato elettronico

La fattura è elettronica anche per il destinatario soltanto se questi non solo la riceve elettronicamente, ma la accetti (ad es. anche con precedente specifico accordo con la controparte) e, quindi, proceda direttamente alla conservazione elettronica della stessa.

Se, invece, il destinatario pur ricevendo il documento elettronicamente decide di stamparlo e conservarlo su carta, il suo comportamento concludente evidenzia che per lui quella fattura non é considerata “elettronica” ed il soggetto si avvale del disposto dell’art. 39, comma 3 del D.P.R. n. 633/1972 in cui si ammette la conservazione tradizionale anche per le fatture create in formato elettronico.

In tale ipotesi, dal canto suo l’emittente é svincolato dal comportamento del destinatario e potrebbe procedere con l’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell'origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Questa linea interpretativa (1) dovrebbe essere contenuta in una prossima circolare dell’Agenzia delle Entrate in vista di una probabile circolare esplicativa delle disposizioni contenute nell’art. 1 della Legge n. 228/2012.

 

 

Parificazione tra fattura elettronica e fattura cartacea

Novità sono, peraltro, contenute nell’art. 1, commi 324-328 della Legge di stabilità 2013 (Legge 24 dicembre 2012, n. 228 in G.U. n. 302 del 29 dicembre 2012) in recepimento della direttiva 2010/45/Ue relativa al sistema comune Iva.

Di fatto avviene la parificazione tra fattura elettronica e fattura cartacea. Le semplificazioni nei processi di emissione e conservazione introdotte dal 1° gennaio 2013 nel D.p.r. n. 633/1972 hanno l’obiettivo di favorire l’utilizzo e la diffusione dei flussi elettronici di fatturazione.

 

 

Formato fattura senza vincoli

La fattura elettronica viene definita come la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Si tratta di un documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo.

Il contribuente (soggetto passivo Iva) ha, quindi, la massima libertà nell’individuare il formato da utilizzare: Unico requisito richiesto è l’accettazione da parte del destinatario del documento a riceverlo come fattura elettronica.

Non è necessaria l’accettazione scritta, ma sono sufficienti comportamenti concludenti come la contabilizzazione o il pagamento della fattura.

La fattura è elettronica non solo quando prodotta in maniera strutturata utilizzando un formato Xml ma anche quando si utilizza un qualsiasi tipo di formato elettronico, quale ad es. un messaggio di posta elettronica con allegato il Pdf della fattura o un fax ricevuto su un pc, quindi non trasmesso o stampato su supporto analogico.

 

 

Come garantire le caratteristiche essenziali della fattura

Ulteriori modifiche hanno riguardato le modalità con cui garantire le caratteristiche essenziali di una fattura, e cioè l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la sua leggibilità.

Tali requisiti devono essere presenti dal momento dell’emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Le garanzie di autenticità e integrità possono essere assicurate non più e non solamente mediante l’apposizione di firma elettronica e riferimento temporale, o mediante l’utilizzo di sistemi di trasmissione Edi, ma anche con sistemi di controllo di gestione che garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile.

Ciò che rileva è, in sostanza, il processo di formazione del documento fattura elettronica e non tanto gli strumenti tecnologici utilizzati in fase di emissione ed in questa fase rileva il controllo di gestione.

 

 

Controllo di gestione/ documenti giustificativi

Il controllo di gestione garantisce che la fattura sia leggibile dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione.

Un esempio di controllo di gestione è la verifica della corrispondenza dei documenti giustificativi a supporto della singola operazione fatturata, quali l’ordine di acquisto, il contratto, il documento di trasporto, la ricevuta di pagamento.

 

 

Normativa pregressa

Secondo la pregressa normativa, le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del D.M. Economia emanato ai sensi dell’art. 21, comma 5, del D.Lgs. n. 82/2005.

La normativa di riferimento è quella delineata dal D.M. del 23 gennaio 2004 che stabilisce gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

Ciò comporta che, entro 15 giorni dalla loro emissione, deve essere completato il processo di conservazione delle fatture elettroniche con apposizione di firma elettronica e marca temporale a cura del responsabile della conservazione.

 

 

Iter per la formazione, l’emissione e la conservazione della fattura elettronica

Cliente e fornitore entrano in contatto, scambiandosi via e-mail, anche in forma di allegati, richiesta di preventivo, proposta e prezzi di vendita. Si tratta dei primi documenti che concorrono alla determinazione delle piste di controllo rilevanti ai fini dei controlli di gestione per la emissione di una fattura elettronica.

Le e-mail a contenuto commerciale andrebbero comunque tenute e conservate in quanto corrispondenza, anche a fini fiscali secondo l’art. 22 del D.p.r. n. 600/1973: Costituiscono infatti documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette che per chi le riceve

Se l’accordo commerciale non viene raggiunto tramite scambio di proposta e accettazione a distanza, si procede alla redazione di un contratto.

Tra le clausole contrattuali, o anche nello scambio di e-mail, dovrebbe essere contenuta una clausola circa l’accettazione esplicita di fatture elettroniche.

Tra i documenti che possono essere tracciati dai controlli di gestione ai fini della emissione di una fattura elettronica ci sono le bolle di consegna o documenti di trasporto anche nella forma delle fatture accompagnatorie.

Per il fornitore/prestatore, la fattura potrebbe, infatti, essere abbinata ad un ordine d’acquisto, ai documenti di trasporto e alla ricevuta di pagamento.

Per l’acquirente/destinatario, la fattura potrebbe essere abbinata all’ordine d’acquisto approvato, alla bolla di consegna, alla quietanza di pagamento e alla distinta di accompagnamento.

 

 

Fatture cartacee/elettroniche

Non tutte le fatture create in formato elettronico possono essere considerate una “fattura elettronica”.

Ovviamente, le fatture create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, ma inviate e ricevute su carta non sono fatture elettroniche.

Al contrario, le fatture create in formato cartaceo, scannerizzate, inviate e ricevute tramite posta elettronica possono essere considerate fatture elettroniche.

Ciò che rileva non è il tipo di formato elettronico della fattura, ma soltanto il fatto che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa e ricevuta.

Per conseguenza, le fatture elettroniche possono essere inviate e ricevute in un formato e convertite in un altro formato.

 

 

Conservazione sostitutiva

La fattura elettroniche, comprensiva dei documenti giustificativi (scambio e-mail, contratto, documenti di consegna, pagamenti) anche quando non emessa con apposizione di firma elettronica e riferimento temporale o non trasmessa mediante EDI, deve essere conservata in modalità elettronica secondo il D.M. 23 gennaio 2004 entro 15 giorni dalla loro emissione.

E, quindi, entro tale termine, a parere di dottrina (2), andrebbe apposta comunque firma digitale e marca temporale.

Altro caso: Le fatture create in formato elettronico, ma non ritenute elettroniche poiché carenti dell’accettazione del destin