Come conservare la fattura ricevuta in formato elettronico?

La fattura è elettronica anche per il destinatario soltanto se questi non solo la riceve elettronicamente, ma la accetti (ad es. anche con precedente specifico accordo con la controparte) e, quindi, proceda direttamente alla conservazione elettronica della stessa.

Se, invece, il destinatario pur ricevendo il documento elettronicamente decide di stamparlo e conservarlo su carta, il suo comportamento concludente evidenzia che per lui quella fattura non é considerata “elettronica” ed il soggetto si avvale del disposto dell’art. 39, comma 3 del D.P.R. n. 633/1972 in cui si ammette la conservazione tradizionale anche per le fatture create in formato elettronico.

In tale ipotesi, dal canto suo l’emittente é svincolato dal comportamento del destinatario e potrebbe procedere con l’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Questa linea interpretativa (1) dovrebbe essere contenuta in una prossima circolare dell’Agenzia delle Entrate in vista di una probabile circolare esplicativa delle disposizioni contenute nell’art. 1 della Legge n. 228/2012.

 

 

Parificazione tra fattura elettronica e fattura cartacea

Novità sono, peraltro, contenute nell’art. 1, commi 324-328 della Legge di stabilità 2013 (Legge 24 dicembre 2012, n. 228 in G.U. n. 302 del 29 dicembre 2012) in recepimento della direttiva 2010/45/Ue relativa al sistema comune Iva.

Di fatto avviene la parificazione tra fattura elettronica e fattura cartacea. Le semplificazioni nei processi di emissione e conservazione introdotte dal 1° gennaio 2013 nel D.p.r. n. 633/1972 hanno l’obiettivo di favorire l’utilizzo e la diffusione dei flussi elettronici di fatturazione.

 

 

Formato fattura senza vincoli

La fattura elettronica viene definita come la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Si tratta di un documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo.

Il contribuente (soggetto passivo Iva) ha, quindi, la massima libertà nell’individuare il formato da utilizzare: Unico requisito richiesto è l’accettazione da parte del destinatario del documento a riceverlo come fattura elettronica.

Non è necessaria l’accettazione scritta, ma sono sufficienti comportamenti concludenti come la contabilizzazione o il pagamento della fattura.

La fattura è elettronica non solo quando prodotta in maniera strutturata utilizzando un formato Xml ma anche quando si utilizza un qualsiasi tipo di formato elettronico, quale ad es. un messaggio di posta elettronica con allegato il Pdf della fattura o un fax ricevuto su un pc, quindi non trasmesso o stampato su supporto analogico.

 

 

Come garantire le caratteristiche essenziali della fattura

Ulteriori modifiche hanno riguardato le modalità con cui garantire le caratteristiche essenziali di una fattura, e cioè l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la sua leggibilità.

Tali requisiti devono essere presenti dal momento dell’emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Le garanzie di autenticità e integrità possono essere assicurate non più e non solamente mediante l’apposizione di firma elettronica e riferimento temporale, o mediante l’utilizzo di sistemi di trasmissione Edi, ma anche con sistemi di controllo di gestione che garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile.

Ciò che rileva è, in sostanza, il processo di formazione del documento fattura elettronica e non tanto gli strumenti tecnologici utilizzati in fase di emissione…

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